ส่วนใหญ่ผู้ประกอบการ SMEs ขนาดเล็กและขนาดย่อมจะกลัวเรื่องการทำบัญชีมาก เพราะไม่รู้จะเริ่มต้นอย่างไร อย่างไรก็ตามทุกธุรกิจก็ต้องไปเกี่ยวข้องกับเรื่องเงินและก็เกี่ยวข้องกับบัญชีอย่างแน่นอน จึงอยากเจ้าของกิจการให้ความใส่ใจในเรื่องนี้แม้ว่าจะไม่ชอบตัวลขก็ตาม หากกิจการไม่มีการบันทึกรายได้ และค่าใช้จ่ายเลยก็ยากที่จะรู้ถึงผลการดำเนินงานของตนเองว่ามีกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเงินเท่าใด เพราะการยึดถือแค่เงินสดในมือไม่ได้บอกว่าเรากำไร บางครั้งกำไรในธุรกิจกลับไปอยู่ในสต๊อกจำนวนมากที่ซื้อมาเก็บไว้เพื่อผลิตและขาย ผู้ประกอบการบางคนจึงเข้าใจว่าทำไมทำธุรกิจแล้วถึงขาดทุนและก็ไปเลิกกิจการในที่สุด หากเราไม่มีข้อมูลทางบัญชี จะทำให้เราไม่สามารถวางแผนธุรกิจได้เลยและยังก็ไม่ถึงจุดอ่อนของธุรกิจว่าอยู่ตรงไหน ต้นทุนรายการใดที่สูงและไม่ทราบผลการปฏิบัติงานของกิจการตนเองจนให้ที่สุดอาจจะขาดทุนและเลิกกิจการไป จึงขอให้ผู้ที่เกรงกลัวเรื่องการทำบัญชีลองอ่านและทำความเข้าใจในเรื่องความรู้เบื้องต้นของบัญชีก่อน ความหมายของบัญชี คือการเก็บรวบรวม จดบันทึก จำแนกและสรุปข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ต่างๆทางการเงินในรูปแบบของตัวเงิน ซึ่งเมื่อได้จัดทำบัญชีกิจการแล้วก็สรุปมาได้เป็นรายงานทางการเงินที่ประกอบไปด้วยงบการเงินของกิจการซึ่งเป็นประโยชน์แก่บุคคลหลายฝ่ายเช่น เจ้าของกิจการ พนักงาน ลูกค้า เจ้าหนี้ ลูกหนี้ ผู้ถือหุ้นและผู้สนใจจะร่วมลงทุนฯลฯ ผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาคนเดียวมักสงสัยว่าตนเองต้องทำบัญชีไหม ที่จริงแล้วในทางกฏหมายไม่ได้บังคับให้ธุรกิจบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ต้องทำบัญชีส่งราชการเลย จะบังคับก็เฉพาะนิติบุคคลเช่น บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัด ให้ปิดงบบัญชีและจัดส่งงบการเงินต่อกระทรวงพาณิชย์ อย่างไรก็ตามบุคคลธรรมดาก็ควรจะลงบันทึกบัญชีไว้เช่นกันแต่ควรบันทึกเพียงรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อให้ทราบว่าในแต่ละเดือนกิจการมีกำไรหรือขาดทุนจำนวนเท่าใด และเพื่อเป็นประโยชน์ในการวางแผนการขายและลดค่าใช้จ่ายได้ การบันทึกบัญชีสำหรับบุคคลธรรมดาง่ายมากๆเพียงแต่ต้องมีสมุดสองเล่มที่จดบันทึกรายรับไว้เล่มหนึ่งและรายจ่ายไว้เล่มหนึ่ง หากไม่อยากมีหลายเล่มก็ใช้เล่มเดียวก็ได้ด้วยการบันทึกด้านหน้าเป็นรายรับและกลางสมุดก็เริ่มบันทึกรายจ่ายได้ เมื่อบันทึกครบหนึ่งเดือนก็นำรายรับหักกับรายจ่าย (ค่าใช้จ่าย)ก็จะทราบว่ากิจการมีกำไรเท่าใด ทางสรรพากรจะไม่มายุ่งเรื่องการลงบัญชีของธุรกิจบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์เพราะการเสียภาษีรายได้จะแตกต่างจากนิติบุคคล เนื่องจากกิจการบุคคลธรรมดาและร้านค้า ทางสรรพากรมักใช้วิธีการประเมินรายได้ทั้งปีและประเมินเป็นภาษีที่ต้องชำระ แนวคิดของการทำบัญชีมีดังนี้ หลักเกณฑ์การบันทึกบัญชี (รายได้และค่าใช้จ่าย) มีการแบ่งออกเป็น 2 เกณฑ์ซึ่งส่วนใหญ่นิติบุคคลจะต้องบันทึกเป็นเกณฑ์ที่สองเสมอยกเว้นธุรกิจบริการเท่านั้น 1. บันทึกแบบใช้เกณฑ์เงินสด (Cash basis) เป็นการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับหรือชำระเงินสดเท่านั้น เกณฑ์เงินสดนี้จะใช้กับกิจการขนาดเล็กและขนาดย่อมที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ รวมทั้งธุรกิจบริการที่ให้บริการแล้วจึงได้รับเงินสด 2. บันทึกแบบเกณฑ์คงค้าง (Accrual basis) เป็นการบันทึกรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในงวดบัญชีใดก็ให้รับรู้ว่าเป็นรายได้ของงวดบัญชีนั้นโดยไม่คำนึงว่าจะได้รับเงินหรือจ่ายเงินไปหรือไม่ เช่น บริษัทได้ขายสินค้าให้นาย ก.เป็นจำนวนเงิน 50,000 บาทแต่นาย ก. ได้เครดิต 60 วัน บริษัทจะบันทึกเป็นรายได้ทันที 50,000 บาท ณ วันที่ขายหรือส่งของ แต่กว่าจะได้รับเงินก็อีก 2 เดือนข้างหนา ส่วนใหญ่นิติบุคคลใช้เกณฑ์นี้กันเพราะเป็นไปตามหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไป หลักความเป็นหน่วยงาน กิจการจะจดบันทึกและสรุปข้อมูลทางธุรกิจเฉพาะส่วนที่เป็นเหตุการณ์ของกิจการเท่านั้น จะต้องแยกกันระหว่างรายการของกิจการและเจ้าของกิจการ หรือแยกกันระหว่างกิจการในเครือ ผู้ประกอบการSMEsที่เป็นนิติบุคคลและเป็นกิจการขนาดย่อมมักจะสับสนและไม่แยกระหว่างค่าใช้จ่ายของกิจการและเจ้าของโดยเฉพาะเงินกู้ ทำให้สับสนทั้งเจ้าของกิจการและผู้ทำบัญชี หากผู้ประกอบการมีกิจการหลายแห่งและอยู่ที่เดียวกันก็ต้องแยกให้ชัดเจนว่าคนไหนเป็นพนักงานของกิจการใด ค่าใช้จ่ายก็ต้องแยกกันเช่นค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า ฯลฯ หากไม่แยกให้ถูกต้องก็จะวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้ยาก รวมทั้งไม่เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีด้วย หลักรอบเวลา ธุรกิจจะต้องกำหนดรอบเวลาการปิดบัญชีให้ชัดเจน ปีบัญชี (Fiscal year) อาจไม่ใช่ปีปฏิทินก็ได้ เช่นบางธุรกิจทำงานให้กับราชการไทยก็มักจะปิดรอบบัญชีวันที่ 30 กันยายนของทุกปี (รอบปีบัญชีคือวันที่ 1 ตุลาคมถึงวันที่ 30 กันยายนของทุกปี) แต่ส่วนใหญ่ของกิจการทั่วไปมักจะมีปีบัญชีเป็นวันที่ 1 มกราคมถึงวันที่ 31 ธันวาคม ของทุกปี การใช้หน่วยเงินตรา เงินตราเป็นหน่วยที่ใช้วัดผลการดำเนินงานของธุรกิจได้ดีที่สุดเพราะง่ายต่อความเข้าใจ สื่อสารและให้ผลชัดเจน ดังนั้นในประเทศไทยเราก็จะใช้หน่วยเงินตราคือ เงินบาทนั่นเอง สำหรับธุรกิจที่ส่งออกก็จะต้องใช้อัตราแลกเปลี่ยนของเงินตราที่ขายสินค้ามาแปลงเป็นเงินบาทเพื่อลงบันทึกในบัญชีเช่นกัน หลักความดำรงอยู่ แนวคิดของการทำบัญชีจะถือว่ากิจการทุกกิจการยังคงดำเนินต่อไปอย่างไม่มีกำหนดเวลา หากไม่มีการจดเลิกกิจการแล้วก็ถือว่ายังต้องดำเนินไปดังนั้นการบันทึกสินทรัพย์ต่างๆก็จะบันทึกต่อเนื่องทุกปี เช่นซื้อเครื่องจักรที่เป็นทรัพย์สินมาก็จะตัดค่าเสื่อมทุกปีโดยใช้ยอดยกมาของปีที่แล้วมาตัดค่าเสื่อมราคาและจะบันทึกจนตัดค่าเสื่อมราคาเหลือ 1 บาทแต่เครื่องจักรนี้ก็ยังอยู่ในระบบบัญชีไปเรื่อยๆจนมีการขายทรัพย์สินออกไปนั่นเอง ทุกรายการในงบดุลก็จะบันทึกต่อเนื่องไปตามหลักความดำรงอยู่ของแนวคิดทางบัญชี

กิจการของผู้ประกอบการที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์มักไม่สนใจในการจัดทำบัญชีหรือมีการบันทึรายรับและรายจ่ายของกิจการ มีหลายคนบอกว่ามันยุ่งยาก, บันทึกไม่เป็น, ไม่มีเวลาจะไปลงบัญชีหรอก หากกิจการไม่บันทึกรายรับที่ขายสินค้าหรือบริการก็ไม่ทราบว่าแต่ละวันแต่ละเดือนมีรายรับหรือขายไปได้เป็นเงินเท่าใดเมื่อถามไปว่าขายได้เท่าไหรก็ได้คำตอบแบบคร่าวๆว่าประมาณเท่านั้นเท่านี้ เมื่อถามถึงรายจ่ายทั้งค่าวัตถุดิบ, ค่าแรงงานและค่าใช้จ่ายทั้งหมดเท่าไหร่ก็ยิ่งไม่เคยจดบันทึกไว้เลยจึงทำให้ไม่ทราบถึงต้นทุนของสินค้าที่แท้จริงพอสิ้นเดือนก็ตอบไม่ได้อีกว่ากิจการมีผลกำไรเป็นเงินเท่าใด เจ้าของกิจการในยุคปัจจุบันมีความรู้และมีการศึกษาสูงขึ้นจึงเป็นโอกาสที่จะจัดทำการบันทึกรายรับรายจ่ายของกิจการได้ด้วยตนเองมากกว่าเจ้าของกิจการในยุคก่อน ยิ่งมีเทคโนโลยีที่มากขึ้นก็ง่ายและสะดวกมากขึ้น มีผู้พัฒนาโปรแกรมใส่ในมือถือหรือไอแพคให้ใช้ฟรีจำนวนมากมายหลายโปรแกรมหรือเราเรียกกันว่าแอปพลิเคชั่น (Application)นั่นเอง ส่วนใหญ่เราจะเรียกสั้นๆว่าแอป(App) ผู้ใช้มือถือหรือผู้ใช้คอมพิวเตอร์สามารถดาวน์โหลดแอปที่เกี่ยวกับการเงินมาบันทึกรายรับรายจ่ายได้ที่แอปสโตร์ ส่วนใหญ่แอปเหล่านี้มักให้ดาวน์โหลดฟรี ทางศูนย์ BSC ก็ได้จัดทำ App ให้ผู้ประกอบการดาวน์โหลดฟรีเช่นกันเป็นแอปที่ให้บันทึกบัญชีรายรับและรายจ่ายได้รวมทั้งสรุปยอดให้ทราบถึงกำไรและขาดทุนในแต่ละโดยมีทั้งระบบปฏิบัติการของ IOS และ Android (คลิกรายละเอียดเพิ่มเติม) สำหรับกิจการที่ไม่ถนัดในเรื่องการใช้แอปในมือถือและใหญ่ขึ้นมาจากธุรกิจที่ทำคนเดียวเป็นมีหุ้นส่วนหรือพนักงานหลายคนในกิจการ ทางศูนย์ BSC ได้จัดทำโปรแกรมแบบง่ายๆใน Excel โดยสร้างตารางให้กรอบตามช่องเพื่อให้ผู้ประกอบการได้บันทึกบัญชีทั้งรายรับรายจ่ายอย่างเดียวและในโปรแกรมนี้จะสรุปผลกำไรขาดทุนให้ในแต่ละเดือนรวมทั้งวิเคราะห์เป็นอัตราส่วนรายรับรายจ่ายต่อยอดขายของแต่ละรายการด้วย การกรอกตัวเลขในโปรแกรมการบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายมีขั้นตอนดังนี้ 1. ดาวน์โหลดไฟล์ที่จะบันทึกรายรับรายจ่ายได้ ที่นี่ 2. จะเห็นไฟล์มี worksheet อยู่ 4 worksheet (หน้าต่าง) ดูด้านล่างสุดมีหน้าต่างรายรับ, รายจ่าย,กำไรขาดทุน,วิเคราะห์การเงิน (ตามภาพข้างล่าง) 3. คุณสามารถใส่ชื่อร้านที่ขายสินค้าได้ในเดือนมกราคม โปรแกรมจะเติมชื่ออัตโนมัติไปยังเดือนอื่นๆเอง สามารถบันทึกชื่อลูกค้าได้เพียง 10 ชื่อเท่านั้นหากมีมากกว่านั้นอาจใช้วิธีสรุปวิธีการขายเช่น ขายหน้าร้าน ขายส่ง ขายต่างจังหวัดเป็นต้น เมื่อเราได้รับเงินจากลูกค้าในวันใดก็บันทึกจำนวนเงินตามวันที่ได้รับเงิน โปรแกรมจะบวกและรวมยอดจำนวนเงินให้เอง 4. เปิดหน้าต่างของรายจ่ายเพื่อบันทึกรายจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละวันโดยบันทึกตามรายการที่แยกไว้ให้แล้ว หากมีรายการค่าใช้จ่ายที่มากขึ้นก็เพิ่มได้หรือจะเปลี่ยนจากเดิมก็ได้ 5. เปิดหน้าต่างกำไรขาดทุนและวิเคราะห์การเงินเพื่อดูผลการดำเนินงานของเดือนที่บันทึกและดูอัตราส่วนรายรับและค่าใช้จ่ายด้วย จากหน้าต่างของกำไรขาดทุนเราจะเห็นว่ากิจการนี้มีกำไรในเดือนมกราคมเป็นจำนวนเงิน 12,300 บาท 6. เปิดตารางวิเคราะห์การเงินก็จะพบว่ามีการวิเคราะห์รายการในงบกำไรขาดทุนด้วย โดยแบ่งเป็นอัตราส่วนการขายของลูกค้าแต่ละรายต่อยอดขายทั้งหมด และรายการค่าใช้จ่ายเป็นสัดส่วนของยอดขายทำให้เราทราบว่าเลมอนฟาร์มมีสัดส่วนการขายมากที่สุดและรายจ่ายวัตถุดิบมีสัดส่วนสูงที่สุด การบันทึกรายรับรายจ่ายในไฟล์ที่สร้างสูตรให้นี้จะอนุญาติให้บันทึกได้เฉพาะในหน้าต่างรายรับรายจ่ายเท่านั้น อีกสองหน้าต่างจะมีการเชื่อมสูตรเพื่อการวิเคราะห์ การกรอก (key in) จะให้กรอกเฉพาะช่องสีขาวคุแต่ในช่องสีเหลืองจะถูกล๊อคไว้ไม่ให้ key in การบันทึกรายรับรายจ่ายนี้ทาง BSC ได้จัดทำขึ้นและแนะนำให้ผู้ประกอบการใช้กันมาเป็นจำนวนมากแล้วและที่ผ่านมายังไม่มีผู้ประกอบใดที่บอกว่าใช้งานยาก จึงหวังว่าผู้ประกอบการที่ไม่เคยบันทึกรายรับรายจ่ายเลยลองนำไปใช้และเริ่มบันทึกรายรับรายจ่ายของตนเองเพื่อทราบผลการดำเนินงานที่ผ่านมาและวางแผนการผลิตได้

ธุรกิจ SMEs ขนาดย่อมที่มียอดขายปีละไม่เกิน 10 ล้านบาท มักไม่ค่อยวางระบบบัญชี มักไม่มีเอกสารหลักฐานควบคุมการจ่ายเงิน สำหรับหลักฐานการรับเงินก็จะออกแค่ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มเท่านั้น เจ้าของธุรกิจ SMEs ควรรู้จักการวางระบบใบสำคัญ (voucher system) แม้ว่ากิจการจะไม่มีโปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีไว้ใช้แต่จำเป็นต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่ายใช้ในการดำเนินธุรกิจ เพราะระบบนี้จะช่วยให้เจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชีควบคุมการจ่ายเงินและรับเงินเข้าออกทุกรายการ ใบสำคัญจ่ายจะควบคุมการจ่ายเงินที่เกิดขึ้นของกิจการโดยพนักงานหรือเจ้าของเรื่องที่ต้องจ่ายเงินจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายขึ้นมาเพื่อขออนุมัติการจ่ายจากเจ้าของหรือผู้มีอำนาจลงนามก่อน สำหรับทางฝ่ายบัญชีเมื่อเห็นใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบแล้วถึงจะจ่ายเงิน การมีเอกสารแนบใบสำคัญจ่ายนั้นก็เพื่อเป็นหลักฐานว่าจ่ายเงินให้ใครเป็นค่าอะไร สำหรับใบสำคัญรับก็ใช้เป็นเอกสารประกอบการออกใบเสร็จและลงบัญชีเพื่อป้องกันการทุจริตของพนักงานหรือเจ้าหน้าที่รับเงิน เพราะการออกใบสำคัญรับจะทราบได้ว่าใครเป็นผู้รับเงินและรับเงินค่าอะไรใช่การขายสินค้าหรือไม่ ฝ่ายบัญชีไม่ควรจ่ายเงินสดหรือเช็คเด็ดขาด หากไม่มีใบสำคัญจ่ายที่ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติและไม่ออกใบเสร็จรับเงินให้จนกว่าจะเห็นใบสำคัญรับว่ารับเงินค่าอะไร การมีระบบใบสำคัญนี้ทำให้พนักงานทุกคนต้องเขียนใบสำคัญทุกครั้งเมื่อรับเงินหรือจ่ายเงิน ยกตัวอย่าง คุณเอกเป็นพนักงานขายของบริษัท บีบี จำกัดได้เติมน้ำมันรถเพื่อเดินทางไปหาลูกค้าจำนวน 1,000 บาท และได้ขอใบเสร็จค่าน้ำมันจากปั้มน้ำมันแล้ว เมื่อคุณเอกจะเบิกเงินค่าน้ำมันจากบริษัทฯจะต้องเขียนใบสำคัญจ่ายว่าจะเบิกค่าอะไร จำนวนเท่าใด ลงวันที่และลงชื่อตนเองในแบบฟอร์มใบสำคัญจ่ายพร้อมแนบใบเสร็จค่าน้ำมัน 1,000 บาทส่งให้ผู้จัดการฝ่ายเป็นผู้อนุมัติจ่าย (หรือผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ) เมื่อผู้จัดการฝ่ายอนุมัติแล้ว คุณเอกก็ส่งไปยังฝ่ายบัญชีเพื่อรับเงินสด 1,000 บาท หากคุณเอกไม่เขียนใบสำคัญจ่ายและส่งแต่ใบเสร็จค่าน้ำมันเท่านั้นฝ่ายบัญชีก็จะไม่จ่ายเงินให้จนกว่าจะเขียนใบสำคัญจ่ายโดยแจงว่าค่าใช้จ่ายนี้เป็นค่าใช้จ่ายเพื่ออะไรและมีผู้อนุมัติเรียบร้อย กรณีที่ผู้รับเงินจากบริษัทไม่มีใบเสร็จให้ผู้เขียนใบสำคัญจ่ายขอสำเนาบัตรประชาชนเพื่อแนบเป็นเอกสารการจ่ายเงินตามใบสำคัญจ่ายด้วย ธุรกิจขนาดย่อมที่เป็นนิติบุคคลจำเป็นอย่างยิ่งท่ต้องมีระบบใบสำคัญรับ-จ่าย เพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายได้และเป็นหลักฐานในการตรวจสอบความถูกต้องภายหลัง โดยส่วนใหญ่ใบสำคัญรับและใบสำคัญจ่ายมักใช้สีที่ต่างกันเพื่อผู้เขียนจะได้แยกแยะได้ง่าย เช่น ใบสำคัญจ่ายมักใช้สีฟ้าหรือน้ำเงิน ส่วนใบสำคัญรับมักใช้สีแดง บางกิจการที่มีรายการต่อวันไม่มากนักก็จะไปซื้อใบสำคัญรับใบสำคัญจ่ายสำเร็จรูปที่มีขายอยู่ทั่วไปตามห้างสรรพสินค้า ร้านหนังสือและร้านModern trade เช่น บิ๊กซี โลตัส เป็นต้น สำหรับบริษัทขนาดใหญ่มักจะออกแบบใบสำคัญรับ-จ่ายของบริษัทเอง เพราะมีหลายฝ่ายและมีรายการที่เกิดขึ้นในแต่ละวันที่มีปริมาณสูง เจ้าของกิจการที่ไม่เคยนำระบบใบสำคัญรับ-จ่ายมาใช้ควรเริ่มใช้โดยกำหนดวันที่ใช้ขึ้นมาซึ่งการวางระบบใบสำคัญนี้ไม่ได้ยุ่งยากอะไรเลย เพราะชื่อที่เรียกก็ทำให้เราทราบแล้วว่าคืออะไร ใบสำคัญรับจะเขียนเมื่อมีการรับเงินไม่ว่าจะรับเงินอะไรก็ให้พนักงานรวมทั้งตัวเจ้าของกิจการเขียนใบสำคัญรับเพื่อให้ฝ่ายบัญชีออกใบเสร็จและเก็บไว้เป็นหลักฐาน สำหรับใบสำคัญจ่ายจะเขียนเมื่อมีการจ่ายเงินทุกรายการที่เกิดขึ้นของกิจการเพื่อให้ฝ่ายบัญชีจ่ายเช็คหรือเงินสดตามจำนวนที่เขียนในใบสำคัญจ่าย หากไม่อยากออกแบบฟอร์มของกิจการเองก็ไปหาซื้อใบสำคัญทั้งสองชนิดได้ตามห้างที่กล่าวมาแล้ว ขอแสดงตัวอย่างใบสำคัญทั้งสองแบบให้ดูเพื่อจะได้ออกแบบใช้ในกิจการตัวเองได้ง่าย

เจ้าของธุรกิจ SMEs มักมีความกังวลใจมากในการที่ต้องวางระบบบัญชี เพราะไม่ทราบว่าจะเริ่มต้นจากจุดไหนก่อน ปัจจุบันนี้การวางระบบบัญชีง่ายขึ้นกว่าเดิมมากเพราะมีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยวางระบบให้และมีราคาค่าระบบไม่แพงเหมือนสมัยก่อน ผู้ที่จะเริ่มต้นทำธุรกิจควรให้ความใส่ใจในการวางระบบบัญชีให้มาก หากระบบบัญชีมีไม่ครบจะทำให้เป็นปัญหาใหญ่ในอนาคตเมื่อกิจการเติบโตขึ้นเพราะเมื่อบริษัทใหญ่ขึ้นก็ยิ่งจะแก้ไขยากกว่าตอนเริ่มต้นธุรกิจ เจ้าของกิจการที่ไม่ได้จบด้านบัญชีมาไม่ต้องกังวลใจว่าต้องวางระบบบัญชีเอง เพราะมีผู้ที่รับผิดชอบที่จะสามารถวางระบบบัญชีได้โดยขึ้นอยู่กับการตัดสินใจว่าจะเลือกคนกลุ่มไหนใน 3 กลุ่มบุคคลนี้คือ 1. สมุห์บัญชีและพนักงานบัญชีของกิจการเอง ผู้ประกอบการจะต้องคัดเลือกสัมภาษณ์ถึงประสบการณ์ที่เขามีว่าเคยปิดงบการเงินและวางระบบบัญชีได้ไห ไม่ใช่ผู้ที่จบด้านบัญชีจะวางระบบบัญชีได้ทุกคน หากเลือกคนที่วางบัญชีได้แล้วเจ้าของกิจการก็ยังต้องใส่ใจที่จะเรียนรู้ระบบบัญชีของธุรกิจตัวเองไปด้วยเพื่อช่วยอำนวยความสะดวกกับผู้วางระบบในการออกแบบเอกสารเพื่อใช้ในระบบบัญชีด้วย 2. สำนักงานบัญชีหรือผู้ที่รับทำบัญชีอิสระ การคัดเลือกสำนักงานบัญชีเป็นเรื่องสำคัญอย่างมากเพราะหากเลือกสำนักงานที่ไม่รับผิดชอบการทำบัญชีแล้ว คุณอาจต้องเสียค่าปรับหรือเสียภาษีเพิ่มขึ้นได้ การเลือกสำนักงานบัญชีก็ดูจากระยะเวลาที่เขาดำเนินการมา เลือกว่าเขาถนัดในธุรกิจที่เราทำไห เช่นเราเป็นโรงงานผลิตอาหารสำเร็จรูปก็ควรถามเขาว่าได้เคยวางระบบบัญชีของโรงงานผลิตอาหารหรือไม่ เพราะแต่ละสำนักงานก็จะเก่งเรื่องที่เขามีประสบการณ์มาไม่ใช่จะเก่งไปทุกธุรกิจ 3. บริษัทหรือบุคคลที่ขายโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีหรือผู้ที่รับจ้างเขียนโปรแกรมระบบบัญชี ในยุคปัจจุบันนี้บริษัทและห้างร้านส่วนใหญ่นิยมซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีมาใช้มีตั้งแต่ราคาถูกจนถึงราคาแพงมีตั้งแต่หลักพันจนเป็นหลักแสน ขึ้นอยู่กับบริการที่ผู้เขียนโปรแกรมจะให้ หากซื้อโปรแกรมอย่างเดียวราคาค่อนข้างถูกแต่คุณและพนักงานอาจไม่เข้าใจว่าในระบบนั้นมีอะไรบ้างและบางครั้งก็เป็นระบบบัญชีที่ไม่ตรงกับกิจการของเราก็ได้ จึงขอแนะนำให้หาระบบที่ใกล้เคียงกับกิจการของเรา หรือหากมีงบประมาณในการวางระบบบัญชีสูงก็แนะนำให้หาบริษัทเขียนโปรแกรมให้โดยเฉพาะและจ้างคนที่จบด้าน IT มาดูแลระบบอีกชั้นหนึ่งเพื่อแก้ไขปรับปรุงภายหลัง ดังนั้นผู้ประกอบการใหม่ไม่ต้องกังวลใจเรื่องการวางระบบบัญชีอีกแล้วเพียงแต่เลือกให้ได้สักคนในสามกลุ่มข้างบนนี้เพื่อวางระบบเพราะเราก็ไม่สามารถวางระบบได้เองแต่ก็ควรมีความเข้าใจด้วยว่าระบบบัญชีคืออะไร ระบบบัญชีคือระบบงานที่จัดเก็บข้อมูลกิจกรรมทางการค้า รายการค้าที่อยู่ในรูปแบบฟอร์ม หรือเอกสารต่างๆ ที่บันทึกทางการบัญชี โดยระบบจะรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานและการเงินของกิจการ เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดการสามารถปฏิบัติงานที่อยู่ในความรับผิดชอบให้ลุล่วงไปดีและนำเสนอข้อมูลให้แก่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องได้ นอกจากจะใช้ข้อมูลทางการบัญชีเป็นเครื่องวัดผลการดำเนินงานในรอบระยะเวลาที่ผ่านมาแล้ว ธุรกิจที่มีการวางระบบบัญชีที่ดี ยังเป็นเครื่องมือของฝ่ายบริหารในการควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามเป้าหมายด้วย เช่นนำตัวเลขค่าใช้จ่ายมาวิเคราะห์เพื่อลดต้นทุนได้ ลักษณะที่สำคัญของระบบบัญชี คือการจัดทำแบบฟอร์ม การบันทึกรายการที่เกิดขึ้นต่างๆในรูปแบบตัวเงิน และการทำรายงาน เพื่อให้ได้ข้อมูลสำคัญๆที่ผู้บริหารหรือฝ่ายอื่นที่เกี่ยวข้องต้องการด้วย การวางระบบบัญชีสำหรับธุรกิจใหม่ เพื่อให้เกิดความเหมาะสมกับลักษณะของกิจการมีวิธีดำเนินการตามขั้นตอนนี้ 1. กำหนดแบบฟอร์ม หรือเอกสารที่จะใช้สำหรับบันทึกรายการต่างๆของกิจการ 2. กำหนดสมุดบัญชี ซึ่งประกอบด้วยสมุดรายวันและบัญชีแยกประเภท 3. กำหนดรายงาน ที่ต้องเสนอกับผู้บริหารและบุคคลภายนอก 4. กำหนดวิธีการปฏิบัติงานต่างๆ ให้มีการตรวจสอบซึ่งกันและกันโดยใช้วิธียืนยันตัวเลขให้ตรงกัน 5. จัดให้มีเครื่องมือ เครื่องใช้ และอุปกรณ์ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปโดยรวดเร็วเช่น เครื่องคอมพิวเตอร์ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องคิดเลข เป็นต้น 6. กำหนดผู้รับผิดชอบในการปฎิบัติงาน ตามระบบบัญชีที่วางไว้ ส่วนใหญ่จะเป็นเจ้าหน้าที่บัญชี ผู้ประกอบการ SMEs รายย่อมที่เป็นนิติบุคคลและเปิดดำเนินการมานานแล้วแต่ยังไม่เคยวางระบบบัญชีเลย ก็ควรเริ่มต้นวางระบบบัญชีได้แล้วโดยสอบถามบริษัทผู้รับทำบัญชีให้ช่วยวางระบบให้ หรือจะซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้เพื่อการบริหารภายในก็ได้เพราะบริษัทรับทำบัญชีจะปิดงบการเงินให้กับลูกค้าปีละหนึ่งครั้งเท่านั้น สำหรับงบกำไรขาดทุนรายเดือนก็ส่งให้ได้แต่ต้องขึ้นอยู่กับความต้องการของลูกค้าด้วยซึ่งจะมีค่าบริการเพิ่มขึ้นจากเดิม ผู้ประกอบการรายเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ก็สามารถวางระบบบัญชีได้เช่นกันแต่ควรวางเฉพาะระบบการซื้อขายสินค้า ระบบการบริหารสินค้าคงเหลือและระบบลูกหนี้การค้าเท่านั้น เพราะไม่จำเป็นต้องส่งงบการเงินจึงไม่ต้องปิดงบดุลหรืองบแสดงฐานะทางการเงิน แต่การมีระบบบัญชีสำหรับธุรกิจรายเล็กก็เพื่อการควบคุมและใช้ในการวิเคราะห์ได้นั่นเอง

ธุรกิจที่เป็นนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นบริษัทจำกัด บริษัทมหาชน ห้างหุ้นส่วนจำกัด ห้างหุ้นส่วนสามัญนิติบุคคล ต้องยื่นงบการเงินให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ทุกปี ผู้ประกอบการ SMEs ที่เป็นบุคคลธรรมดาหรือร้านค้าจดทะเบียนพาณิชย์ไม่ต้องยื่นงบการเงิน เพราะไม่ใช่นิติบุคคล ผู้ประกอบการรายใหม่ที่เป็นบุคคลธรรมดามักจะสับสนเรื่องงบการเงินเพราะเวลาไปอบรมสัมมนาจะมีการสอนเรื่องงบการเงินและให้จัดทำแผนธุรกิจที่มีงบการเงินครบถ้วนด้วย โดยทั่วไปการอบรมเรื่องแผนธุรกิจจะอธิบายครอบคลุมทุกด้านเพื่อให้มีความรู้ครบเมื่อนำมาใช้กับชีวิตจริงได้ ผู้ประกอบการควรหาข้อมูลและหาความรู้ในข้อกฏหมายและกฏเกณฑ์การดำเนินธุรกิจของตนเองว่ามีข้อบังคับอะไรบ้าง เช่นธุรกิจอาหารที่บรรจุในบรรจุภัณฑ์ที่การเก็บรักษาได้ก็ต้องไปขอ อย.เป็นต้น สำหรับเจ้าของธุรกิจ SMEs ที่เป็นนิติบุคคลที่ต้องจัดทำงบการเงิน จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องงบการเงินเพราะต้องลงนามรับผิดชอบในการส่งงบการเงินด้วย หากมีความผิดพลาดในการจัดทำงบการเงิน และหากไม่ได้นำส่งงบการเงินให้ตรงตามกำหนดก็มีความผิดทางอาญา ผู้ประกอบการหลายคนที่เปิดบริษัทขึ้นมาและไม่ได้มีธุรกรรมซื้อขายใดๆก็เข้าใจว่าไม่ต้องส่งงบการเงินต่อมาก็มีหมายจากตำรวจเรียกไปและก็ถูกปรับเพราะไม่ได้ส่งงบการเงิน ดังนั้นการที่ผู้ประกอบการรายใหม่ที่คิดจะจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลขอให้มีความมั่นใจว่าจะมีธุรกรรมเกิดขึ้นในกิจการอย่างแน่นอนและพร้อมที่จะปฏิบัติตามกฏเกณฑ์และข้อบังคับของกระทรวงพาณิชย์และกรมสรรพากรด้วย งบการเงิน (Financial statement) คือ รายงานทางการเงินที่แสดงฐานะทางการเงินและผลการดำเนินงานของกิจการในระยะเวลาใดเวลาหนึ่ง ณ วันสิ้นงวดบัญชี สำหรับธุรกิจทั่วไปมักจะปิดงบการเงินปีละหนึ่งครั้ง แต่สำหรับธุรกิจที่จดทะเบียนเป็นบริษัทมหาชนจะปิดงบการเงินทุก 3 เดือน ส่วนประกอบของงบการเงินที่สมบูรณ์จะประกอบไปด้วย 5 ส่วนนี้คือ 1. งบแสดงฐานะทางการเงินหรืองบดุล (Balance Sheet) 2. งบกำไรขาดทุน (Profit and Loss Statement) 3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ (Statement of changes in owner’s equity) 4. งบกระแสเงินสด ( Cash Flow statement) 5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน (Note to Financial Statement) งบการเงินตามส่วนประกอบทั้งห้าข้อบอกอะไรเราบ้าง 1. งบแสดงฐานะทางการเงินหรืองบดุล บอกถึงฐานะหรือสถานะของกิจการว่ามีทรัพย์สินและหนี้สินอะไรบ้างและจำนวนเท่าใด 2. งบกำไรขาดทุน ทำให้เราทราบถึงผลการดำเนินงานของกิจการว่ามีกำไรหรือขาดทุน ธุรกิจมีการสามารถในการดำเนินธุรกิจไหม หากขาดทุนต่อเนื่องก็อาจต้องปิดกิจการได้ 3. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ งบนี้บอกให้ทราบถึงการเปลี่ยนแปลงของรายการต่างๆในส่วนของเจ้าของหรือส่วนทุนนั่นเอง เช่นมีทุนเพิ่ม มีกำไรสะสมเพิ่มหรือลดลงเพราะขาดทุน มีการจ่ายเงินปันผลออกไป ทำให้เราทราบถึงการเคลื่อนไหวของเจ้าของ มักมีการจัดทำงบนี้ในบริษัทมหาชน หรือบริษัทขนาดใหญ่ที่มีทุนจำนวนมาก 4. งบกระแสเงินสด บอกให้เราทราบถึงกระแสเงินสดของกิจการว่ามีมากขึ้นหรือน้อยลงจากกิจกรรมใดบ้างและในระหว่างปีได้นำเงินสดไปใช้ในกิจกรรมอะไร 5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน เป็นส่วนประกอบสุดท้ายที่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยสนใจที่จะเปิดดูและมองข้ามไปแต่ก็เป็นส่วนที่สำคัญ เพราะเป็นส่วนที่แสดงข้อมูลทั่วไป เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน นโยบายการบัญชีที่สำคัญ และ รายละเอียดที่ไปที่มาของตัวเลขในรายการบัญชีแต่ละรายการ ในส่วนนี้ยังบอกถึงวิธีการตัดค่าเสื่อมราคาทรัพย์สิน การตั้งหนี้สงสัยจะสูญ การรับรู้รายได้ รายละเอียดทรัพย์สินและหนี้สินที่มี ซึ่งในงบแสดงฐานะทางการเงินและงบกำไรขาดทุนจะมีวงเล็บข้างท้ายเป็นหมายเลขข้อของหมายเหตุประกอบงบและเราก็มาดูรายละเอียดของหมายเลขข้อนั้นจะทำให้เรามีความเข้าใจในงบการเงินนั้นมากขึ้น เจ้าของกิจการที่เป็นนิติบุคคล ควรตรวจสอบงบการเงินของกิจการตนเองก่อนลงนาม เพราะหากมีความผิดเรื่องการปกปิดรายการใดก็จะอาจถูกปรับจากสรรพากรและยังต้องคดีอาญาได้ หากกิจการใดที่ลงบัญชีและปิดงบการเงินตามความเป็นจริงที่เกิดขึ้นทุกรายการแล้ว งบการเงินนั้นก็สามารถนำมาอ่านและวิเคราะห์งบได้เพื่อนำไปวางแผนและบริหารกิจการต่อไป

คำถามยอดฮิตของผู้ประกอบการรายใหม่ที่ชอบถามว่า “การขอสินเชื่อธนาคารนี่ยากไหม” “ใช้เวลานานแค่ไหนถึงจะได้เงินกู้” คำตอบก็คือการกู้เงินจะยากหรือง่ายก็ ขึ้นอยู่กับปัจจัยเหล่านี้ 1. เงินกู้ที่จะขอนั้นไปใช้ทำอะไร หากคุณตอบว่าไปใช้หนี้เก่า ธนาคารก็จะไม่มีทางให้เงินกู้คุณเด็ดขาด เพราะเงินกู้ที่ได้ไปควรนำไปก่อเกิดประโยชน์ในกิจการได้ เช่น นำเงินไปซื้อวัตถุดิบเพราะมีออเดอร์เพิ่มเข้ามาแต่เพราะว่าไม่มีเงินทุนหมุนเวียนเพียงพอที่ไปซื้อวัตถุดิบได้ 2. หากกู้เงินไปเพื่อลงทุนในธุรกิจใหม่ก็จำเป็นต้องมีเงินลงทุนของตนเองมากกว่าเงินที่จะกู้จากธนาคาร ผู้ประกอบการบางรายต้องการลงทุนประมาณ 1 ล้านบาทแต่มีเงินทุนส่วนตัวแค่ 100,000 บาทเท่านั้น ลองคิดดูว่าหากมีใครมากู้เงินจากคุณจำนวน 900,000 บาทในขณะที่เขามีเงินลงทุนเพียง 100,000 บาทเท่านั้น คุณคิดว่าจะให้เขากู้ไหม ดังนั้นโครงสร้างเงินทุนเป็นเรื่องสำคัญที่ธนาคารจะใช้ในการพิจารณา หากเรามีเงินลงทุนประมาณ 60-70% ของการลงทุนและอีก 30% ที่เหลือไปขอสินเชื่อจากธนาคารก็มีโอกาสที่จะได้เงินกู้มากทีเดียว 3. การเดินบัญชีและการรักษาเครดิตของกิจการและของเจ้าของกิจการ มีความสำคัญมาก หากมีหนี้บัตรเครดิตหรือขาดการผ่อนชำระค่าเช่าซื้อรถยนต์แม้จะไม่เคยมีวงเงินกู้กับธนาคารก็ตาม แต่เมื่อธนาคารขอความยินยอมตรวจสอบข้อมูลจากเครดิตบูโรแล้วพบว่ามีหนี้เช่าซื้อค้างชำระประมาณ 2-3 งวด โอกาสที่ได้เงินกู้ก็ยากขึ้น 4. ธนาคารจะวิเคราะห์ว่าธุรกิจที่ผู้ประกอบการมาขอสินเชื่อเป็นธุรกิจที่มีโอกาสสร้างกำไรได้หรือไม่ มีแนวโน้มธุรกิจเป็นอย่างไร และดูภาพรวมของกิจการทั้งหมดด้วย หากเป็นธุรกิจที่มีคู่แข่งขันจำนวนมากและยังต้องให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้การค้าเป็นระยะเวลาที่ยาวด้วย รวมทั้งผลตอบแทนกำไรที่ต่ำก็อาจจะไม่อนุมัติสินเชื่อให้ก็ได้ 5. ผู้ขอสินเชื่อมีหลักทรัพย์ค้ำประกันหรือไม่ หากเป็นเงินกู้จำนวนไม่มากเช่นอยู่ในวงเงินไม่เกิน 200,000 บาทธนาคารก็มักจะขอให้หาบุคคลค้ำประกันแทน ซึ่งคุณสมบัติของบุคคลที่ค้ำประกันควรเป็นข้าราชการหรือพนักงานประจำที่มีเงินเดือนแน่นอน สำหรับวงเงินสินเชื่อที่สูงกว่านั้นธนาคามักจะขอหลักทรัพย์ค้ำประกันที่เป็นที่ดิน สิ่งปลูกสร้าง อาคาร โรงงาน หรือบ้านที่อยู่อาศัยของเจ้าของกิจการ ซึ่งหากกิจการนั้นมีศักยภาพในการแข่งขันสูงแม้ว่าหลักทรัพย์ค้ำประกันจะมีราคาที่ต่ำกว่าวงเงินที่ขอสินเชื่อไปก็ตาม ทางธนาคารก็จะไปขอให้บรรษัทประกันสินเชื่อุตสาหกรรมขนาดย่อม(บสย) เป็นผู้ค้ำประกันในส่วนที่ขาดไปโดยคิดค่าธรรมเนียมการค้ำประกันเพิ่มจากดอกเบี้ยที่ผู้กู้ต้องชำระให้กับธนาคารโดยค่าธรรมเนียมเหล่านี้เป็นรายได้ของ บสย. 6. เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารมีความรู้และประสบการณ์ในการดำเนินธุรกิจมาก่อนหรือไม่ มีความสามารถในการเจาะตลาดเพื่อขายสินค้าของตนเองหรือไม่ มีกลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่เคยเป็นลูกค้าเก่าหรือไม่ หากคุณมีใบสั่งซื้อสินค้าก็ควรนำไปเพื่อเป็นประโยชน์ในการพิจารณาสินเชื่อด้วย ผู้ประกอบการที่สนใจจะยื่นขอกู้กับธนาคารควรตรวจสอบว่าธุรกิจตนเองมีคุณสมบัติที่ดีตามปัจจัยที่กล่าวมาแล้วหกข้อข้างบนหรือไม่ หากมีครบถ้วนก็ไปยื่นขอกู้จากธนาคารได้เลย โดยธนาคารทั่วไปจะมี ขั้นตอนการขอสินเชื่อดังนี้ กรอกแบบฟอร์มการขอกู้เงินพร้อมส่งเอกสารสำคัญของกิจการทั้งหมด (หากมีแผนธุรกิจก็นำส่งด้วยเพื่อเป็นประโยชน์ในการพิจารณา) เจ้าหน้าที่สินเชื่อเข้าไปเยี่ยมชมสถานประกอบการพร้อมสัมภาษณ์เจ้าของหรือผู้บริหาร หากสนใจในการให้สินเชื่อเจ้าหน้าที่ก็ให้ลงนามยินยอมในการตรวจสอบข้อมูลของผู้ขอกู้จากเครดิตบูโร เจ้าหน้าที่สินเชื่อขอหลักทรัพย์ค้ำประกันหรือบุคคลค้ำประกัน โดยมีการประเมินราคาหลักประกันก่อนทุกครั้ง เจ้าหน้าที่สินเชื่อตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารหรืออาจขอเอกสารเพิ่มเติมจากผู้กู้ เมื่อได้ครบถ้วนก็จะนำจัดทำรายงานขออนุมัติสินเชื่อส่งให้กับฝ่ายวิเคราะห์สินเชื่อต่อไป เรื่องขอสินเชื่อถูกส่งไปยังฝ่ายวิเคราะห์สินเชื่อ โดยมีการวิเคราะห์ปัจจัยต่างๆที่กล่าวมาในหกข้อข้างต้นและฝ่ายวิเคราะห์ยังมีการตรวจสอบและรับราคาประเมินทรัพย์สิน หากฝ่ายวิเคราะห์ตรวจสอบแล้วเห็นควรอนุมัติก็จะส่งฝ่ายบริหารหรือผู้มีอำนาจในการอนุมัติสินเชื่อ รอผลการพิจารณาอนุมัติจากผู้มีอำนาจหรือคณะกรรมการสินเชื่อ แจ้งผลการพิจารณากับผู้ขอสินเชื่อ จากขั้นตอนการขอสินเชื่อจนถึงการพิจารณาอนุมัตินั้นอาจใช้ระยะเวลาพอสมควรขึ้นอยู่ว่าเป็นธนาคารไหน และขึ้นอยู่กับจำนวนผู้ยื่นขอสินเชื่อว่ามีผู้ยื่นมากน้อยเพียงใด บางธนาคารมีการจัดโปรโมชั่นการให้สินเชื่อก็จะมีคิวที่ยาวและอาจต้องใช้เวลานานมาก โดยทั่วไปการขอสินเชื่อจากธนาคารพาณิชย์จะเร็วกว่าธนาคารภาครัฐคือประมาณ 1-3 เดือนก็จะทราบผลการพิจารณา สำหรับธนาคารภาครัฐอาจกินเวลาที่ยาวที่สุดคือ 6 เดือนแต่โดยทั่วไปจะใช้เวลาประมาณ 2-4 เดือน ก็จะทราบผลการพิจารณาได้ สำหรับขั้นตอนการรับเงินกู้จะใช้เวลาไม่นานหากผลการพิจารณาอนุมัติแล้วเพียงแต่ผู้กู้ต้องรีบจัดเตรียมเอกสารให้ครบถ้วนเพื่อจะได้รับเงินกู้โดยเร็ว

ผู้ประกอบการมักสงสัยว่าทำไมการขอสินเชื่อหรือขอเงินกู้ถึงได้ยุ่งยากมากนัก เวลาไปพบเจ้าหน้าที่ธนาคารก็จะมีการตั้งคำถามมากมาย ถามทั้งเรื่องธุรกิจและเรื่องส่วนตัวเสร็จแล้ว ก็ไม่เห็นอนุมัติให้วงเงินกู้เลย การพิจารณาให้สินเชื่อของธนาคารหรือสถาบันการเงินทั้งไทยและต่างประเทศก็มีหลักเกณฑ์คล้ายๆกันโดยทั่วไปจะใช้หลักเกณฑ์สองหลักเกณฑ์ในการให้สินเชื่อมาพิจารณา เมื่อผู้ขอสินเชื่อผ่านหลักเกณฑ์ที่หนึ่งแล้วเจ้าหน้าที่สินเชื่อก็จะไปวิเคราะห์ในหลักเกณฑ์ที่สองต่อไปคือ หลักเกณฑ์ 3 P หลักเกณฑ์ 5 C 1. หลักเกณฑ์ 3 P ประกอบไปด้วย Purpose, Payment, Protection Purpose (วัตถุประสงค์ในการกู้เงิน) ผู้กู้จะนำเงินกู้ไปทำอะไรแล้วเกี่ยวกับกิจการหรือไม่ ให้ไปแล้วจะช่วยให้กิจการมีกำไรมากขึ้นหรือไม่ - วัตถุประสงค์ควรเป็นสิ่งที่ดี ไม่ผิดกฎหมายหรือจารีตและศีลธรรม - วัตถุประสงค์ต้องไม่มีความเสี่ยงที่สูงเกินไป - วัตถุประสงค์ควรจะเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวมและทำให้กิจการมีผลดำเนินการที่ดีขึ้น Payment (การชำระเงินกู้) พิจารณาดูแหล่งที่มาของการชำระคืนเงินกู้ และระยะเวลาการชำระคืน - มีความสามารถในการชำระคืนในระยะเวลาที่กำหนดหรือไม่ - มีความสามารถในการชำระคืนภายใต้ภาวะวิกฤติหรือเศรษฐกิจตกต่ำหรือไม่ - พฤติกรรมการชำระเงินที่ผ่านมาในอดีต มีปัญหาการชำระเงินคืนจากที่อื่นไหม มีวินัยการเงินหรือไม่ Protection (การป้องกันความเสี่ยง) มีหลักประกันหรือบุคคลค้ำประกัน - มีความสามารถในการเพิ่มทุนหรือไม่ หากเกิดภาวะขาดทุนติดต่อกันจนทุนติดลบ 2. หลักเกณฑ์การวิเคราะห์สินเชื่อด้วย 5 C คือ ให้หลักการดู Character, Capacity, Capital, Collateral, Condition เจ้าหน้าที่วิเคราะห์สินเชื่อมักใช้หลักเกณฑ์นี้ในการวิเคราะห์ ซึ่งนิยมใช้กันมานานแล้วโดยเริ่มจาก Character (บุคลิก ลักษณะและความตั้งใจจริงของผู้กู้) - ดูภูมิหลังของเจ้าของ ดูการศึกษาและตำแหน่งหน้าที่ในสังคม บุคลิกลักษณะและแนวคิด - ประวัติการทำงาน ประสบการณ์ ชื่อเสียงในการทำงานของกิจการและเจ้าของ - ประวัติการใช้เงินกู้กับสถาบันการเงินอื่นๆ ความรับผิดชอบ ความตรงต่อเวลา - ประวัติการใช้เงินกู้กับสถาบันการเงินอื่นๆ ความรับผิดชอบ ความตรงต่อเวลา Capacity (ความสามารถในการทำกำไรและการชำระหนี้) - ดูยอดขายและความสามารถในการทำกำไร ผลการดำเนินงานของกิจการ - กระแสเงินสดสุทธิเพียงพอกับการผ่อนชำระหรือไม่ - ลักษณะและขนาดของธุรกิจ - นโยบายการบริหาร วิสัยทัศน์ เป้าหมายของกิจการ - มีศักยภาพในการแข่งขันหรือไม่และยังมีช่องว่างทางการตลาดให้เข้าไปหรือไม่ Capital (เงินทุนของเจ้าของกิจการหรือผู้ถือหุ้น) - ดูโครงสร้างเงินทุน - ดูทรัพย์สินถาวรของเจ้าของและผู้ถือหุ้น - ดูภาระการติดจำนองและคดีความต่างๆที่เจ้าของกิจการถูกดำเนินคดี - ดูหนี้สินและทรัพย์สินของกิจการ Collateral (หลักค้ำประกัน) เพื่อป้องกันหนี้สูญ สถาบันการเงินจะขอหลักทรัพย์หรือบุคคลค้ำประกัน - ดูประเมินราคาที่ดินและสิ่งปลูกสร้าง - ใช้สิทธิการเช่าเป็นหลักประกัน - โอนหุ้นสามัญ หุ้นกู้เป็นหลักประกัน - ใช้ตั๋วสัญญาใช้เงินเป็นหลักประกัน - บุคคล/นิติบุคคลเป็นผู้ค้ำประกัน - โอนสิทธิรับเงินจากสัญญาจ้างงานเป็นหลักประกัน Condition (สภาวการณ์และสภาวะแวดล้อมทางธุรกิจ) มักวิเคราะห์ถึงภาวะเศรษฐกิจและการเงินของประเทศและธุรกิจที่มาขอสินเชื่อเพื่อป้องกันหรือลดความเสี่ยงด้วย - ดูว่ามีการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีในธุรกิจนี้หรือไม่ - เกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมผู้บริโภค - สภาวะทางการเมืองที่ไม่มีเสถียรภาพ - สภาวะทางเศรษฐกิจและสังคม - นโยบายการค้าระหว่างประเทศ - ระเบียบศุลกากรและอัตราแลกเปลี่ยนเงินตรา ผู้ประกอบการที่ทราบถึงหลักเกณฑ์ทั้ง 3P และ 5C แล้วลองนำไปวิเคราะห์ตนเองก่อนที่จะไปขอสินเชื่อธนาคารเพื่อหาแนวทางในการตอบคำถามที่ทางเจ้าหน้าที่จะถามเพื่อวิเคราะห์ทั้งสองหลักเกณฑ์ หากผู้ประกอบการได้เตรียมตัวไว้ก่อนให้ได้ตามหลักเกณฑ์ทั้งสอง ก็จะเป็นประโยชน์อย่างมากในการขอสินเชื่อ หากสถาบันการเงินไม่อนุมัติสินเชื่อให้ก็ลองสอบถามดูว่าไม่เป็นไปตามหลักเกณฑ์ข้อไหนเพื่อที่จะหาทางแก้ไขและปรับปรุงต่อไปได้

ผู้ประกอบการหลายท่านมีความเข้าใจผิดที่คิดว่าการเขียนแผนธุรกิจออกมาดีจะต้องได้เงินกู้แน่นอนเมื่อนำแผนไปขอเงินกู้จากธนาคาร ตามที่ได้อธิบายในบทความเรื่องหลักเกณฑ์ที่สถาบันการเงินใช้พิจารณาการให้สินเชื่อและเรื่องการยื่นขอสินเชื่อแล้ว ผู้ประกอบการก็คงจะพอเข้าใจว่าธนาคารมองธุรกิจและตัวเจ้าของกิจการเป็นสำคัญในอันดับแรกก่อน ส่วนการเขียนแผนธุรกิจเป็นเพียงส่วนหนึ่งที่จะช่วยให้การขอสินเชื่อเร็วขึ้นเพราะเจ้าหน้าที่ไม่ต้องสัมภาษณ์หรือหาข้อมูลมากนักการมีแผนธุรกิจทำให้ประหยัดเวลาการหาข้อมูลของเจ้าหน้าที่สินเชื่อเท่านั้นเองรวมทั้งการแผนธุรกิจก็จะช่วยให้ผู้เขียนได้ศึกษาความเป็นไปได้ของธุรกิจมากขึ้นอีกด้วย มีผู้ประกอบการจำนวนมากที่ไปอบรมการเขียนแผนธุรกิจและส่งแผนให้ธนาคารเพื่อขอสินเชื่อแล้วแต่ได้รับการปฎิเสธไม่ให้วงเงินจึงมีความเข้าใจผิดว่าทำไมมีแผนธุรกิจให้แล้วทำไมยังไม่ให้เงินกู้อีก ปัจจัยที่ธนาคารให้ความสำคัญในเบื้องต้นของการให้สินเชื่อก็คือ 1. ผู้ประกอบการรายนั้นเป็นลูกหนี้ NPL(มีหนี้ค้างเกิน 3 งวดขึ้นไป) หรือไม่ 2. ภาพรวมหรือแนวโน้มของธุรกิจของผู้ขอกู้เป็นอย่างไร ธุรกิจเป็นขาขึ้นหรือขาลง 3. ธุรกิจมีความเป็นไปได้หรือไม่ มีผลกำไรสูงหรือไม่ มีเงินเหลือพอชำระหนี้หรือไม่ 4. หลักทรัพย์ค้ำประกันเป็นอย่างไร จากปัจจัยสำคัญที่กล่าวมาแล้วข้างต้นนั้น ถ้าเราเขียนแผนธุรกิจด้วยตัวเองก็จะทำให้เจ้าหน้าที่ธนาคารได้ข้อมูลมากขึ้นในเรื่องภาพรวมและแนวโน้มของธุรกิจรวมทั้งมีทราบถึงความเป็นไปได้ของธุรกิจของเราด้วย (ข้อ 2,3) แม้ว่าแผนธุรกิจจะเขียนดีอย่างไรก็ตามหากผู้ประกอบการเป็นลูกหนี้ NPLและไม่มีหลักทรัพย์ค้ำประกันก็ไม่ได้เงินกู้เช่นกัน การเขียนแผนธุรกิจขอเงินกู้มีความคล้ายกับแผนธุรกิจทั่วไปแต่มีส่วนที่เพิ่มเติมมากขึ้นอีกหนึ่งส่วนคือรายละเอียดการขอกู้ซึ่งในแผนธุรกิจจะไม่มีส่วนนี้เลย แต่ส่วนนี้ที่ธนาคารถือว่ามีความสำคัญมาก ทางศูนย์ BSC ได้จัดเตรียมแบบฟอร์มการเขียนแผนขอสินเชื่อให้กับผู้ที่สนใจจะจัดทำแผนเพื่อเสนอต่อธนาคารเพื่อขอเงินกู้ด้วย โดยสามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ แผนธุรกิจขอสินเชื่อนี้จะมีทั้งหมด 5 ส่วนดังนี้ ส่วนที่ 1 เป็นรายละเอียดการขอกู้ (ขอสินเชื่อ) มีทั้งหมด 5 หัวข้อเล็กประกอบไปด้วย รายละเอียดของผู้ขอกู้ ควรใส่ให้ครบเพื่อให้ธนาคารติดต่อกลับมาง่ายขึ้น วัตถุประสงค์ในการขอกู้ ให้บอกถึงเงินที่จะขอกู้จะนำไปใช้ในเรื่องอะไรบ้าง การติดต่อกับสถาบันการเงิน บอกถึงธนาคารหรือสถาบันการเงินที่เรามีหนี้สินอยู่และให้รายละเอียดว่ามีวงเงินเท่าไหร่ มีหลักประกันอะไรบ้าง ตามตารางที่ให้กรอก หากเราไม่เขียนข้อนี้ในที่สุดธนาคารที่เรายื่นขอกู้ก็ต้องสอบถามหรือขอดูข้อมูลจากเครดิตบูโรได้เช่นกัน วงเงินสินเชื่อที่ต้องการ บอกถึงจำนวนเงินที่จะขอกู้ ระยะเวลาที่จะผ่อนชำระและความสามารถที่ผ่อนชำระได้ การบอกวงเงินสูงเกินไปก็จะทำให้ธนาคารไม่สนใจแผนกู้เงินของเราเลยควรขอวงเงินตามความต้องการที่จะใช้เงินจริงๆ หลักประกันการขอสินเชื่อ ในการขอสินเชื่อที่มีวงเงินสูงจำเป็นต้องมีหลักประกันเช่น บ้าน,ที่ดิน, สิ่งปลูกสร้าง จำนองเป็นหลักทรัพย์ค้ำประกันให้ธนาคารได้ หากวงเงินต่ำกว่า 300,000 บาทก็อาจใช้เป็นบุคคลค้ำประกันได้ ถ้าราคาประเมินหลักทรัพย์ไม่เพียงพอกับวงเงินสินเชื่อที่ขอไว้ทางธนาคารก็อาจไปขอให้บรรษัทประกันสินเชื่ออุตสาหกรรมขนาดย่อม (บสย.) ค้ำประกันในส่วนที่ขาดไปก็ได้ ส่วนที่ 2 ประวัติและลักษณะของธุรกิจ ส่วนนี้จะให้ข้อมูลกิจการของผู้ขอสินเชื่อบอกถึงจุดแข็งจุดอ่อนของกิจการ, เป้าหมายและกลยุทธ์ของกิจการ ส่วนที่ 3 การดำเนินงานของธุรกิจ ส่วนนี้จะให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับการบริหารจัดการธุรกิจของผู้กู้คือ ด้านการตลาด จะอธิบายตั้งแต่ผลิตภัณฑ์ของกิจการ, กลุ่มลูกค้าเป้าหมาย, รายชื่อลูกค้ารายใหญ่, รายชื่อคู่แข่งขัน, ประมาณการยอดขายในอนาคต ด้านการผลิต จะอธิบายถึง กำลังการผลิต, ขั้นตอนการผลิต,การจัดซื้อวัตถุดิบ, การควบคุมคุณภาพและการได้รับการรับรองคุณภาพและมาตรฐาน ด้านบริหารจัดการ จะอธิบายถึงการแบ่งผังองค์กร ประวัติของเจ้าของกิจการและผู้บริหารของกิจการ รวมถึงจำนวนของพนักงานทั้งหมด ส่วนที่ 4 ผลการดำเนินการของธุรกิจ ส่วนนี้จะเป็นส่วนที่แสดงถึงงบการเงินของกิจการที่ผ่านมาว่ามีผลการดำเนินงานเป็นอย่างไร และเป็นส่วนที่ผู้ขอสินเชื่อจัดทำประมาณการงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะทางการเงิน งบกระแสเงินสด เพื่อให้ธนาคารทราบว่ากิจการจะมีผลตอบแทนอย่างไรในอนาคตเมื่อได้รับการสนับสนุนสินเชื่อจากธนาคารและในส่วนนี้มีเรื่องของความเสี่ยงและการป้องกันความเสี่ยงให้ผู้ประกอบการวิเคราะห์เองว่ากิจการมีความเสี่ยงอะไรบ้างและแต่ละความเสี่ยงอยู่ในระดับใด รวมทั้งวิธีป้องกันความเสี่ยงด้วย ส่วนที่ 5 เอกสารประกอบคำขอกู้ เป็นส่วนที่ผู้ขอกู้ควรถ่ายสำเนาเอกสารที่จำเป็นต้องนำไปประกอบการพิจารณาเพื่อให้การขอสินเชื่อรวดเร็วขึ้นไม่ต้องเสียเวลาขอเอกสารกันไปมา ถ้าผู้ประกอบการเคยเขียนแผนธุรกิจไว้แล้วก็จะเห็นว่าแผนขอเงินกู้นี้มีส่วนที่แตกต่างจากแผนธุรกิจทั่วไป 2 ส่วนคือส่วนที่ 1 และส่วนที่ 3 แต่ทั้งสองส่วนนี้เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้เจ้าหน้าที่ธนาคารมีความเข้าใจในรายละเอียดที่ผู้กู้ขอกู้มากขึ้นรวมทั้งได้เห็นสำเนาเอกสารที่แนบไปพร้อมกับแผนกู้เงินทำให้การขอกู้เงินทราบผลการพิจารณาอนุมัติได้เร็วขึ้น

ผู้ประกอบการธุรกิจส่วนใหญ่มักชอบพูดว่าช่วงนี้ขาดเงินทุนหมุนเวียน หรือตอนนี้ไม่มีเงินทุนหมุนเวียนเลย อยากจะกู้เงินเพื่อไปใช้เป็นเงินทุนหมุนเวียน เมื่อได้ซักถามลงรายละเอียดว่าเงินทีต้องการจะหมุนเวียนนั้นจะไปซื้ออะไรบ้าง บางครั้งจะได้คำตอบว่า ซื้อเครื่องจักร ซื้อเตาอบขนมเค๊ก ซื้อเครื่องชงกาแฟ ตกแต่งร้าน หรือซื้อรถบรรทุกไว้ใช้งาน ฯลฯคำตอบเหล่านี้ไม่ใช่เป็นการนำเงินไปใช้เพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนเลย ทาง BSC จึงขออธิบายความหมายของเงินทุนหมุนเวียนให้เข้าใจง่ายๆ เงินทุนหมุนเวียนคือเงินที่ถูกนำไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนนั่นเอง คำว่าหมุนเวียนนั้นเราจำกัดความตามหลักการบัญชีว่าทรัพย์สินหมุนเวียนคือทรัพย์สินที่มีอายุไม่เกิน 1 ปี หนี้สินหมุนเวียนก็คือหนี้สินที่เราต้องใช้คืนภายในไม่เกิน 1 ปีเช่นกัน ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่นำไปหมุนเวียนไม่เกินหนึ่งปีโดยจะนำไปซื้อหรือไปใช้ในทรัพย์สินหมุนเวียนดังต่อไปนี้ 1. ลูกหนี้การค้า การเพิ่มยอดขายได้กิจการก็จำเป็นต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อ ซึ่งผู้ซื้อที่ยังไม่ได้ชำระเงินจะถูกเรียกว่าลูกหนี้การค้า โดยส่วนใหญ่มักให้ระยะเวลาการชำระเงิน (เครดิตเทอม)ประมาณ 30-90 วัน ดังนั้นกิจการที่ให้เครดิตเทอมลูกค้าจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนเพื่อนำไปซื้อวัตถุดิบก่อนและกว่าจะได้รับเงินกลับมาก็อีกเป็นเดือน ยิ่งให้เครดิตเทอมระยะยาวก็ยิ่งต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมาก ยกตัวอย่างว่า บริษัทแห่งหนึ่ง มีการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้า 60 วัน ( 2 เดือน) หากมียอดขายเงินเชื่อเดือนละ 100,000 บาทบริษัทฯนี้จำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนไปใช้ในลูกหนี้การค้าอย่างน้อย 200,000 บาท (100,000x2) และยังต้องสำรองเผื่อไว้ในกรณีลูกหนี้การค้าชำระเงินล่าช้าอีกด้วย 2. สินค้าคงเหลือ (สินค้าคงคลังหรือสต๊อก) ซึ่งมีทั้ง วัตถุดิบ, อุปกรณ์พวกอะไหล่, งานระหว่างทำ (งานที่ยังผลิตไม่เสร็จ ยังอยู่ในไลน์การผลิต) และสินค้าสำเร็จรูป (ที่จำเป็นต้องสต๊อกไว้เพื่อมีสินค้าขายตลอด) สินค้าคงเหลือทั้งหมดที่กล่าวมาแล้วนั้น ธุรกิจประเภทผลิตจำเป็นต้องมีสต๊อกเก็บไว้ทั้งสต๊อกวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูปเพื่อไม่ให้มีปัญหาสินค้าขาดมือหรือไม่มีสินค้าขายกับลูกค้าได้ สำหรับธุรกิจประเภทซื้อมาขายไปก็จำเป็นต้องสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปเช่นกันเพื่อมีสำรองไว้เมื่อลูกค้าต้องการ ดังนั้นทุกกิจการต้องมีเงินทุนหมุนเวียนในสินค้าคงเหลือทั้งสิ้นอาจยกเว้นธุรกิจบริการบางประเภทเท่านั้น การที่จะมีสต๊อกจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับนโยบายการเก็บสต๊อกของแต่ละแห่งและก็ขึ้นอยู่กับยอดขายด้วย ยิ่งมียอดขายสูงยิ่งจำเป็นต้องมีเงินทุนหมุนเวียนสำหรับการเก็บสต๊อกมาก หากกิจการใดที่มีรายการสินค้ามากทั้งแบบและสี ก็ยิ่งต้องมีเงินทุนหมุนเวียนจำนวนมากขึ้นเพื่อเก็บสินค้าสำเร็จรูปไว้ทุกรายการด้วย 3. เงินสดในมือ ไม่ว่ากิจการใดก็ตามจำเป็นต้องมีเงินสดในมือทั้งสิ้น ที่มีเงินสดไว้ก็เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและเพื่อเตรียมไว้ในยามฉุกเฉิน การเตรียมเงินสดในมือเพื่อเป็นเงินทุนหมุนเวียนนั้นจะมีจำนวนมากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจและขนาดของธุรกิจด้วย ธุรกิจที่มีขนาดใหญ่จำเป็นต้องมีเงินสดในมือสูงกว่าขนาดเล็ก และธุรกิจที่ต้องซื้อวัตถุดิบเป็นเงินสดก็ต้องสำรองเงินสดมากกว่าธุรกิจที่ได้รับเครดิตจากเจ้าหนี้การค้าด้วย กิจการที่จดทะเบียนนิติบุคคลในรูปแบบบริษัทจำกัด หรือห้างหุ้นส่วนจำกัด จะสามารถคำนวณหาความต้องการของเงินทุนหมุนเวียนได้ง่ายกว่ากิจการคนเดียวโดยดูจากงบการเงินของกิจการได้ โดยมีวิธีการคำนวณดังนี้ ยกตัวอย่างงบแสดงฐานะทางการเงิน (งบดุล) ของกิจการแห่งหนึ่ง หากเงินทุนหมุนเวียนติดลบ ก็แสดงว่ากิจการนั้นขาดสภาพคล่องในการชำระหนี้ระยะสั้น หากกู้เงินเพิ่มไม่ได้ก็จะมีปัญหาการชำระหนี้และการเสียเครดิตได้ จากตัวอย่างข้างบนจะเห็นว่าเงินทุนสุทธิมีค่าเป็นบวกอยู่จำนวน 380,000 บาท นั่นคือสินทรัพย์หมุนเวียนมีมากกว่าหนี้สินหมุนเวียน แสดงถึงการมีความสามารถในการชำระหนี้สินระยะสั้นได้เมื่อถูกทวงถาม นั่นก็คือกิจการยังมีสภาพคล่อง ปัจจัยที่มีผลกระทบในการสำรองเงินทุนหมุนเวียนคือ ยอดขายของกิจการ ยิ่งขายมาก จำนวนเงินสูงก็ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมากเพราะต้องลงเงินในวัตถุดิบ อุปกรณ์ ค่าแรงที่มากขึ้น ระยะเวลาการให้เครดิตเทอมกับลูกหนี้การค้า ยิ่งเครดิตเทอมที่ยาวจะต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนที่มากตามไปด้วย หากกิจการใดขายเงินสดก็ไม่จำเป็นต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนในส่วนนี้เลย ขนาดของกิจการ ธุรกิจขนาดใหญ่มียอดขายสูงต้องการเงินทุนหมุนเวียนมากกว่าธุรกิจขนาดเล็กที่มียอดขายต่ำ ประเภทธุรกิจ ธุรกิจที่ขายสินค้าด้วยเงินเชื่อมีเครดิตเทอมระยะยาวย่อมต้องการเงินทุนหมุนเวียนสูงกว่าธุรกิจที่ขายเงินสดและธุรกิจประเภทบริการ สินค้าที่มียอดขายตามฤดูกาลต้องการเงินทุนสำรองมากในช่วงที่เป็นฤดูกาลขาย กิจการที่ใช้เทคโนโลยีสูง และทันสมัยมาผลิต จะใช้เงินทุนหมุนเวียนน้อยกว่ากิจการที่ใช้แรงงานคนผลิต ภาวะเศรษฐกิจ มีผลกระทบต่อเงินทุนหมุนเวียนมาก เมื่อเศรษฐกิจตกต่ำ ลูกหนี้การค้ามักค้างชำระและจ่ายไม่ตรงตามกำหนดทำให้ผู้ขายต้องสำรองเงินทุนหมุนเวียนมากขึ้น ดังนั้นเงินทุนหมุนเวียนก็คือเงินที่เราจะไปซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าแรงและค่าใช้จ่ายต่างๆในการดำเนินงานของธุรกิจ เพื่อช่วยให้เราสามารถผลิตสินค้าออกมาขายได้ นอกจากนั้นเงินทุนหมุนเวียนนี้ยังต้องนำไปใช้ให้ในการให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้การค้าและนำไปสำรองไว้ในสินค้าคงเหลืออีกด้วย

ธุรกิจไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีเงินสดในมือให้เพียงพอในการดำเนินธุรกิจได้ เปรียบเหมือนบุคคลทั่วไปที่จะออกจากบ้านไปทำงานหรือไปทำธุระอะไรก็ตาม หากในกระเป๋าสตางค์ไม่มีเงินหรือมีไม่ถึง 100 บาทคนนั้นก็คงไม่กล้าออกจากบ้านหรือออกไปแบบขาดความมั่นใจ ไม่กล้าซื้อหรือกินอะไรเลย ดังนั้นการทำธุรกิจก็เช่นกัน เงินสดในมือจึงมีความจำเป็นต้องมีไว้เพื่อเหตุผลดังนี้ 1. เพื่อเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินธุรกิจ 2. เพื่อป้องกันเงินสดขาดมือ (เปรียบเหมือนคนทั่วไปที่จะต้องมีเงินเมื่อจะต้องออกจากบ้านนั่นเอง) 3. เพื่อสำรองไว้ในกรณีฉุกเฉิน 4. เพื่อไว้เก็งกำไร กรณีมีเงินสดเหลือก็เป็นโอกาสที่จะลงทุนระยะสั้นทำให้มีโอกาสได้ผลตอบแทนสูงได้ ส่วนที่ 1 มาจากทรัพย์สินหมุนเวียน ก็คือลูกหนี้การค้าที่ชำระเงินคืน และสินค้าคงเหลือเป็นพวกวัตถุดิบ สินค้าสำเร็จรูปที่เราขายออกไปได้นั่นเอง ส่วนที่ 2 มาจากหนี้สินหมุนเวียน ก็คือเจ้าหนี้การค้าที่ให้เครดิตเทอมที่มีระยะยาวขึ้น หรือมาจากการได้รับเงินกู้ยืมระยะสั้นจากธนาคารหรือเจ้าหนี้อื่นๆที่ให้กู้เงิน ส่วนที่ 3 มาจากทุนของเจ้าของ หรือจากผู้ถือหุ้น (กรณีเป็นนิติบุคคล) ซึ่งส่วนของทุนนี้มาจากการเพิ่มทุนให้กับธุรกิจเพื่อให้มีเงินสดหมุนเวียนในมือมากขึ้น และในส่วนนี้เองจะรวมถึงกำไรจากการดำเนินงานด้วยเพราะกำไรที่เพิ่มขึ้นก็ทำให้เงินสดหมุนเวียนเพิ่มขึ้นตาม เมื่อเราทราบว่าเงินสดในมือมาจากสามแหล่งนี้แล้ว เราก็ควรทราบถึงเทคนิคในการบริหารเงินสดจาก3 แหล่งนี้ด้วยเช่นกัน เทคนิคในการบริหารเงินสดมีดังนี้ 1. การจัดทำงบประมาณการเงินสด (Cash budget) เพื่อป้องกันไม่ให้เงินขาดมือ การจัดทำงบประมาณเงินสดนั้นเป็นการวางแผนการใช้เงินระยะสั้นในแต่ละเดือนโดยมีวิธีการลงบันทึกเงินสดรับว่าในเดือนนี้เราจะได้รับเงินสดจากการขายหรือจากแหล่งเงินไหนเป็นจำนวนเท่าไหร่ สำหรับเงินสดจ่ายเราก็จะบันทึกว่าในเดือนนี้เรามีรายการจ่ายอะไรบ้างเช่นจ่ายค่าวัตถุดิบ ค่าแรงงาน ค่าใช้จ่ายในการผลิต หรือจ่ายหนี้ที่ต้องชำระในแต่ละเดือน เมื่อนำมาหักลบกันระหว่างเงินสดรับและเงินสดจ่าย เราก็จะทราบว่าจะมีเงินสดเหลือจำนวนเท่าไหร่ หากไม่มีเงินสดเหลือเพียงพอที่จะจ่ายได้ก็จะได้วางแผนจัดหาเงินสดมาได้ทันเวลา การจัดทำงบประมาณการเงินสดรับจ่ายนั้นจำเป็นอย่างมากสำหรับธุรกิจที่มีสภาพคล่องต่ำ มีเงินสดในมือจำนวนน้อย 2. เร่งขบวนการเก็บเงินให้เร็วขึ้น ในการดำเนินธุรกิจทั่วไปมีความจำเป็นที่ต้องให้เครดิตเทอมกับผู้ซื้อสินค้าจึงทำให้ธุรกิจจำเป็นต้องหาเงินมาเพื่อหมุนเวียนในลูกหนี้การค้าด้วย ยกตัวอย่างกิจการหนึ่งมียอดขายเดือนละ 100,000 บาทหากให้เครดิตเทอมนาน 30 วันก็ต้องหาเงินสดมาใช้หมุนเวียนในลูกหนี้การค้าเพิ่มอีก 100,000 บาท หากลูกหนี้ชำระไม่ตรงตามกำหนด กิจการนั้นก็ยิ่งจำเป็นต้องหาเงินสดมาเพิ่มในส่วนที่ลูกหนี้ยังไม่ชำระอีกด้วย กรณีที่เรามีความต้องการเงินสดมากขึ้นและต้องการใช้เงินด่วนเราก็สามารถใช้กลยุทธ์การให้ส่วนลดเงินสดกับลูกหนี้การค้าได้ โดยแจ้งตั้งแต่วันซื้อว่าหากเขาจ่ายเป็นเงินสดภายใน 7 วันเราก็จะให้ส่วนลดอีกร้อยละ 2 (2% ของยอดซื้อ) ซึ่งวิธีนี้จะทำให้ผู้ซื้อที่ต้องการได้รับส่วนลดก็จะซื้อเงินสดทันทีหรือชำระภายใน 7 วัน วิธีการให้ส่วนลดนี้จะช่วยให้กิจการได้เงินสดเร็วขึ้นเราจะใช้ก็เฉพาะกรณีที่ต้องการเงินสดหรือขาดเงินทุนหมุนเวียน นอกจากการให้ส่วนลดเงินสดแล้ว เราควรใช้วิธีเร่งรัดหนี้สินควบคู่ไปพร้อมกันด้วย การเร่งรัดหนี้สินควรทำทันทีที่ลูกหนี้ครบกำหนดการชำระเงินแต่ยังคงผลัดผ่อนไม่ยอมชำระ ก็จำเป็นต้องติดตามทวงถามอย่างใกล้ชิดและระมัดระวังที่จะให้เครดิตเทอมแก่ลูกหนี้รายนี้ในครั้งต่อไปด้วย 3. เร่งขบวนการเคลียร์ริ่ง (Clearing process) ให้เร็วขึ้น กรณีที่กิจการได้รับเช็คล่วงหน้าหรือเป็นเช็คของสาขาต่างจังหวัดก็ควรรีบส่งไปรอเคลียร์ริ่งที่ธนาคารให้ตรงกับวันที่ของเช็คโดยไม่ต้องรอให้ถึงวันนั้นแล้วค่อยไปธนาคารเพราะปัจจุบันธนาคารมีบริการด้านการดูแลการเคลียร์ริ่งเช็คให้กับลูกค้าแล้ว 4. เร่งการเก็บเงินลูกหนี้ที่จ่ายด้วยบัตรเครดิต วิธีนี้กิจการต้องรีบส่งบิลไปเรียกเก็บเงินกับธนาคารทันทีในวันรุ่งขึ้นที่ลูกค้ารูดบัตร นอกจากนั้นก็ควรใช้วิธีเจรจาขอลดค่าธรรมเนียมการใช้บัตรเครดิตด้วยเพื่อลดต้นทุนของกิจการ 5. ชะลอการจ่ายเงินสดออกให้ช้าที่สุด หากกิจการใดขาดสภาพคล่องและขาดเงินสดในมือก็มีความจำเป็นต้องพิจารณาว่ามีเจ้าหนี้รายใดที่จะสามารถเจรจาขอยืดอายุการชำระหนี้ให้ช้าลงได้ และมีรายจ่ายรายการใดที่ยังไม่จำเป็นต้องจ่ายได้บ้างก็อาจชะลอการชำระออกไปก่อน สำหรับสิ่งที่ต้องห้ามในการไม่จ่ายนั้นก็คือค่าแรง และเงินเดือนพนักงาน รวมทั้งหนี้ที่ครบกำหนดชำระของธนาคาร เพราะรายการเหล่านี้มีผลอย่างมากต่อกิจการ หากพนักงานนำไปพูดภายนอกทำให้กิจการเสียเครดิตได้และยังอาจเสียพนักงานที่ทำงานดีๆไปอีกด้วย นอกจากการพิจารณาเรื่องการชะลอจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วยังมีวิธีที่บริษัทใหญ่ๆมักนิยมใช้กันนั่นก็คือวิธีการกำหนดขั้นตอนการจ่ายเงินให้กับผู้ขายสินค้าให้กับบริษัทเช่น กำหนดวันวางบิลโดยกำหนดเดือนละหนึ่งถึงสองครั้ง กำหนดวันรับเงินให้ห่างกับวันวางบิลซึ่งสามารถยืดระยะเวลาการชำระเงินได้อีกและยังวางแผนการหาเงินสดได้ด้วย กำหนดเงื่อนไขการชำระเงินเช่นต้องมีเอกสารเพิ่มเติมนอกจากแค่ใบวางบิลเท่านั้นเพื่อเพิ่มความยุ่งยากมากขึ้นทำให้การวางบิลอาจช้าลงได้ 6. ควบคุมค่าใช้จ่าย เพื่อให้ได้เงินสดในมือที่เพิ่มขึ้น เราก็ควรวิเคราะห์รายการค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นทั้งหมดว่ามีรายการใดที่ยังลดค่าใช้จ่ายได้อีกเพื่อลดต้นทุนและยังสามารถได้เงินสดเพิ่มขึ้นได้ วิธีการลดค่าใช้จ่ายไม่ควรเกี่ยวข้องกับการลดคุณภาพของสินค้าหรือบริการเด็ดขาดควรเป็นการควบคุมให้ค่าใช้จ่ายอยู่ในเกณฑ์ที่สมเหตุสมผลเท่านั้น 7. จัดหาเงินสดใช้เฉพาะส่วนที่ต้องการเท่านั้น เนื่องจากการกู้เงินที่มากเกินความจำเป็นก็ต้องรับภาระดอกเบี้ยมากขึ้นเพราะเงินที่ได้มากขึ้นก็ไม่ได้ก่อเกิดประโยชน์อะไรต้องนำมาฝากในบัญชีออมทรัพย์หรือกระแสเงินสดที่ได้ดอกเบี้ยต่ำกว่าเงินกู้ที่ต้องเสียดอกเบี้ยในอัตราที่สูงกว่าด้วย 8. มีการกำหนดการเก็บเงินสดในมือที่เหมาะสม วิธีนี้เราจะต้องวิเคราะห์ข้อมูลการใช้เงินในอดีตที่ผ่านมาว่าจะต้องมีเงินสดในมือจำนวนเท่าใดที่ทำให้ไม่ขาดสภาพคล่อง เจ้าของธุรกิจและผู้จัดการฝ่ายการเงินที่ประสบปัญหาขาดสภาพคล่องหรือมีสภาพคล่องต่ำจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องทำงบประมาณการเงินสด (งบกระแสเงินสด) เพื่อวางแผนการจัดหาเงินทุนหมุนเวียนให้เพียงพอ รวมทั้งการใช้เทคนิคทั้ง 8 วิธีที่ได้กล่าวมาข้างต้นในการบริหารเงินสดเพื่อให้มีต้นทุนที่ถูกด้วย