ผู้ประกอบการหลายท่านมีความเข้าใจผิดที่คิดว่าการเขียนแผนธุรกิจออกมาดีจะต้องได้เงินกู้แน่นอนเมื่อนำแผนไปขอเงินกู้จากธนาคาร ตามที่ได้อธิบายในบทความเรื่องหลักเกณฑ์ที่สถาบันการเงินใช้พิจารณาการให้สินเชื่อและเรื่องการยื่นขอสินเชื่อแล้ว ผู้ประกอบการก็คงจะพอเข้าใจว่าธนาคารมองธุรกิจและตัวเจ้าของกิจการเป็นสำคัญในอันดับแรกก่อน ส่วนการเขียนแผนธุรกิจเป็นเพียงส่วนหนึ่งที่จะช่วยให้การขอสินเชื่อเร็วขึ้นเพราะเจ้าหน้าที่ไม่ต้องสัมภาษณ์หรือหาข้อมูลมากนักการมีแผนธุรกิจทำให้ประหยัดเวลาการหาข้อมูลของเจ้าหน้าที่สินเชื่อเท่านั้นเองรวมทั้งการแผนธุรกิจก็จะช่วยให้ผู้เขียนได้ศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจมากขึ้นอีกด้วย มีผู้ประกอบการจำนวนมากที่ไปอบรมการเขียนแผนธุรกิจและส่งแผนให้ธนาคารเพื่อขอสินเชื่อแล้วแต่ได้รับการปฎิเสธไม่ให้วงเงินจึงมีความเข้าใจผิดว่าทำไมมีแผนธุรกิจให้แล้วทำไมยังไม่ให้เงินกู้อีก ปัจจัยที่ธนาคารให้ความสำคัญในเบื้องต้นของการให้สินเชื่อก็คือ 1. ผู้ประกอบการรายนั้นเป็นลูกหนี้ NPL(มีหนี้ค้างเกิน 3 งวดขึ้นไป) หรือไม่ 2. ภาพรวมหรือแนวโน้มของธุรกิจของผู้ขอกู้เป็นอย่างไร ธุรกิจเป็นขาขึ้นหรือขาลง 3. ธุรกิจมีความเป็นไปได้หรือไม่ มีผลกำไรสูงหรือไม่ มีเงินเหลือพอชำระหนี้หรือไม่ 4. หลักทรัพย์ค้ำประกันเป็นอย่างไร จากปัจจัยสำคัญที่กล่าวมาแล้วข้างต้นนั้น ถ้าเราเขียนแผนธุรกิจด้วยตัวเองก็จะทำให้เจ้าหน้าที่ธนาคารได้ข้อมูลมากขึ้นในเรื่องภาพรวมและแนวโน้มของธุรกิจรวมทั้งมีทราบถึงความเป็นไปได้ของธุรกิจของเราด้วย (ข้อ 2,3) แม้ว่าแผนธุรกิจจะเขียนดีอย่างไรก็ตามหากผู้ประกอบการเป็นลูกหนี้ NPLและไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกันก็ไม่ได้เงินกู้เช่นกัน การเขียนแผนธุรกิจขอเงินกู้มีความคล้ายกับแผนธุรกิจทั่วไปแต่มีส่วนที่เพิ่มเติมมากขึ้นอีกหนึ่งส่วนคือรายละเอียดการขอกู้ซึ่งในแผนธุรกิจจะไม่มีส่วนนี้เลย แต่ส่วนนี้ที่ธนาคารถือว่ามีความสำคัญมาก ทางศูนย์ BSC ได้จัดเตรียมแบบฟอร์มการเขียนแผนขอสินเชื่อให้กับผู้ที่สนใจจะจัดทำแผนเพื่อเสนอต่อธนาคารเพื่อขอเงินกู้ด้วย โดยสามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ แผนธุรกิจขอสินเชื่อนี้จะมีทั้งหมด 5 ส่วนดังนี้ ส่วนที่ 1 เป็นรายละเอียดการขอกู้ (ขอสินเชื่อ) มีทั้งหมด 5 หัวข้อเล็กประกอบไปด้วย รายละเอียดของผู้ขอกู้ ควรใส่ให้ครบเพื่อให้ธนาคารติดต่อกลับมาง่ายขึ้น วัตถุประสงค์ในการขอกู้ ให้บอกถึงเงินที่จะขอกู้จะนำไปใช้ในเรื่องอะไรบ้าง การติดต่อกับสถาบันการเงิน บอกถึงธนาคารหรือสถาบันการเงินที่เรามีหนี้สินอยู่และให้รายละเอียดว่ามีวงเงินเท่าไหร่ มีหลักประกันอะไรบ้าง ตามตารางที่ให้กรอก หากเราไม่เขียนข้อนี้ในที่สุดธนาคารที่เรายื่นขอกู้ก็ต้องสอบถามหรือขอดูข้อมูลจากเครดิตบูโรได้เช่นกัน วงเงินสินเชื่อที่ต้องการ บอกถึงจำนวนเงินที่จะขอกู้ ระยะเวลาที่จะผ่อนชำระและความสามารถที่ผ่อนชำระได้ การบอกวงเงินสูงเกินไปก็จะทำให้ธนาคารไม่สนใจแผนกู้เงินของเราเลยควรขอวงเงินตามความต้องการที่จะใช้เงินจริงๆ หลักประกันการขอสินเชื่อ ในการขอสินเชื่อที่มีวงเงินสูงจำเป็นต้องมีหลักประกันเช่น บ้าน,ที่ดิน, สิ่งปลูกสร้าง จำนองเป็นหลักทรัพย์ค้ำประกันให้ธนาคารได้ หากวงเงินต่ำกว่า 300,000 บาทก็อาจใช้เป็นบุคคลค้ำประกันได้ ถ้าราคาประเมินหลักทรัพย์ไม่เพียงพอกับวงเงินสินเชื่อที่ขอไว้ทางธนาคารก็อาจไปขอให้บรรษัทประกันสินเชื่ออุตสาหกรรมขนาดย่อม (บสย.) ค้ำประกันในส่วนที่ขาดไปก็ได้ ส่วนที่ 2 ประวัติและลักษณะของธุรกิจ ส่วนนี้จะให้ข้อมูลกิจการของผู้ขอสินเชื่อบอกถึงจุดแข็งจุดอ่อนของกิจการ, เป้าหมายและกลยุทธ์ของกิจการ ส่วนที่ 3 การดำเนินงานของธุรกิจ ส่วนนี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการธุรกิจของผู้กู้คือ ด้านการตลาด จะอธิบายตั้งแต่ผลิตภัณฑ์ของกิจการ, กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย, รายชื่อลูกค้ารายใหญ่, รายชื่อคู่แข่งขัน, ประมาณการยอดขายในอนาคต ด้านการผลิต จะอธิบายถึง กำลังการผลิต, ขั้นตอนการผลิต,การจัดซื้อวัตถุดิบ, การควบคุมคุณภาพและการได้รับการรับรองคุณภาพและมาตรฐาน ด้านบริหารจัดการ จะอธิบายถึงการแบ่งผังองค์กร ประวัติของเจ้าของกิจการและผู้บริหารของกิจการ รวมถึงจำนวนของพนักงานทั้งหมด ส่วนที่ 4 ผลการดำเนินการของธุรกิจ ส่วนนี้จะเป็นส่วนที่แสดงถึงงบการเงินของกิจการที่ผ่านมาว่ามีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร และเป็นส่วนที่ผู้ขอสินเชื่อจัดทำประมาณการงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะทางการเงิน งบกระแสเงินสด เพื่อให้ธนาคารทราบว่ากิจการจะมีผลตอบแทนอย่างไรในอนาคตเมื่อได้รับการสนับสนุนสินเชื่อจากธนาคารและในส่วนนี้มีเรื่องของความเสี่ยงและการป้องกันความเสี่ยงให้ผู้ประกอบการวิเคราะห์เองว่ากิจการมีความเสี่ยงอะไรบ้างและแต่ละความเสี่ยงอยู่ในระดับใด รวมทั้งวิธีป้องกันความเสี่ยงด้วย ส่วนที่ 5 เอกสารประกอบคำขอกู้ เป็นส่วนที่ผู้ขอกู้ควรถ่ายสำเนาเอกสารที่จำเป็นต้องนำไปประกอบการพิจารณาเพื่อให้การขอสินเชื่อรวดเร็วขึ้นไม่ต้องเสียเวลาขอเอกสารกันไปมา ถ้าผู้ประกอบการเคยเขียนแผนธุรกิจไว้แล้วก็จะเห็นว่าแผนขอเงินกู้นี้มีส่วนที่แตกต่างจากแผนธุรกิจทั่วไป 2 ส่วนคือส่วนที่ 1 และส่วนที่ 3 แต่ทั้งสองส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้เจ้าหน้าที่ธนาคารมีความเข้าใจในรายละเอียดที่ผู้กู้ขอกู้มากขึ้นรวมทั้งได้เห็นสำเนาเอกสารที่แนบไปพร้อมกับแผนกู้เงินทำให้การขอกู้เงินทราบผลการพิจารณาอนุมัติได้เร็วขึ้น

ผู้ประกอบการธุรกิจส่วนใหญ่มักชอบพูดว่าช่วงนี้ขาดเงินทุนหมุนเวียน หรือตอนนี้ไม่มีเงินทุนหมุนเวียนเลย อยากจะกู้เงินเพื่อไปใช้เป็นเงินทุนหมุนเวียน เมื่อได้ซักถามลงรายละเอียดว่าเงินทีต้องการจะหมุนเวียนนั้นจะไปซื้ออะไรบ้าง บางครั้งจะได้คำตอบว่า ซื้อเครื่องจักร ซื้อเตาอบขนมเค๊ก ซื้อเครื่องชงกาแฟ ตกแต่งร้าน หรือซื้อรถบรรทุกไว้ใช้งาน ฯลฯคำตอบเหล่านี้ไม่ใช่เป็นการนำเงินไปใช้เพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนเลย ทาง BSC จึงขออธิบายความหมายของเงินทุนหมุนเวียนให้เข้าใจง่ายๆ เงินทุนหมุนเวียนคือเงินที่ถูกนำไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนนั่นเอง คำว่าหมุนเวียนนั้นเราจำกัดความตามหลักการบัญชีว่าทรัพย์สินหมุนเวียนคือทรัพย์สินที่มีอายุไม่เกิน 1 ปี หนี้สินหมุนเวียนก็คือหนี้สินที่เราต้องใช้คืนภายในไม่เกิน 1 ปีเช่นกัน ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่นำไปหมุนเวียนไม่เกินหนึ่งปีโดยจะนำไปซื้อหรือไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนดังต่อไปนี้ 1. ลูกหนี้การค้า การเพิ่มยอดขายได้กิจการก็จำเป็นต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ซื้อที่ยังไม่ได้ชำระเงินจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้า โดยส่วนใหญ่มักให้ระยะเวลาการชำระเงิน (เครดิตเทอม)ประมาณ 30-90 วัน ดังนั้นกิจการที่ให้เครดิตเทอมลูกค้าจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนเพื่อนำไปซื้อวัตถุดิบก่อนและกว่าจะได้รับเงินกลับมาก็อีกเป็นเดือน ยิ่งให้เครดิตเทอมระยะยาวก็ยิ่งต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมาก ยกตัวอย่างว่า บริษัทแห่งหนึ่ง มีการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า 60 วัน ( 2 เดือน) หากมียอดขายเงินเชื่อเดือนละ 100,000 บาทบริษัทฯนี้จำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนไปใช้ในลูกหนี้การค้าอย่างน้อย 200,000 บาท (100,000x2) และยังต้องสำรองเผื่อไว้ในกรณีลูกหนี้การค้าชำระเงินล่าช้าอีกด้วย 2. สินค้าคงเหลือ (สินค้าคงคลังหรือสต๊อก) ซึ่งมีทั้ง วัตถุดิบ, อุปกรณ์พวกอะไหล่, งานระหว่างทำ (งานที่ยังผลิตไม่เสร็จ ยังอยู่ในไลน์การผลิต) และสินค้าสำเร็จรูป (ที่จำเป็นต้องสต๊อกไว้เพื่อมีสินค้าขายตลอด) สินค้าคงเหลือทั้งหมดที่กล่าวมาแล้วนั้น ธุรกิจประเภทผลิตจำเป็นต้องมีสต๊อกเก็บไว้ทั้งสต๊อกวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูปเพื่อไม่ให้มีปัญหาสินค้าขาดมือหรือไม่มีสินค้าขายกับลูกค้าได้ สำหรับธุรกิจประเภทซื้อมาขายไปก็จำเป็นต้องสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปเช่นกันเพื่อมีสำรองไว้เมื่อลูกค้าต้องการ ดังนั้นทุกกิจการต้องมีเงินทุนหมุนเวียนในสินค้าคงเหลือทั้งสิ้นอาจยกเว้นธุรกิจบริการบางประเภทเท่านั้น การที่จะมีสต๊อกจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับนโยบายการเก็บสต๊อกของแต่ละแห่งและก็ขึ้นอยู่กับยอดขายด้วย ยิ่งมียอดขายสูงยิ่งจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนสำหรับการเก็บสต๊อกมาก หากกิจการใดที่มีรายการสินค้ามากทั้งแบบและสี ก็ยิ่งต้องมีเงินทุนหมุนเวียนจำนวนมากขึ้นเพื่อเก็บสินค้าสำเร็จรูปไว้ทุกรายการด้วย 3. เงินสดในมือ ไม่ว่ากิจการใดก็ตามจำเป็นต้องมีเงินสดในมือทั้งสิ้น ที่มีเงินสดไว้ก็เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและเพื่อเตรียมไว้ในยามฉุกเฉิน การเตรียมเงินสดในมือเพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนนั้นจะมีจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและขนาดของธุรกิจด้วย ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีเงินสดในมือสูงกว่าขนาดเล็ก และธุรกิจที่ต้องซื้อวัตถุดิบเป็นเงินสดก็ต้องสำรองเงินสดมากกว่าธุรกิจที่ได้รับเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าด้วย กิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคลในรูปแบบบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด จะสามารถคำนวณหาความต้องการของเงินทุนหมุนเวียนได้ง่ายกว่ากิจการคนเดียวโดยดูจากงบการเงินของกิจการได้ โดยมีวิธีการคำนวณดังนี้ ยกตัวอย่างงบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) ของกิจการแห่งหนึ่ง หากเงินทุนหมุนเวียนติดลบ ก็แสดงว่ากิจการนั้นขาดสภาพคล่องในการชำระหนี้ระยะสั้น หากกู้เงินเพิ่มไม่ได้ก็จะมีปัญหาการชำระหนี้และการเสียเครดิตได้ จากตัวอย่างข้างบนจะเห็นว่าเงินทุนสุทธิมีค่าเป็นบวกอยู่จำนวน 380,000 บาท นั่นคือสินทรัพย์หมุนเวียนมีมากกว่าหนี้สินหมุนเวียน แสดงถึงการมีความสามารถในการชำระหนี้สินระยะสั้นได้เมื่อถูกทวงถาม นั่นก็คือกิจการยังมีสภาพคล่อง ปัจจัยที่มีผลกระทบในการสำรองเงินทุนหมุนเวียนคือ ยอดขายของกิจการ ยิ่งขายมาก จำนวนเงินสูงก็ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมากเพราะต้องลงเงินในวัตถุดิบ อุปกรณ์ ค่าแรงที่มากขึ้น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้การค้า ยิ่งเครดิตเทอมที่ยาวจะต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนที่มากตามไปด้วย หากกิจการใดขายเงินสดก็ไม่จำเป็นต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนในส่วนนี้เลย ขนาดของกิจการ ธุรกิจขนาดใหญ่มียอดขายสูงต้องการเงินทุนหมุนเวียนมากกว่าธุรกิจขนาดเล็กที่มียอดขายต่ำ ประเภทธุรกิจ ธุรกิจที่ขายสินค้าด้วยเงินเชื่อมีเครดิตเทอมระยะยาวย่อมต้องการเงินทุนหมุนเวียนสูงกว่าธุรกิจที่ขายเงินสดและธุรกิจประเภทบริการ สินค้าที่มียอดขายตามฤดูกาลต้องการเงินทุนสำรองมากในช่วงที่เป็นฤดูกาลขาย กิจการที่ใช้เทคโนโลยีสูง และทันสมัยมาผลิต จะใช้เงินทุนหมุนเวียนน้อยกว่ากิจการที่ใช้แรงงานคนผลิต ภาวะเศรษฐกิจ มีผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียนมาก เมื่อเศรษฐกิจตกต่ำ ลูกหนี้การค้ามักค้างชำระและจ่ายไม่ตรงตามกำหนดทำให้ผู้ขายต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่เราจะไปซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าแรงและค่าใช้จ่ายต่างๆในการดำเนินงานของธุรกิจ เพื่อช่วยให้เราสามารถผลิตสินค้าออกมาขายได้ นอกจากนั้นเงินทุนหมุนเวียนนี้ยังต้องนำไปใช้ให้ในการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้าและนำไปสำรองไว้ในสินค้าคงเหลืออีกด้วย

ธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเงินสดในมือให้เพียงพอในการดำเนินธุรกิจได้ เปรียบเหมือนบุคคลทั่วไปที่จะออกจากบ้านไปทำงานหรือไปทำธุระอะไรก็ตาม หากในกระเป๋าสตางค์ไม่มีเงินหรือมีไม่ถึง 100 บาทคนนั้นก็คงไม่กล้าออกจากบ้านหรือออกไปแบบขาดความมั่นใจ ไม่กล้าซื้อหรือกินอะไรเลย ดังนั้นการทำธุรกิจก็เช่นกัน เงินสดในมือจึงมีความจำเป็นต้องมีไว้เพื่อเหตุผลดังนี้ 1. เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ 2. เพื่อป้องกันเงินสดขาดมือ (เปรียบเหมือนคนทั่วไปที่จะต้องมีเงินเมื่อจะต้องออกจากบ้านนั่นเอง) 3. เพื่อสำรองไว้ในกรณีฉุกเฉิน 4. เพื่อไว้เก็งกำไร กรณีมีเงินสดเหลือก็เป็นโอกาสที่จะลงทุนระยะสั้นทำให้มีโอกาสได้ผลตอบแทนสูงได้ ส่วนที่ 1 มาจากทรัพย์สินหมุนเวียน ก็คือลูกหนี้การค้าที่ชำระเงินคืน และสินค้าคงเหลือเป็นพวกวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูปที่เราขายออกไปได้นั่นเอง ส่วนที่ 2 มาจากหนี้สินหมุนเวียน ก็คือเจ้าหนี้การค้าที่ให้เครดิตเทอมที่มีระยะยาวขึ้น หรือมาจากการได้รับเงินกู้ยืมระยะสั้นจากธนาคารหรือเจ้าหนี้อื่นๆที่ให้กู้เงิน ส่วนที่ 3 มาจากทุนของเจ้าของ หรือจากผู้ถือหุ้น (กรณีเป็นนิติบุคคล) ซึ่งส่วนของทุนนี้มาจากการเพิ่มทุนให้กับธุรกิจเพื่อให้มีเงินสดหมุนเวียนในมือมากขึ้น และในส่วนนี้เองจะรวมถึงกำไรจากการดำเนินงานด้วยเพราะกำไรที่เพิ่มขึ้นก็ทำให้เงินสดหมุนเวียนเพิ่มขึ้นตาม เมื่อเราทราบว่าเงินสดในมือมาจากสามแหล่งนี้แล้ว เราก็ควรทราบถึงเทคนิคในการบริหารเงินสดจาก3 แหล่งนี้ด้วยเช่นกัน เทคนิคในการบริหารเงินสดมีดังนี้ 1. การจัดทำงบประมาณการเงินสด (Cash budget) เพื่อป้องกันไม่ให้เงินขาดมือ การจัดทำงบประมาณเงินสดนั้นเป็นการวางแผนการใช้เงินระยะสั้นในแต่ละเดือนโดยมีวิธีการลงบันทึกเงินสดรับว่าในเดือนนี้เราจะได้รับเงินสดจากการขายหรือจากแหล่งเงินไหนเป็นจำนวนเท่าไหร่ สำหรับเงินสดจ่ายเราก็จะบันทึกว่าในเดือนนี้เรามีรายการจ่ายอะไรบ้างเช่นจ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการผลิต หรือจ่ายหนี้ที่ต้องชำระในแต่ละเดือน เมื่อนำมาหักลบกันระหว่างเงินสดรับและเงินสดจ่าย เราก็จะทราบว่าจะมีเงินสดเหลือจำนวนเท่าไหร่ หากไม่มีเงินสดเหลือเพียงพอที่จะจ่ายได้ก็จะได้วางแผนจัดหาเงินสดมาได้ทันเวลา การจัดทำงบประมาณการเงินสดรับจ่ายนั้นจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีสภาพคล่องต่ำ มีเงินสดในมือจำนวนน้อย 2. เร่งขบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้น ในการดำเนินธุรกิจทั่วไปมีความจำเป็นที่ต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อสินค้าจึงทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหาเงินมาเพื่อหมุนเวียนในลูกหนี้การค้าด้วย ยกตัวอย่างกิจการหนึ่งมียอดขายเดือนละ 100,000 บาทหากให้เครดิตเทอมนาน 30 วันก็ต้องหาเงินสดมาใช้หมุนเวียนในลูกหนี้การค้าเพิ่มอีก 100,000 บาท หากลูกหนี้ชำระไม่ตรงตามกำหนด กิจการนั้นก็ยิ่งจำเป็นต้องหาเงินสดมาเพิ่มในส่วนที่ลูกหนี้ยังไม่ชำระอีกด้วย กรณีที่เรามีความต้องการเงินสดมากขึ้นและต้องการใช้เงินด่วนเราก็สามารถใช้กลยุทธ์การให้ส่วนลดเงินสดกับลูกหนี้การค้าได้ โดยแจ้งตั้งแต่วันซื้อว่าหากเขาจ่ายเป็นเงินสดภายใน 7 วันเราก็จะให้ส่วนลดอีกร้อยละ 2 (2% ของยอดซื้อ) ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อที่ต้องการได้รับส่วนลดก็จะซื้อเงินสดทันทีหรือชำระภายใน 7 วัน วิธีการให้ส่วนลดนี้จะช่วยให้กิจการได้เงินสดเร็วขึ้นเราจะใช้ก็เฉพาะกรณีที่ต้องการเงินสดหรือขาดเงินทุนหมุนเวียน นอกจากการให้ส่วนลดเงินสดแล้ว เราควรใช้วิธีเร่งรัดหนี้สินควบคู่ไปพร้อมกันด้วย การเร่งรัดหนี้สินควรทำทันทีที่ลูกหนี้ครบกำหนดการชำระเงินแต่ยังคงผลัดผ่อนไม่ยอมชำระ ก็จำเป็นต้องติดตามทวงถามอย่างใกล้ชิดและระมัดระวังที่จะให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้รายนี้ในครั้งต่อไปด้วย 3. เร่งขบวนการเคลียร์ริ่ง (Clearing process) ให้เร็วขึ้น กรณีที่กิจการได้รับเช็คล่วงหน้าหรือเป็นเช็คของสาขาต่างจังหวัดก็ควรรีบส่งไปรอเคลียร์ริ่งที่ธนาคารให้ตรงกับวันที่ของเช็คโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันนั้นแล้วค่อยไปธนาคารเพราะปัจจุบันธนาคารมีบริการด้านการดูแลการเคลียร์ริ่งเช็คให้กับลูกค้าแล้ว 4. เร่งการเก็บเงินลูกหนี้ที่จ่ายด้วยบัตรเครดิต วิธีนี้กิจการต้องรีบส่งบิลไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นที่ลูกค้ารูดบัตร นอกจากนั้นก็ควรใช้วิธีเจรจาขอลดค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตด้วยเพื่อลดต้นทุนของกิจการ 5. ชะลอการจ่ายเงินสดออกให้ช้าที่สุด หากกิจการใดขาดสภาพคล่องและขาดเงินสดในมือก็มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่ามีเจ้าหนี้รายใดที่จะสามารถเจรจาขอยืดอายุการชำระหนี้ให้ช้าลงได้ และมีรายจ่ายรายการใดที่ยังไม่จำเป็นต้องจ่ายได้บ้างก็อาจชะลอการชำระออกไปก่อน สำหรับสิ่งที่ต้องห้ามในการไม่จ่ายนั้นก็คือค่าแรง และเงินเดือนพนักงาน รวมทั้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของธนาคาร เพราะรายการเหล่านี้มีผลอย่างมากต่อกิจการ หากพนักงานนำไปพูดภายนอกทำให้กิจการเสียเครดิตได้และยังอาจเสียพนักงานที่ทำงานดีๆไปอีกด้วย นอกจากการพิจารณาเรื่องการชะลอจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วยังมีวิธีที่บริษัทใหญ่ๆมักนิยมใช้กันนั่นก็คือวิธีการกำหนดขั้นตอนการจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้าให้กับบริษัทเช่น กำหนดวันวางบิลโดยกำหนดเดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง กำหนดวันรับเงินให้ห่างกับวันวางบิลซึ่งสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินได้อีกและยังวางแผนการหาเงินสดได้ด้วย กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นต้องมีเอกสารเพิ่มเติมนอกจากแค่ใบวางบิลเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นทำให้การวางบิลอาจช้าลงได้ 6. ควบคุมค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้น เราก็ควรวิเคราะห์รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดว่ามีรายการใดที่ยังลดค่าใช้จ่ายได้อีกเพื่อลดต้นทุนและยังสามารถได้เงินสดเพิ่มขึ้นได้ วิธีการลดค่าใช้จ่ายไม่ควรเกี่ยวข้องกับการลดคุณภาพของสินค้าหรือบริการเด็ดขาดควรเป็นการควบคุมให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลเท่านั้น 7. จัดหาเงินสดใช้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น เนื่องจากการกู้เงินที่มากเกินความจำเป็นก็ต้องรับภาระดอกเบี้ยมากขึ้นเพราะเงินที่ได้มากขึ้นก็ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์อะไรต้องนำมาฝากในบัญชีออมทรัพย์หรือกระแสเงินสดที่ได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าเงินกู้ที่ต้องเสียดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าด้วย 8. มีการกำหนดการเก็บเงินสดในมือที่เหมาะสม วิธีนี้เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เงินในอดีตที่ผ่านมาว่าจะต้องมีเงินสดในมือจำนวนเท่าใดที่ทำให้ไม่ขาดสภาพคล่อง เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงินที่ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องหรือมีสภาพคล่องต่ำจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำงบประมาณการเงินสด (งบกระแสเงินสด) เพื่อวางแผนการจัดหาเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทั้ง 8 วิธีที่ได้กล่าวมาข้างต้นในการบริหารเงินสดเพื่อให้มีต้นทุนที่ถูกด้วย

ในภาวะการแข่งขันทางการตลาดที่สูงในปัจจุบันนี้ การให้เครดิตกับผู้ซื้อเป็นส่วนหนึ่งในการเพิ่มรายได้สำหรับธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(SMEs) หากเราขายสินค้าเป็นเงินสดเท่านั้นก็ทำให้รายได้ที่ควรได้รับจะน้อยลงเพราะส่วนใหญ่ผู้ซื้อก็อยากที่จะซื้อสินค้าไปผลิตหรือวางขายก่อนเมื่อได้รับเงินที่ขายมาก็ค่อยมาชำระให้กับผู้ขายมากกว่า ดังนั้นเจ้าของกิจการจึงจำเป็นต้องสำรองเงินเผื่อไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนถ้าลูกค้าส่วนใหญ่เป็นลูกค้าที่ต้องให้เครดิตในการชำระเงิน ผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากผู้ขายนั้นจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้าเพราะเป็นลูกหนี้ที่เกิดจากการค้าขายของเรานั่นเอง ลูกหนี้การค้า (Account receivable, Trade receivable ) จึงหมายถึงลูกหนี้ที่เกิดจากการดำเนินการค้าขายตามปกติของธุรกิจ เกิดจากการขายเชื่อหรือบริการเชื่อที่เป็นรายได้หลักของกิจการ โดยทั่วไปผู้ขายจะให้เครดิตเทอม(ระยะเวลาการชำระเงิน)แก่ผู้ซื้อที่เป็นลูกหนี้การค้าประมาณ 30-60 วัน หากลูกหนี้การค้าที่มีหนี้ค้างสะสมมากขึ้นเรื่อยๆก็จะเป็นปัญหาที่ผู้ขายจำเป็นต้องสำรองเงินไว้เป็นเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นซึ่งหากการบริหารจัดการหนี้ค้างไม่ดีก็จะกลายเป็นภาระของผู้ขายสินค้าไปในทันทีและอาจเกิดปัญหาขาดสภาพคล่องได้ จนถึงเลิกกิจการไปเลยก็มีอยู่จำนวนมากมาย ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการที่ให้เครดิตกับผู้ซื้อและได้ผ่านการเผชิญกับวิกฤตทางการเงิน(ต้มยำกุ้ง)ในช่วงปี 2540 นั้นมักจะรู้สึกเข็ดหลาบกับการให้เครดิตเป็นอย่างมาก ถึงอย่างไรก็ตามการให้เครดิตก็เป็นเครื่องมือตัวหนึ่งที่จะเพิ่มยอดขายและแข่งขันกับคู่แข่งขันในตลาดได้มากขึ้น ดังนั้นผู้ประกอบการจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องกลับมาเน้นเรื่องการบริหารลูกหนี้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าการที่จะขายแต่เงินสดเท่านั้น การบริหารลูกหนี้การค้าไม่ให้เป็นหนี้เสียนั้นจำเป็นต้องวิเคราะห์ลูกหนี้เพื่อลดความเสี่ยงโดยมีการวางแผนและบริหารในเรื่องเหล่านี้ 1. การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า 2. การวิเคราะห์สินเชื่อ (เครดิต) สำหรับลูกหนี้รายตัว 3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า การกำหนดนโยบายการให้สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้การค้า จะเป็นการป้องกันความเสี่ยงในการให้เครดิตกับลูกหนี้ก่อนที่จะส่งสินค้าโดยเฉพาะกับผู้ซื้อบางรายที่ตั้งใจมาโกงหรือเป็นผู้ซื้อที่มีปัญหาการชำระเงินจากที่อื่นอยู่แล้ว ถ้าเราไม่ได้กำหนดนโยบายเอาไว้เพื่อช่วยในการตรวจสอบไว้ก่อนที่จะขายก็อาจถูกโกงหรือเป็นหนี้ค้างชำระได้ การกำหนดนโยบายการให้เครดิตก็ขึ้นอยู่กับขนาดและประเภทของกิจการ โดยทั่วไป SMEs มักจะให้เงื่อนไขการให้เครดิตคล้ายหรือใกล้เคียงกับคู่แข่งขัน เช่น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอม มักให้ประมาณ 1-2 เดือนยกเว้นบางธุรกิจเช่น ธุรกิจจำหน่ายปุ๋ยมักมีเครดิตเทอมที่ยาวกว่านั้น นอกจากการให้เครดิตแล้ว บางกิจการยังมีการกำหนดส่วนลดเงินสดให้กับผู้ซื้อที่ชำระเป็นเงินสดไว้ด้วย ซึ่งส่วนใหญ่มักเกิดกับกิจการที่ต้องการใช้เงินสดทันทีหรือกำลังมีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงิน การกำหนดนโยบายการให้เครดิตยังรวมถึงการกำหนดเอกสารที่ผู้ซื้อต้องจัดเตรียมให้แก่ผู้ขายเพื่อจะได้นำไปวิเคราะห์เครดิตด้วย การวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)กับลูกหนี้รายตัว สำหรับธุรกิจ SMEs อาจไม่มีศักยภาพในการวิเคราะห์สินเชื่อ(เครดิต)เท่ากับธนาคารหรือสถาบันการเงินต่างๆได้ การสร้างมาตรฐานการให้สินเชื่อจึงเป็นสิ่งที่ควรนำมาใช้เพื่อป้องกันการให้เครดิตกับผู้ซื้อใหม่ได้ และเป็นการป้องกันความเสี่ยงก่อนการขายสินค้าหรือบริการได้ ตามปกติมาตรฐานการให้สินเชื่อของสถาบันการเงินอาจจะสูงมาก แต่สำหรับผู้ขายที่เป็น SMEs คงกำหนดมาตรฐานพอที่จะป้องกันความเสี่ยงได้เท่านั้น เพราะหากกำหนดมาตรฐานสูงเกินไปก็จะมีปัญหาในการขายสินค้าไม่ได้ก็ได้ การวิเคราะห์เครดิตควรแบ่งเป็นสองลักษณะคือวิเคราะห์ในเชิงคุณภาพและในเชิงปริมาณ สำหรับบุคคลธรรมดากับนิติบุคคลที่เป็นผู้ซื้อก็จะมีการวิเคราะห์เครดิตที่ไม่เหมือนกัน เพราะนิติบุคคลค่อนข้างจะตรวจสอบง่ายกว่าในยุคปัจจุบันนี้เพราะทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ดาวน์โหลดงบการเงินอย่างย่อมาให้ดูโดยไปสมัครและตรวจสอบข้อมูลในคลังข้อมูลจากลิงค์นี้ http://datawarehouse.dbd.go.th/bdw/home/login.html สำหรับผู้ที่ใช้ไอแพดหรือไอโฟน(ระบบIOS)สามารถไปดาวน์โหลด แอพพิเคชั่นชื่อ Smart DBD (DBD e-service) ได้เพื่อหาข้อมูลของกิจการที่เป็นนิติบุคคลที่มาซื้อสินค้าและต้องการเครดิตจากเรา การตรวจสอบและวิเคราะห์ข้อมูลก่อนการขายสินค้าเป็นสิ่งสำคัญเพราะนิติบุคคลบางรายอาจปิดกิจการไปแล้ว หากเราไม่มีการตรวจสอบเพราะเห็นว่าเป็นบริษัทก็อาจทำให้กลายเป็นหนี้สูญได้ สำหรับบุคคลธรรมดาการวิเคราะห์เครดิตจะเน้นไปในเชิงคุณภาพมากกว่าปริมาณเพราะเราไม่สามารถตรวจสอบหรือหาข้อมูลว่าเขามีทรัพย์สินเท่าใดได้ รวมทั้งไม่ทราบถึงผลการดำเนินธุรกิจของเขาว่ามีกำไรหรือไม่จึงจำเป็นต้องดูจากการซักประวัติของเขา อาชีพ วัย เพศ ที่อยู่ การศึกษา กิจการที่ดำเนินการอยู่และตรวจสอบจากบัตรประชาชนและทะเบียนบ้านโดยดูว่าเป็นเพียงผู้อาศัยในบ้านนั้นหรือเป็นเจ้าของบ้านเอง สุดท้ายที่จำเป็นคือต้องตรวจสอบอีกครั้งจากรายชื่อบุคคลล้มละลายของกรมบังคับคดีด้วย รวมทั้งไปพิมพ์ชื่อและนามสกุลของผู้ซื้อสินค้าเพื่อค้นหาในกูเกิ้ลว่ามีคดีความหรือไม่ หากต้องการความรอบคอบขึ้นอีกก็ให้พนักงานขายหรือคนรู้จักสอบถามกับคู่ค้าของบุคคลคนนั้นว่ามีเครดิตดีหรือไม่ การกำหนดนโยบายการเร่งรัดติดตามหนี้ค้างชำระของลูกหนี้การค้า เมื่อให้วงเงินเครดิตแก่ลูกหนี้การค้าไปแล้ว ผู้ประกอบการก็ต้องหันมาเน้นเรื่องการบริหารจัดการลูกหนี้การค้าไม่ให้เกิดหนี้ค้างชำระเพื่อช่วยให้มีในการได้เงินสดมาหมุนเวียนให้ทันเวลาที่ต้องการ หากเรามีลูกหนี้ที่ค้างชำระมากขึ้น ก็ยิ่งมีความจำเป็นต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้นไปด้วย หากเงินทุนหมุนเวียนเหล่านั้นจะต้องไปกู้จากสถาบันการเงินก็เป็นภาระดอกเบี้ยที่ต้องชำระอีกแทนที่จะได้กำไรในการดำเนินธุรกิจก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้ในที่สุด กิจการที่เป็นธุรกิจ SMEsที่มีลูกหนี้ค้างชำระจำนวนมากต้องเลิกและปิดกิจการไปจำนวนมาก ซึ่งบางรายก็มีลูกหนี้การค้าที่ยังดำเนินคดีอยู่และเมื่อไม่ได้รับเงินที่ค้างชำระเหล่านั้นก็ทำให้เกิดผลขาดทุนและปิดกิจการไปเลย ดังนั้นการบริหารลูกหนี้การค้าจึงมีความจำเป็นที่ต้องมีการเร่งรัดหนี้สินให้มีประสิทธิภาพด้วย วิธีที่ดีที่สุดคือการกำหนดแนวทางการเร่งรัดและติดตามหนี้สินจากลูกหนี้การค้าเพื่อให้เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบมีแนวทางการดำเนินงานได้อย่างชัดเจนและควรกำหนดวิธีการจัดการเป็นขั้นตอนโดยพิมพ์เป็นระเบียบเพื่อประกาศและใช้ปฏิบัติงานได้ เช่นลูกหนี้การค้าที่ชำระไม่ตรงกำหนดให้พนักงานขายโทรติดตามทันทีในวันรุ่งขึ้น หากลูกหนี้นั้นค้างชำระครบห้าวันให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถาม หากเลยกำหนดการชำระไปแล้วหนึ่งเดือนก็ให้มีจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชี เมื่อพ้นกำหนดจดหมายเตือนหนึ่งเดือนแล้วก็มีการยื่นจดหมายจากทนายความส่งไปที่ลูกหนี้การค้านั้นเป็นต้น เพื่อให้การเร่งรัดมีประสิทธิภาพจะได้ไม่มีปัญหาขาดสภาพคล่องทางการเงินตามมาภายหลัง การบริหารลูกหนี้การค้าให้มีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นที่จะต้องได้รับความร่วมมือทั้งเจ้าของกิจการ พนักงานขายและพนักงานบัญชีและการเงินที่ติดตามและเร่งรัดลูกหนี้การค้า หากกิจการไม่มีการบันทึกและจัดเก็บข้อมูลการชำระเงินของลูกหนี้การค้าเลยก็จะทำให้เกิดหนี้เสียและกลายเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด เจ้าของกิจการควรเป็นผู้นำในการติดตามหนี้เพื่อให้พนักงานมีความใส่ใจและช่วยติดตามให้ทันท่วงทีด้วย

การบริหารจัดการลูกหนี้การค้าเป็นวิธีหนึ่งที่จะช่วยในการควบคุมหนี้ที่ค้างชำระและหนี้สงสัยจะสูญได้ ผู้ประกอบการที่ไม่มีการกำหนดนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อที่ชัดเจนนั้นจะมีความเสี่ยงที่สูงมาก การที่ผู้ขายสร้างเงื่อนไขต่างๆในการให้เครดิตกับลูกซื้อนั้นจะเป็นหนทางที่ลดความเสี่ยงได้มาก และยังง่ายต่อการติดตามและเร่งรัดหนี้สินอีกด้วย นโยบายการให้เครดิตเทอมนั้นมักขึ้นอยู่กับกิจการแต่ละประเภทโดยมีการนำเงื่อนไขของตนมาเปรียบเทียบกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย นอกจากนั้นยังต้องนำเงื่อนไขบางข้อมาปรับเปลี่ยนให้เหมาะกับลูกค้าแต่ละรายอีก เช่นผู้ซื้อที่เป็นรายใหญ่จะได้วงเงินเครดิตมากกว่าผู้ซื้อรายเล็ก ผู้ซื้อที่เปิดดำเนินการมามากกว่า 3 ปีจะได้เครดิตเทอมที่มีระยะเวลายาวกว่าผู้ซื้อที่เป็นกิจการเปิดใหม่ซึ่งต้องซื้อด้วยเงินสดเท่านั้น นอกจาก ธุรกิจที่ต้องให้เครดิตเทอมควรสร้างเงื่อนไขกับผู้ซื้อด้วย เพื่อให้พนักงานขายและฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องรับทราบรวมทั้งนำไปปฏิบัติตามเงื่อนไขที่กิจการกำหนดไว้โดย เงื่อนไข (นโยบาย) การให้เครดิตเทอมแก่ลูกค้าสำหรับธุรกิจ SMEs ควรมีการตั้งเกณฑ์ไว้ดังนี้ กรณีที่1 สำหรับลูกค้าใหม่ ลูกค้าใหม่เพิ่งซื้อ 3 ครั้งแรกต้องจ่ายเงินสดเท่านั้นทันทีเมื่อรับสินค้าหรือบริการจากกิจการ ลูกค้ารายใหม่ที่ซื้อครั้งที่ 4 เป็นต้นไปจนครบระยะเวลา 6 เดือน พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่ที่ดูแลต้องทำเรื่องขอเครดิตให้กับลูกค้าเพื่อขอรับอนุมัติวงเงินเครดิตก่อนที่จะขายสินค้าได้ โดยผู้จัดการฝ่าย....จะอนุมัติให้เครดิตหลังจากวันที่รับสินค้าหรือบริการไปได้ไม่เกิน 7 วันแต่ลูกค้ารายนั้นจะต้องวางเงินมัดจำจำนวน 30% ของยอดที่สั่งซื้อในวันที่รับสินค้าหรือวันที่สั่งทำของ กรณีพนักงานขายต้องการดึงหรือแย่งลูกค้าจากคู่แข่งขัน กิจการมีความจำเป็นต้องให้เครดิตเท่ากับคู่แข่งขัน พนักงานจะต้องกรอกแบบฟอร์ขออนุมัติวงเงินเครดิตโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายขายได้ในวงเงินที่ไม่เกิน....................บาท หากจำนวนเงินเกินที่กำหนดไว้ต้องขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการเท่านั้น (แบบฟอร์มคำขออนุมัติให้ขอที่คุณ.........) เอกสารที่ต้องใช้ในการขอเครดิตเทอมให้กับลูกค้าใหม่มีดังนี้ บุคคลธรรมดา 1. สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้าน 2. รายละเอียดของลูกค้าให้กรอกในแบบฟอร์มอนุมัติและในสำเนาบัตรประชาชนพร้อมกับเบอร์โทรศัพท์ที่ทำงาน เบอร์มือถือและที่อยู่ของที่ทำงานหรือสำนักงานที่ประกอบการอยู่ 3. แผนที่บ้านและสถานประกอบการ นิติบุคคลหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด 1. สำเนาหนังสือรับรองและรายชื่อผู้ถือหุ้น 2. สำเนาใบภาษีมูลค่าเพิ่มและบัตรผู้เสียภาษี 3. เนาทะเบียนบ้านและบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนาม 4. แผนที่ที่ตั้งของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด 5. งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง (หากไม่ให้ขอให้ฝ่ายบัญชีตรวจสอบหรือคัดจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า) 6. Bank statement 3-6 เดือนย้อนหลัง กรณีที่ 2 สำหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้าจากบริษัทไปแล้วเป็นระยะเวลา 6 เดือนขึ้นไป หรือมีการสั่งซื้อและชำระเงินแล้วเป็นจำนวน 20 ครั้งขึ้นไป ต้องการขออนุมัติวงเงินเครดิตเพิ่มหรือขยายเทอมการชำระเงินให้มีเงื่อนไขดังนี้ ลูกค้าจะต้องมีประวัติการจ่ายเงินตรงเวลามาตลอด 6 เดือน และได้ซื้อสินค้ากับกิจการมาแล้วเป็นจำนวนมากกว่า 20 ครั้งขอให้พนักงานขายกรอกแบบฟอร์มขออนุมัติวงเงินซื้อเชื่อเพิ่ม/ขยายเวลาการชำระเงินโดยขออนุมัติจากกรรมการผู้จัดการ (แบบฟอร์มขออนุมัติให้ขอที่คุณ...........) การให้เครดิตจะให้เป็นวงเงินไม่เกินยอดซื้อที่ซื้อ 2 ครั้งหลังรวมกัน ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 6 เดือนขึ้นไปจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 30 วัน ลูกค้าที่ซื้อขายเกิน 1 ปีจะได้รับเครดิตเทอมเป็นระยะเวลาไม่เกิน 45 วัน ให้แนบเอกสารประวัติการซื้อขายที่ผ่านมาพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติวงเงินเครดิตส่งให้ก่อนการอนุมัติเครดิตด้วย เอกสารเพิ่มเติมจากลูกค้า 1. Bank statement ที่ update 6 เดือน 2. งบการเงินปีล่าสุด 3. สำเนาหนังสือรับรองล่าสุด กรณีที่ 3 ลูกค้าเก่าที่ซื้อขายกันมานานเกิน 2 ปี ต้องการเพิ่มวงเงินเครดิตมากขึ้น หากพนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีเห็นสมควรว่าน่าจะขยายระยะเวลาการชำระเงิน หรือเพิ่มวงเงินเครดิตให้แก่ลูกค้าเก่าที่ชำระเงินตรงเวลามาโดยตลอดเป็นระยะเวลาเกิน 2 ปีขึ้นไป ขอให้กรอกแบบฟอร์มขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตซื้อเชื่อโดยขออนุมัติจากผู้จัดการฝ่าย......ได้ไม่เกิน...................บาท หากต้องการวงเงินเกินที่กำหนดไว้ขอให้กรรมการผู้จัดการเป็นผู้อนุมัติเท่านั้น(แบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิตขอได้ที่คุณ..................) ให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีแนบประวัติการซื้อขายและจ่ายเงินไปพร้อมกับแบบฟอร์มคำขออนุมัติเพิ่มวงเงินเครดิต เอกสารที่ขอเพิ่ม 1. Bank statement ที่ update 6 เดือน 2. งบการเงินปีล่าสุด 3. สำเนาหนังสือรับรองปีล่าสุด จากตัวอย่างเงื่อนไขการให้เครดิตเทอมข้างบนนี้ ผู้ประกอบการที่ต้องการนำไปใช้ควรนำไปปรับเปลี่ยนให้ตรงกับกิจการของตนเองและใกล้เคียงกับเงื่อนไขของคู่แข่งขันด้วย โดยควรออกแบบฟอร์มอนุมัติวงเงินเครดิตเอง เพื่อให้พนักงานที่เกี่ยวข้องได้นำไปใช้ โดยมีการขออนุมัติวงเงินการให้เครดิตก่อนที่จะให้เครดิตแก่ลูกค้า นอกจากนั้นผู้ประกอบการควรตรวจสอบเอกสารการสั่งซื้อว่าผู้ซื้อได้เซ็นต์ชื่อสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วก่อนส่งสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานการฟ้องร้องได้ในกรณีที่ผู้ซื้อไม่ยอมชำระหนี้หรือยืนยันว่าไม่ได้สั่งซื้อสินค้าจริง ดังนั้นผู้ประกอบการควรออกแบบใบสั่งซื้อที่มีลายเซ็นต์ผู้มีอำนาจสั่งซื้อจริง และเมื่อส่งสินค้าหรือบริการถึงผู้ซื้อแล้ว ผู้รับสินค้าก็จะต้องเป็นผู้มีอำนาจรับสินค้าจริงหรือเป็นพนักงานผู้มีอำนาจรับสินค้าได้ มิฉะนั้นผู้ซื้อที่ได้รับเครดิตจากเราอาจอ้างว่าไม่ได้รับสินค้าจริงก็ได้ อาจอ้างว่าเราส่งสินค้าให้ใครก็ไม่ทราบซึ่งมักจะพบกรณีที่ผู้ซื้อตั้งใจจะไม่ชำระเงินค่าสินค้า ดังนั้นเราควรทราบว่าการจะดำเนินคดีฟ้องร้องเรียกเงินค่าสินค้าได้จำเป็นต้องมีใบสั่งซื้อ(หรือใบเสนอราคาที่มีการเซ็นต์รับรองราคาไว้)ประกอบกับใบส่งสินค้าหรือบริการเพื่อแสดงว่าผู้ซ้อได้รับสินค้าและบริการไปเรียบร้อยแล้ว

การให้ส่วนลดเงินสดแก่ลูกหนี้ เป็นกลยุทธ์อย่างหนึ่งในการบริหารจัดการเงินสดของกิจการ ธุรกิจขนาดกลางและย่อมจำเป็นต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อเพราะในตลาดมีคู่แข่งขันจำนวนมาก หากจะขายแต่เพียงเงินสดก็ไม่จูงใจให้ผู้ซื้อรายใหญ่สนใจซื้อสินค้าของเรามาก การเสนอขายสินค้าให้กับลูกค้าที่ต้องให้เครดิตนั้นเรามักจะเสนอเป็นเงื่อนไขการชำระ (Term of payment) ดังนี้ 2/7, n/30 คือให้ส่วนลด 2% ชำระเป็นเงินสดภายใน 7 วัน หรือไม่เอาส่วนลดก็ให้ชำระเงินภายใน 30 วัน 2/10, n/60 คือให้ส่วนลด 2% ชำระเป็นเงินสดภายใน 10 วัน หรือไม่เอาส่วนลดก็ชำระเงินภายใน60 วัน n/30 คือชำระเงินภายใน 30 วัน แบบนี้คือไม่มีส่วนลดเงินสดให้ ส่วนลดเงินสดก็คือ ส่วนลดที่ผู้ขายสินค้าจะยอมลดให้กับผู้ซื้อเมื่อผู้ซื้อนำเงินสดมาชำระภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ตามเงื่อนไขการชำระเงินในใบเสนอราคา จุดประสงค์ของการให้ส่วนลดเงินสดก็เพื่อจูงใจให้ผู้ซื้อรีบนำเงินมาชำระให้เร็วขึ้น การเสนอส่วนลดให้กับลูกค้าหรือลูกหนี้การค้าไม่จำเป็นต้องเสนอทุกๆรอบที่ขายสินค้าก็ได้แต่ควรดูสภาพคล่องและเงินสดของกิจการเป็นตัวตั้ง หากกิจการมีเงินสดคงเหลือในธนาคารมากแถมในบางคร้งยังต้องนำเงินไปฝากประจำที่ธนาคารอีกด้วย กิจการในลักษณะนี้ไม่ควรเสนอส่วนลดเงินสดเพราะได้เงินสดมาอาจไม่ก่อเกิดผลกำไรแก่บริษัทได้ ดังนันการเสนอส่วนลดเงินสดควรเสนอในสถานการณ์ดังนี้ 1. กิจการที่ต้องการใช้เงินสด ขาดสภาพคล่อง เช่น ยังต้องใช้เงินนอกระบบที่ดอกเบี้ยร้อยละ 3 ต่อเดือนเท่ากับเสียดอกเบี้ยร้อยละ 36 ต่อปีแบบนี้ควรเสนอส่วนลดให้กับลูกหนี้การค้าถ้ายังไม่เคยเสนอส่วนลดไว้เลย อาจให้ส่วนลดกับลูกค้า 2% ถ้าเราให้เครดิตเทอมเป็นเวลา 30 วันลูกค้าก็จะได้ส่วนลดดอกเบี้ยเท่ากับ 24% ต่อปี (2%คูณกับ 12 รอบต่อปี) ถ้าเครดิตเทอมนาน 60 วันเขาก็ได้ส่วนลด 12% ต่อปี(2% คูณ 6 รอบต่อปี) ผู้ประกอบการที่จะเสนอส่วนลดควรพิจารณาต้นทุนเงินของกิจการ หากต้นทุนเงินที่ต้องไปกู้มีอัตราที่สูงมากการเสนอส่วนลดเงินสดจะดีกว่า หากผู้ประกอบการต้องไปขอกู้เจ้าหนี้นอกระบบจะยิ่งทำให้กิจการเผชิญปัญหาขาดสภาพคล่องอย่างรุนแรง การเสนอส่วนลดเงินสดให้กับลูกหนี้การค้าจะเป็นทางออกที่ดีทางหนึ่ง 2. กรณีลูกหนี้การค้ามีปัญหาการชำระช้า หรือเริ่มมีปัญหาทางการเงินที่ไม่สามารถชำระเงินกับเจ้าหนี้รายอื่น กิจการควรเสนอส่วนลดเงินสดให้กับลูกหนี้รายที่มีปัญหาชำระเพื่อจูงใจให้อยากรีบชำระเพื่อได้ส่วนลดเงินสดทำให้กิจการลดความเสี่ยงที่จะเก็บเงินกับลูกหนี้รายนั้นไม่ได้และต้องท่องจำไว้เลยว่าเมื่อได้รับเงินแล้วอย่าได้ให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้ที่มีโอกาสเป็นหนี้เสียได้ จำเป็นต้องขายเป็นเงินสดเท่านั้น หากเขาไม่สนใจที่จะซื้อก็ควรดีใจได้ว่าเรารอดจากการมีหนี้เสีย 3. กรณีที่กิจการมีสินค้าคงเหลือบางรายการที่มีปริมาณมาก ต้องการระบายสินค้าเหล่านี้ออกให้เร็วเพื่อได้เงินสดมาหมุนเวียนและเพื่อป้องกันสินค้าล้าสมัยด้วย กิจการควรเสนอส่วนลดเงินสดเฉพาะรายการสินค้าที่เราอยากจะระบายออกเท่านั้นเพื่อจูงใจให้ผู้ซื้อต้องการซื้อมากขึ้น 4. กรณีที่มีต้นทุนเงินสูงต้องการลดการใช้สินเชื่อที่มีอัตราดอกเบี้ยสูง ยกตัวอย่าง กิจการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้าแบบ n/90 คือให้ชำระเงินได้ภายใน 90 วัน แต่กิจการใช้เงินกู้ที่เสียอัตราดอกเบี้ยร้อยละ 10 ต่อปี หากเปลี่ยนเสนอส่วนลดเงินสดให้กับลูกหนี้การค้าเป็น 2/10,n/90 คือจ่ายเงินสดภายใน 10 วันได้ลด 2% หากไม่เอาส่วนลดก็ชำระภายใน 90 วัน ถ้าลูกค้า (ลูกหนี้การค้า) สนใจจ่ายเป็นเงินสดเราก็เท่ากับให้ส่วนลดลูกหนี้การค้าร้อยละ 8 ต่อปีอย่างไรก็ถูกกว่าดอกเบี้ยเงินกู้ร้อยละ 10 แน่นอน

ขอเชิญชวนผู้ให้บริการธุรกิจอุตสาหกรรม (Service Provider : SP) เข้าร่วมการสอบ "ข้อเขียนการประเมินสมรรถนะร่วมที่ปรึกษาอุตสาหกรรม (Industrial Consultant's Common Competency : I3C)" ในรอบเดือนธันวาคม 2564 สิทธิประโยชน์ที่ท่านจะได้รับหลังจากผ่านการประเมินฯ 1.สร้างความเชื่อมั่นแก่ผู้ประกอบการ ในการเลือกใช้บริการที่ปรึกษาที่ผ่านการรับรองฯ 2.ได้รับสิทธิในการประชาสัมพันธ์ข้อมูลผ่านระบบฐานข้อมูลที่ปรึกษา www.thaisp.org และระบบการให้คำปรึกษาแนะนำออนไลน์ ของกรมส่งเสริมอุตสาหกรรม 3.ได้สิทธิ์เข้าอบรมโครงการพัฒนาที่ปรึกษาในหลักสูตรต่าง ๆ ของกรมฯ 4.สร้างโอกาสในการได้รับคัดเลือกรับงานของหน่วยงานรัฐ รัฐวิสาหกิจ และเอกชน เงื่อนไขการสมัครเบื้องต้น 1.มีวุฒิการศึกษาขั้นต่ำ ปริญญาตรี 2.มีประสบการณ์ทำงานอย่างน้อย 3 ปี 3.เป็นสมาชิกฐานข้อมูล www.thaisp.org 4.ต้องมี Email บัญชีผู้ใช้งานของ Gmail สำหรับการลงทะเบียนและการเข้าสอบ ลงทะเบียนเข้ารับการสอบได้ตั้งแต่บัดนี้ จนถึง ช่วงเวลาที่ปิดรับสมัครตามปฏิทินการสอบแต่ละรอบ ได้ที่ Link : 1th.me/YuNSg หรือสแกน QR Code ที่แนบในใบประกาศ ท่านสามารถเลือกช่วงเวลาที่ระบุในปฏิทินการสอบได้เพียง 1 ครั้งต่อเดือน เท่านั้น **หากท่านไม่สะดวกสอบในช่วงเวลาที่ได้เลือกไว้ หรือ ได้คะแนนทดสอบไม่ถึงเกณฑ์ที่กำหนด ให้ทำการสมัครเพื่อร่วมทดสอบใหม่อีกครั้งในรอบเดือนถัดไป

การเร่งรัดและติดตามหนี้จากลูกหนี้การค้าเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหารจัดการลูกหนี้ หากเราให้เครดิตเทอม(Credit term)แก่ลูกหนี้การค้าไปแล้วและไม่เคยติดตามทวงถามใดๆ เมื่อระยะเวลาผ่านไปช่วงหนึ่งลูกหนี้เหล่านี้ก็จะกลายเป็นหนี้เสียและเป็นหนี้สูญได้ในที่สุด วัตถุประสงค์หลักของการให้เครดิตแก่ลูกหนี้การค้าก็เพื่อให้กิจการมียอดขายที่เพิ่มขึ้นและการบริหารจัดการลูกหนี้ก็เพื่อสร้างสภาพคล่องให้กับกิจการให้มากที่สุด เกือบทุกกิจการต้องการที่จะขายเป็นเงินสดทั้งนั้น แต่สภาพการแข่งขันที่สูงในยุคปัจจุบันทำให้ต้องมีนโยบายการให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อมากขึ้นเพื่อเพิ่มยอดขายของตนเองได้ เมื่อเราจำเป็นต้องให้เครดิตแก่ลูกค้าเราก็ต้องมีการบริหารจัดการที่ดีในการติดตาม ทวงถามและเร่งรัดหนี้ด้วยเพื่อรักษาสภาพคล่องของธุรกิจและเพื่อมีเงินสดมาใช้หมุนเวียนในกิจการต่อไป เครื่องมือที่ช่วยให้เราบริหารลูกหนี้และติดตามทวงถามหนี้ให้มีประสิทธิภาพได้คือ 1. การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ (Aging Schedules of accounts receivable) 2. การจัดชั้นลูกหนี้ 3. การกำหนดนโยบายการเร่งรัดและติดตามลูกหนี้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ เป็นการจัดแบ่งลูกหนี้ที่ค้างชำระ ส่วนใหญ่ธุรกิจทั่วไปจะแบ่งลูกหนี้ตามช่วงอายุของการชำระหนี้เป็น 5 กลุ่มดังนี้ 1. กลุ่มลูกหนี้ที่อยู่ภายในกำหนดชำระ(ยังไม่ครบกำหนดชำระ) 2. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระไม่เกิน 30 วัน 3. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 31-90 วัน 4. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 91-180 วัน 5. กลุ่มลูกหนี้ที่ค้างชำระตั้งแต่ 181 วันขึ้นไป การจัดทำตารางอายุลูกหนี้ จะช่วยให้การบริหารจัดการลูกหนี้ง่ายขึ้น หากกิจการใดที่มีลูกหนี้จำนวนมากที่ค้างชำระเกิน 180 วัน (6 เดือน) กิจการนั้นมักมีปัญหาขาดสภาพคล่องไปด้วย เพราะเงินทุนหมุนเวียนส่วนใหญ่จะจมไปกับลูกหนี้การค้าที่ค้างชำระทั้งหมด หากลูกหนี้เหล่านั้นกลายเป็นหนี้สูญขึ้นมายิ่งจะทำให้กิจการมีปัญหาจนถึงขั้นล้มละลายได้ การเร่งรัดหนี้สินจึงควรเร่งรัดตั้งแต่กลุ่มลูกหนี้ที่ไม่เกิน 30 วันเพราะการติดตามจะง่ายกว่าและจะไม่กลายเป็นหนี้ค้างชำระต่อไปได้ การจัดทำตารางอายุลูกหนี้มักจะทำเป็นรายงานที่อยู่ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชี และเกือบจะทุกโปรแกรมในระบบทางบัญชีก็มีการเขียนรายงานนี้ให้อยู่แล้วขอให้ฝ่ายบัญชีการเงินลองตรวจสอบดูว่ามีรายงานตารางอายุลูกหนี้หรือไม่ หากไม่มีก็อาจติดต่อผู้ขายระบบให้เขียนเพิ่มได้ การจัดชั้นลูกหนี้ ผู้ประกอบการที่มีการบริหารจัดการลูกหนี้ที่ดีมักมีการจัดชั้นของลูกหนี้โดยตั้งเกณฑ์การให้คะแนนลูกหนี้ก่อนที่จะให้เครดิตเพื่อป้องการความเสี่ยง การจัดชั้นลูกหนี้คล้ายกับการตั้งมาตรฐานการให้สินเชื่อนั่นเอง โดยแบ่งลูกหนี้การค้าตามเกรด A, B, C เพื่อใช้ในการให้วงเงินและระยะเวลาการชำระหนี้ ลูกค้าที่เป็นเกรด A อาจได้วงเงินจำนวนสูงกว่าลูกค้าเกรด B และได้ระยะเวลาการชำระเงินที่ยาวกว่า การตั้งเกณฑ์การจัดชั้นลูกหนี้นั้นผู้ประกอบการควรพิจารณาหลักเกณฑ์ร่วมกับพนักงานที่รับผิดชอบลูกค้า เพื่อจัดชั้นลูกหนี้ที่เหมาะสมตามเกรดที่กำหนดไว้ เปรียบเหมือนกับบัตรเครดิตที่มีการแบ่งเกรดประเภทของบัตรคือ บัตรเงิน บัตรทอง บัตรแพคตินั่ม และบัตรไททาเนี่ยม เป็นต้น การกำหนดนโยบายเร่งรัดและติดตามหนี้ ผู้บริหารและเจ้าของกิจการต้องกำหนดนโยบายการติดตามหนี้ให้ชัดเจนเพื่อเจ้าหน้าที่การเงินที่ดูแลจะได้มีแนวทางในการปฏิบัติงานและช่วยให้การบริหารลูกหนี้การค้ามีประสิทธิภาพไม่มีหนี้เสียเกิดขึ้นได้ภายหลัง ส่วนใหญ่ธุรกิจ SMEs ไม่มีการกำหนดนโยบายอย่างเป็นรูปธรรม พนักงานที่รับผิดชอบก็เพียงโทรติดตามทวงถามบ้าง ส่วนใหญ่เป็นเจ้าของกิจการที่ติดตามทวงถามเอง ถ้าลูกหนี้รายนั้นรู้จักกับเจ้าของเป็นอย่างดีก็เป็นปัญหาที่เจ้าของไม่กล้าทวงหนี้ การที่มีนโยบายเร่งรัดหนี้สินอย่างชัดเจนและพิมพ์ออกมาประกาศให้พนักงานทุกคนทราบนั้น ทำให้ผู้รับผิดชอบมีหน้าที่ต้องทวงถามและติดตามอย่างใกล้ชิดและจะเป็นประโยชน์กับเจ้าของกิจการที่ไม่ต้องชนกับลูกค้าและทวงหนี้โดยตรงอีกด้วย ตัวอย่างนโยบายการติดตามเร่งรัดลูกหนี้การค้าที่กิจการกำหนดโดยทั่วไปคือ กรณีลูกค้าที่ให้เครดิตหรือมีการวางบิลครบกำหนดวันรับเงิน ผู้รับผิดชอบควรปฏิบัติการดังนี้ 1. เมื่อครบกำหนดการชำระเงินแล้วลูกค้ายังไม่ชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือพนักงานติดตามหนี้โทรถามเหตุผลว่าทำไมยังไม่ชำระในวันที่ครบกำหนดชำระและขอให้รีบชำระในวันรุ่งขึ้น 2. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 3 วันให้พนักงานติดตามหนี้โทรทวงถามอีกครั้งหนึ่ง 3. เมื่อเลยกำหนดการชำระไปแล้ว 7 วัน ลูกหนี้ยังไม่ยอมชำระเงิน ขอให้พนักงานขายหรือผู้ที่รับผิดชอบเรื่องการเก็บเงินไปพบเพื่อเร่งการจ่ายเงินจากลูกหนี้รายนี้ หากลูกหนี้ขอผ่อนผันการชำระหนี้และขอเวลาอีกก็ให้ขอเช็คล่วงหน้ามาซึ่งวันที่เช็คมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วัน หากลูกหนี้ไม่ให้เช็คล่วงหน้าขอให้นัดวันที่รับเช็คแน่นอนก็ต้องมีระยะเวลาไม่เกิน 7 วันเช่นกัน 4. หากเช็คที่รับมากถูกปฏิเสธการจ่ายเงินจากธนาคาร หรือลูกหนี้ไม่ยอมชำระหนี้ตามที่ตกลงกันไว้ก็ให้โทรศัพท์ทวงถามอย่างน้อยทุก 7 วันไปเรื่อยๆจนลูกหนี้รายนั้นได้ค้างชำระเงินเกินระยะเวลา 30 วันก็ให้ออกจดหมายเตือนจากบริษัทโดยฝ่ายบัญชีและการเงินเป็นผู้ลงนาม 5. หลังจากออกจดหมายเตือนจากฝ่ายบัญชีไปแล้วครบ 7 วันแล้วให้โทรศัพท์ไปหาผู้ที่รับผิดชอบการชำระเงิน (ผู้มีอำนาจสั่งจ่าย) โดยถามเหตุผลการไม่ชำระหนี้ หากไม่มีเหตุผลเพียงพอให้กรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเป็นผู้ตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่ออย่างไรดี 6. เมื่อลูกหนี้ค้างชำระเกินระยะเวลา 2 เดือนแล้วขอให้ฝ่ายบัญชีส่งจดหมายเตือนจากทนายความเพื่อดำเนินการตามกฎหมายต่อไป กรณีลูกหนี้มีการจ่ายเช็คล่วงหน้า 1. เมื่อธนาคารปฏิเสธการจ่ายเช็คของลูกหนี้ ขอให้พนักงานขายหรือเจ้าหน้าที่บัญชีติดต่อลูกหนี้ทันทีเพื่อนัดวันแลกเช็คหรือวันที่นำเช็คเข้าใหม่อีกครั้ง 2. เมื่อเช็คที่แลกมาหรือเช็คนำเข้าไปใหม่ถูกปฏิเสธการชำระเงินจากธนาคารอีก ขอให้พนักงานขายไปพบเพื่อทวงถามให้ชำระเป็นเงินสดทันทีหรือโอนเงินเข้าบัญชีของกิจการโดยจะส่งเช็คที่รับเงินไม่ได้มาแลกภายหลัง 3. หากพ้นกำหนดเกิน 30 วันจากวันที่เช็คคืน ขอให้ฝ่ายกฏหมายแจ้งความดำเนินคดีที่สถานที่ตำรวจหรือให้ทนายความดำเนินการฟ้องคดีเช็คต่อไป กิจการที่มีการติดตามเร่งรัดหนี้อย่างเคร่งครัดจะไม่ค่อยมีหนี้ค้างชำระมากนัก เพราะลูกหนี้บางรายมักจะให้เงินกับผู้ที่มาทวงถามก่อนเสมอ ดังนั้นกิจการใดที่ยังไม่มีการใช้เครื่องมือติดตามหนี้ทั้งสามเครื่องมือที่กล่าวมาแแล้วข้างก็ควรออกแบบวิธีการที่เหมาะสมกับกิจการของตนเอง อย่างน้อยก็ควรมีนโยบายการติดตามเร่งรัดหนี้สินและการจัดทำตารางอายุลูกหนี้เพื่อป้องกันการมีหนี้เสียได้ในอนาคต

การขอความช่วยเหลือและสนับสนุนจากใครก็ตามที่ไม่ใช่เคนภายในครอบครัวเรานั้น ผู้ไปขอความช่วยเหลือจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมก่อนไปพบเช่น เราจะไปสัมภาษณ์งานก็ยังต้องเตรียมความพร้อมในการสัมภาษณ์ต้องเตรียมชุดที่ใส่สัมภาษณ์ คำถามที่ต้องเตรียมไปเพื่อตอบให้ผ่านการสัมภาษณ์ แผนที่ทางไปสัมภาษณ์ การไปขอสินเชื่อธนาคารก็เหมือนกันจำเป็นต้องเตรียมความพร้อมให้ดีถึงจะมีโอกาสได้รับเงินกู้ ขั้นตอนการเตรียมความพร้อมและติดตามการขอสินเชื่อมีดังนี้ 1. จัดทำแผนธุรกิจขอสินเชื่อด้วยตนเอง บางคนอาจถามว่าให้คนอื่นจัดทำแผนธุรกิจได้หรือไม่เพราะเขียนแผนเองไม่เป็น จริงๆแล้วการจัดทำแผนด้วยตัวเองไม่จำเป็นต้องพิมพ์และเขียนด้วยตัวเองแต่ควรเป็นแผนที่เราคิดริเริ่มเองให้รายละเอียดของแผนเองไม่ใช่คนอื่นมาคิดแทนให้ มีผู้ประกอบการขนาดกลางที่มีเงินไปจ้างที่ปรึกษาเขียนแผนธุรกิจให้ แต่มักจะมีปัญหาการขอสินเชื่อทุกครั้งเพราะตัวเองไม่ทราบถึงรายละเอียดในแผนขอเงินกู้นั้นเสมือนการเขียนแผนธุรกิจนั้น เกิดจากการมโนภาพของที่ปรึกษาเองหรือที่เราเรียกว่านั่งเทียนเขียนนั่นเอง ผู้ประกอบการที่จ้างผู้อื่นหรือให้ที่ปรึกษาเขียนแผนกู้เงินควรทำความเข้าใจกับแผนนั้นด้วยและแผนดังกล่าวควรเป็นแผนธุรกิจที่ผู้ประกอบการจะนำไปใช้ในการดำเนินการจริงๆ 2. จัดเตรียมเอกสารประกอบการขอสินเชื่อให้ครบถ้วน เอกสารต่างๆที่สำคัญของกิจการเช่นหนังสือรับรอง, หนังสือบริคณห์สนธิ, ใบทะเบียนการค้า, บัตรประชาชนและทะเบียนบ้านของเจ้าของกิจการและกรรมการ, งบการเงิน 3 ปีย้อนหลัง, Bank statement ย้อนหลัง 6 เดือน, ใบอนุญาติต่างๆและเอกสารที่เกี่ยวกับหลักทรัพย์ค้ำประกัน ควรจัดเตรียมให้ครบถ้วนเพื่อไม่เสียเวลาในการขอเอกสารเพิ่มจากเจ้าหน้าที่สินเชื่ออีก เพราะหากผู้ยื่นกู้ส่งเอกสารไม่ครบถ้วนตามที่ธนาคารต้องการ เจ้าหน้าที่ก็จะติดต่อขอเพิ่มอีกทำให้ต้องใช้เวลาไปอีกอย่างน้อย 1 สัปดาห์และหากยังไม่ครบอีกก็เสียเวลาไปอีก บางรายต้องเสียเวลาในการขอเอกสารไปมาเกือบ 1 เดือน ทำให้มีผลได้รับเงินกู้ช้าไปและอาจไม่ทันมาใช้หมุนเวียนในกิจการได้ 3. เจรจาต่อรองกับสถาบันการเงินด้วยตนเอง ผู้ประกอบการที่จ้างตัวแทนไปขอเงินกู้อาจจะเสียเวลาและไม่ได้รับสินเชื่อจากธนาคารได้ เพราะธนาคารเองก็ต้องการติดต่อโดยตรงกับผู้ประกอบการเพื่อเสนอเงื่อนไขที่จะเปลี่ยนแปลงวงเงินสินเชื่อหรือหลักประกันได้ 4. ให้ข้อมูลที่ถูกต้องและตรงไปตรงมา ผู้ประกอบการที่ให้ข้อมูลไม่เป็นความจริงมักถูกปฏิเสธจากธนาคาร เช่น แจ้งยอดขายสูงเกินไป, ต้องการวงเงินสินเชื่อที่สูงเกินไป, หรือมีหนี้ถูกดำเนินคดีแล้วก็ไม่แจ้งให้ทราบ การที่ให้ข้อมูลไม่ถูกต้องตามความเป็นจริงมีผลทำให้เป็นธนาคารจะปฏิเสธการพิจารณาสินเชื่อด้วย เนื่องจากปัจจุบันนี้การตรวจสอบข้อมูลเป็นเรื่องง่ายสำหรับธนาคารและยิ่งมีการตรวจสอบข้อมูลจากเครดิตบูโรด้วยแล้ว ทำให้ผู้ประกอบการไม่สามารถปิดบังข้อมูลการค้างชำระหนี้หรือถูกดำเนินคดีได้เลย 5. เตรียมตัวให้ดีในช่วงที่สถาบันการเงินไปสัมภาษณ์หรือเยี่ยมชมสถานประกอบการ เช่น เตรียมสายการผลิตให้พร้อมเพื่อสาธิตการผลิตสินค้าของกิจการ มีห้องประชุมหรือสถานที่นั่งประชุมกันได้ เตรียมคำตอบที่ธนาคารได้ถามทางโทรศัพท์ไว้แล้ว ดูความเรียบร้อยรอบๆของสถานประกอบการอย่าให้สกปรกหรือไม่เป็นระเบียบเพื่อสร้างความประทับใจให้กับเจ้าหน้าที่ธนาคาร 6. ติดตามผลการพิจารณาสินเชื่อเป็นระยะๆ เมื่อธนาคารได้รับเอกสารไปแล้วและได้มาเยี่ยมชมกิจการแล้ว ผู้ประกอบการสามารถสอบถามความเป็นไปได้ในการขอสินเชื่อทันทีในวันที่เยี่ยมชม หากเจ้าหน้าที่สินเชื่อบอกว่าจะไปดำเนินการทำเรื่องขอสินเชื่อให้ก็ควรติดตามเป็นระยะๆ เพื่อกระตุ้นให้เจ้าหน้าที่ดำเนินการให้เร็วขึ้น การติดตามเป็นระยะๆควรใช้วิธีโทรศัพท์สอบถามเจ้าหน้าที่สินเชื่อหรือผู้จัดการมากกว่าการไปพบที่ธนาคารเลย หลังจากการมาเยี่ยมชมสถานประกอบการของเจ้าหน้าที่สินเชื่อแล้ว ทางธนาคารอาจใช้เวลาในการหาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อจัดทำการวิเคราะห์สินเชื่อและจัดทำรายงานการเสนอขอสินเชื่อให้กับคณะกรรมการอนุมัติสินเชื่อด้วยทำให้ใช้เวลาไปอย่างน้อยประมาณ 1-2 เดือน หากเราติดตามสอบถามความคืบหน้าเป็นระยะคือประมาณสองสัปดาห์ต่อครั้งก็อาจทำให้เร็วขึ้นได้ และเมื่อธนาคารปฏิเสธการให้สินเชื่อโดยไม่อนุมัติวงเงินกู้เลยผู้ประกอบการก็อย่าท้อแท้ใจควรสอบถามเหตุผลการไม่ให้วงเงินสินเชื่อเพราะเป็นสิทธิ์ที่ผู้ขอกู้จะทราบเหตุผลได้ บางครั้งเจ้าหน้าที่ปฏิเสธโดยให้เหตุผลว่าวงเงินสูงมากเกินไปหากเป็นเหตุผลนี้ผู้ประกอบการก็อาจลดขนาดการลงทุนได้หรือปรับให้การลงทุนใช้เงินทุนที่น้อยลงให้เท่ากับวงเงินกู้ที่ธนาคารสามารถให้สินเชื่อได้

กิจการนิติบุคคลที่จดทะเบียนประกอบธุรกิจในประเทศไทย มีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินทุกปีโดยต้องยื่นภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชี หากกิจการมีรอบบัญชีตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม - 31ธันวาคม ก็ต้องยื่นงบการเงินภายในวันที่ 31 พฤษภาคม แต่หากกิจการใดที่มีการปิดรอบบัญชีที่แตกต่างไปจากที่กล่าวมาก็ให้ยื่นภายใน 5 เดือนนับจากวันสิ้นรอบบัญชีเช่นกัน กรมสรรพากรได้กำหนดไว้ว่า ธุรกิจ SMEs ที่เป็นนิติบุคคล คือ ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญ และบริษัทจำกัด ที่มีทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาทและมียอดขายหรือรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท ก็มีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินเช่นกัน ผู้ประกอบการ SMEs หลายรายมักเข้าใจผิดว่าหากธุรกิจได้จดทะเบียนนิติบุคคลแล้วแต่ยังไม่ได้ทำธุรกรรมใดๆก็ไม่จำเป็นต้องปิดและยื่นงบการเงิน ซึ่งเป็นการเข้าใจผิดอย่างมากเพราะในความเป็นจริงแล้วนิติบุคคลทุกรายมีหน้าที่ต้องยื่นงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าไม่ว่าจะมีการขายหรือไม่ได้มีการขายเกิดขึ้นก็ตาม หากไม่ยื่นตามระยะเวลาที่กำหนดไว้ก็จะถูกปรับและอัตราการปรับจะเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆหากเลยกำหนดการยื่นตั้งแต่ 2 เดือนขึ้นไป ดังนั้นขอให้ผู้ประกอบการเอาใจใส่ที่จะติดตามผู้จัดทำบัญชีหรือบริษัทรับทำบัญชีที่มีหน้าที่รับผิดชอบการปิดและยื่นงบการเงินของกิจการตนเองด้วย ในปัจจุบันการยื่นงบการเงินมีความแตกต่างไปจากอดีตมาก เพราะกรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้ออกประกาศหลักเกณฑ์ในการยื่นงบการเงินใหม่ตั้งแต่ปี 2559 โดยให้ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชียื่นงบการเงินทางอีเล็กทรอนิกส์ (DBD e-Filing) โดยไม่ต้องยื่นงบการเงินด้วยตนเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ และหากผู้ยื่นงบการเงินมายื่นด้วยตัวเองหรือนำส่งทางไปรษณีย์ตามระยะเวลที่กำหนดก็ยังต้องมายื่นงบการเงินผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์อีกครั้งภายใน 30 วันเช่นกัน ฉะนั้นเราควรยื่นงบการเงินทางอิเล็กทรอนิกส์เลยในครั้งเดียวจะได้ไม่ต้องยื่นงบการเงินถึงสองครั้ง การยื่นงบการเงินของนิติบุคคล SMEs ระหว่างบริษัทและห้างหุ้นส่วนมีความแตกต่างกันดังนี้ สำหรับวิธีการยื่นงบการเงิน และการส่งเอกสารประกอบการยื่นงบการเงินนั้น กรมพัฒนาธุรกิจการค้าได้เขียนรายละเอียดไว้ในคู่มือการนำส่งงบการเงินประจำปี 2559 (ปีปัจจุบัน) ซึ่งผู้สนใจจะอ่านรายละเอียดนี้สามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ เจ้าของกิจการนิติบุคคลต้องพึงระวัง เรื่องการไม่ยื่นงบการเงินติดต่อกันนานเกินสามปีเพราะอาจถูกกรมพัฒนาธุรกิจการค้าประกาศขีดชื่อออกจากทะเบียนและกลายเป็นนิติบุคคลสิ้นสภาพไป ทำให้กิจการไม่สามารถดำเนินธุรกิจได้อีก ปัญหาของการยื่นงบการเงินไม่ได้ของนิติบุคคล SMEs มีดังนี้ ผู้รับจ้างหรือบริษัทรับทำบัญชีปิดตัวไปหรือหาตัวไม่พบทำให้เอกสารทางบัญชีหายไปด้วย มีการเปลี่ยนผู้จัดทำบัญชีหรือผู้สอบบัญชีอนุญาตรายใหม่ทำให้เอกสารต่างๆสูญหายจากผู้จัดทำบัญชีรายเดิม ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตยังไม่ยอมลงนามตรวจสอบให้ กิจการมีการค้างไม่ชำระเงินค่าทำบัญชีทำให้ผู้รับทำบัญชีไม่ยอมส่งงบการเงินให้ มีรายการทางบัญชีบางรายการที่ตกลงกับผู้สอบบัญชีรับอนุญาตหรือผู้จัดทำบัญชีไม่ได้ทำให้ปิดงบการเงินไม่ได้ บริษัทรับทำบัญชีถูกดำเนินคดีและถูกยึดทรัพย์ทำให้เอกสารบัญชีของกิจการสูญหายไป จากปัญหาที่กล่าวมาข้างต้น ส่วนใหญ่เป็นปัญหาของเอกสารทางบัญชีและการว่าจ้างผู้จัดบัญชี ดังนั้นกิจการควรเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ที่สำนักงานตนเองไม่ควรให้บริษัทรับทำบัญชีเก็บเพราะจะเกิดปัญหาสูญหายได้ สำหรับการว่าจ้างผู้จัดทำบัญชีหรือบริษัทรับทำบัญชีควรสอบถามจากผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจเดียวกันเพราะผู้ทำบัญชีแต่ละรายก็จะเก่งเฉพาะธุรกิจที่ตนถนัดปิดบัญชีเท่านั้น การสอบถามเพื่อตรวจสอบผู้ทำบัญชีจะเป็นการลดความเสี่ยงในการยื่นงบการเงินได้ และหากกิจการยังเผชิญกับปัญหาผู้รับทำบัญชียื่นงบการเงินล่าช้าเกือบทุกปีก็ควรพิจารณาเปลี่ยนผู้ทำบัญชีรายใหม่เพราะการยื่นงบการเงินไม่ได้ตามเวลาที่กำหนดนั้นนอกจากจะถูกปรับเป็นเงินแล้วยังเป็นถูกดำเนินคดีอาญาได้อีกด้วย