Kaizen เป็นเสมือนวัฒนธรรมของการค่อย ๆ ปรับปรุงการทำงานวันละนิดละหน่อย ในทุก ๆ วันของการทำงาน โดยการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน ทั้งยังเน้นการปรับปรุงกระบวนการมากกว่าการบรรลุผลสำเร็จ โดยกระตุ้นให้พนักงานเสนอความคิดในการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง Kaizen จะช่วยสร้างวัฒนธรรมปลอดความสูญเปล่า และ สร้างมาตรการปรับปรุงผลประกอบการของหน่วยงาน วิธีการ Kaizen ประกอบด้วย 5 องค์ประกอบพื้นฐาน คือ 1. ทีมงาน การกำหนดทีมงานเพื่อการปรับปรุงงานประกอบด้วย ทีมวางแผน ติดตามผล กระตุ้นและจูงใจ จะช่วยทำให้การทำ Kaizen เป็นระบบ 2. วินัยของบุคลากร หากทางกระตุ้นให้พนักงานทำ Kaizen อย่างต่อเนื่องอย่างน้อย 2 ปี ข้ึนไป ขึ้นอยู่กับจำนวนบุคลากรในหน่วยงาน 3. เพิ่มขวัญและกำลังใจ การแสดงการยอมรับ ด้วยรางวัล คำแนะนำ การช่วยคิด คำชมเชยจะช่วยให้พนักงานเกิดกำลังใจในการปรับปรุงงาน 4. การควบคุมคุณภาพ ฝึกให้พนักงานตระหนักว่า “เราจะไม่รับของเสีย ไม่ทำของเสีย และ ไม่ส่งของเสีย” จะเป็นการควบคุมและตรวจสอบคุณภาพด้วยตนเองทุกขั้นตอน 5. ระบบข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงงาน จะช่วยให้พนักงานทุกคนได้มีส่วนร่วมในการปรับปรุงงาน ทั้งนี้จะต้องกระตุ้นให้พนักงานเสนอความคิดไม่ว่าเรื่องนั้นจะเป็นเรื่อง เล็ก ๆ ก็ตาม กระบวนการหลักเพื่อการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง 1. ต้องลบความคิดเก่า ๆ ทิ้ง เช่น เราทำอย่างนี้มานานแล้ว การทำงานแบบเดิม ๆ ไม่ได้หมายความว่าจะต้องเป็นวิธีที่ดีที่สุดเสมอไป จึงต้องตระหนักว่า การปรับปรุงงานก็เพื่อความก้าวหน้า 2. คิดว่า “จะทำอย่างไร” ไม่ใช่ “ทำไมต้องทำ” เช่นหากเราพูดถึงการลดต้นทุน แทนที่จะ “ถามว่าทำไมต้องลดต้นทุน” ก็ให้ถามว่า “จะลดต้นทุนอย่างไร” เน้นการหาทางออกของปัญหา ไม่ใช่ที่ตัวปัญหา 3. ไม่มีข้อแก้ตัว การปรับปรุงงานนั้นง่ายมาก เจอปัญหาตรงไหนแก้ไขตรงนั้น แต่ที่ทำไม่ได้เพราะแต่ละหน่วยมักมีข้อแก้ตัวมากมาย คำพูดแก้ตัวที่เจอบ่อย เช่น งานเยอะ เดี๋ยวก็ย้ายแล้ว ทำไม่ได้หรอกมันยากเกิน ไม่มีเวลา order เยอะ เป็นต้น 4. ความสมบูรณ์แบบ ย่อมไม่นำไปสู่ความก้าวหน้า หากรอคำว่า “สมบูรณ์แบบ (Perfect)” ในการปรับปรุงงานแล้ว ความก้าวหน้าย่อมไม่เกิด ดังนั้นหากหาทางออกได้ หรือ หาทางปรับปรุงได้แล้ว ลงมือทำเลย 5. หากมีความผิดพลาดในขณะปรับปรุง ให้แก้ไขเลยอย่างคอยจนจบกระบวนการ ตัวอย่างเช่น ช่างตัดเสื้อหากเจอความผิดพลาดก็จะแก้ไขเลย ไม่รอจนตัดชุดเสร็จ 6. ฝึกศิลปะการทบทวนและติดตามผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อจะได้ไม่ออกนอกเส้นทาง การปรับปรุง จะต้องหมั่นตรวจสอบความคืบหน้าในการปรับปรุง และ ต้องดูว่าวิธีการที่นำมาใช้ได้ผลจริง 7. ฝึกการใช้วิธีการถาม “ทำไม 5 ครั้ง” เพื่อหารากของปัญหา 8. ใช้ 3G ในการตัดสินใจ 3G คือ Gemba(Workplace) - พื้นที่ปัญหา Genbutsu(Thing) - ตัวสินค้า หรือ กระบวนการจริง Genjitsu(Fact) - ปัญหาเฉพาะที่พบจริง ด้วยการทบทวนปัญหาท่ีพบในจุดที่เป็นปัญหาจริงจะช่วยให้เราแก้ปัญหาได้ถูกจุด 9. การปรับปรุงควรทำทุกวัน 10. เน้นการทำงานเป็นทีมมากกว่าทำคนเดียว แต่ละคนปรับปรุงงานอยู่เสมอเป็นสิ่งที่ดี แต่หากทีมงานปรับปรุงร่วมกันก็จะทำให้ได้หลาย ๆ มุมมอง ดังนั้น ความร่วมมือระหว่างทีมงานจะช่วยให้ได้ความคิดใหม่ ๆ เพิ่มมากขึ้นเสมอ

5 ขั้นตอนในการสร้างทีมที่มีประสิทธิผล ขั้นตอนที่ 1 กำหนด หรือ พัฒนาทักษะต่าง ๆ หากพนักงานเชื่อการตัดสินใจของผู้บริหาร พวกเขาก็จะทำงานอย่างมีประสิทธิผล แม้ผู้บริหารจะไม่อยู่ที่ทำงาน ดังนั้นก่อนจะสร้างทีมงาน หน่วยงานจะต้องพัฒนาทักษะของบุคลากร เพื่อเตรียมเป็นผู้บริหารให้มีความสามารถในการเป็นผู้นำ อาทิ การวางแผน การสื่อสาร การตัดสินใจ การสั่งงาน เป็นต้น ขั้นตอนที่ 2 กำหนดความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกในทีม ผู้นำจะต้องเรียนรู้ความสามารถ บุคลิกภาพ และทักษะของบุคลากรในทีม ความชอบ ไม่ชอบของบุคลากรแต่ละคน เพื่อสร้างแรงจูงใจให้บุคลากรในการร่วมกันตัดสินใจ ทั้งนี้ผู้นำอาจใช้วิธีการมอบหมายโครงการต่าง ๆ ให้บุคลากรเพื่อให้สมาชิกในทีมมีอิสระในการแก้ไขปัญหาตามความรู้ ความสามารถ และ ความถนัดของแต่ละคน ขั้นตอนที่ 3 สร้างสัมพันธภาพระหว่างบุคลากร ตรวจสอบกระบวนการทำงานร่วมกันของทีมงาน และ ปรับการสื่อสาร ความร่วมมือ ตลอดถึง ความเชื่อใจภายในทีม หากมีความขัดแย้งภายในทีมจะต้องแก้ไขอย่างสันติ ผู้นำจะต้องฟังทั้งสองฝ่ายอย่างเป็นกลาง กำหนดการระดมสมองเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง ขั้นตอนที่ 4 ทำงานร่วมกัน หลังการสร้างสัมพันธภาพกับ และ ระหว่างสมาชิกในทีมแล้ว ผู้นำจะต้องช่วยให้ทีมงานทำงานร่วมกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด กระตุ้นทีมงานในการให้ข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายในทีม และระหว่างทีม โดยการเปิดโอกาสให้พนักงานได้พูดคุย และ เสนอแนะความคิดเห็นร่วมกันอย่างเปิดเผย ตรงไปตรงมาอย่างสม่ำเสมอ ขั้นตอนที่ 5 กำหนดกฎพื้นฐานของกลุ่ม สมาชิกของทีมร่วมกันกำหนดค่านิยม เป้าหมายของทีม รวมถึงการประเมินผลการทำงานของกลุ่ม การสร้างทีมงานเป็นหนึ่งในความรับผิดชอบที่สำคัญมากของผู้บริหาร ทั้งนี้ความสำเร็จของกลุ่มไม่ใช่จะสำเร็จในเวลาอันสั้น หรือนำเร็จแล้วจบกัน ตรงกันข้ามผู้บริหารจะต้องทำหน้าที่ประสานและแนะนำเพื่อให้ทีมดำเนินงานต่อไป ดังน้ันสมาชิกในทีมจะต้องเชื่อใจ และ ช่วยเหลือกัน รวมทั้งแลกเปลี่ยนความชำนาญ และ ความพยายามซึ่งกันและกันเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมายที่กำหนด เครื่องมือ Kaizen เป็นการร่วมกันของทีมงานในการแก้ไขปัญหา ทั้งทีมภายในแผนก ทีมระหว่างแผนก และทีมระหว่างหน่วยงาน ตัวอย่างเช่นการทำ 5ส. เป็นการร่วมมือกันในแผนกในการสะสางของที่ไม่จำเป็น กำหนดวางของที่จะเป็นอย่างเป็นระบบ และ การติดตามผลทั้งจากคณะกรรมการภายในภายนอก เป็นกิจกรรมพื้นฐานที่สร้างการมีส่วนร่วมจากพนักงานทุกคน เป็นการฝึกการเป็นผู้นำจากการแบ่งพื้นที่ 5ส.

ประสิทธิภาพ หมายถึง การใช้คนน้อยกว่างาน แต่สามารถทำงานให้สำเร็จไม่ว่าจะเป็นการบรรลุความสำเร็จในรูปแบบของภารกิจ เป้าหมาย นโยบาย หรือวัตถุประสงค์ก็แล้วแต่ผลงานที่สำเร็จได้ใช้คนและทุนพอดีกับงาน และยิ่งผลงานที่สำเร็จได้ใช้คนและทุนต่ำมากเท่าใด ยิ่งถือว่าเกิดประสิทธิภาพได้มากเท่านั้น จากความหมายสรุปได้ว่า ประสิทธิภาพหมายถึง ความสามารถในการดำเนินงานด้านต่างๆให้สำเร็จลุล่วงตามจุดมุ่งหมายที่วางไว้ โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดคุ้มค่าและเกิดประโยชน์มากที่สุด หลักการบริหารที่มีประสิทธิภาพ 1. มีระบบประเมินผลงาน โดยยึดเป้าหมายเป็นเกณฑ์วัดความสำเร็จของการทำงาน 2. มีความยืดหยุ่นในการบริหาร 3. มีการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศอย่างคุ้มค่า 4. เสริมสร้างบรรยากาศในการทำงานบนความหลากหลายของวัฒนธรรม 5. มีโครงสร้างตำแหน่งงานเหมาะสมกับบุคคลากร 6. ให้ความสำคัญกับการทำงานเป็นทีม มีการร่วมมือระหว่างบุคคล แผนก เพื่อให้การทำงานขับเคลื่อนไปได้ด้วยดี คำว่าประสิทธิภาพมักใช้คู่กับคำว่าประสิทธิผล เมื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพก็จะส่งผลให้การทำงานนั้นบรรลุผลสำเร็จหรือเกิดประสิทธิผลตามที่มุ่งหวังนั้นเอง ต้องยอมรับว่าเราทำงานคนเดียวไม่ได้ ดังนั้นการทำงานร่วมกันเป็นทีมจึงช่วยให้บรรลุเป้าหมายได้มากขึ้น เหมือนคำที่ว่า “Together everyone achieve more” ยิ่งเรารวมกันได้มากเท่าไหร่ ยิ่งทำงานได้สำเร็จเท่านั้น จริงอยู่คน ๆ เดียวอาจมีความคิดในการปรับปรุงงานได้ แต่ถ้าหลายคนหลายมุมมอง หลายความคิด ทั้งการมองปัญหาและแก้ไขปัญหาก็จะทำได้เร็วขึ้น ทั้งนี้ทั้งนี้ทีมจะต้องมีกฎกติกามารยาทในการทำงานร่วมกันด้วย องค์ประกอบของทีม ลักษณะของทีมที่มีประสิทธิภาพ 1. เคารพซึ่งกันและกัน 2. เปิดเผยความขัดแย้งอย่างตรงไปตรงมา 3. ยอมรับและให้คำแนะนำอย่างดี 4. ให้ความสนใจในการแก้ปัญหามากกว่าพยายามหาทางตำหนิ 5. อารมณ์ขัน 6. เห็นพ้องซึ่งกันและกัน 7. เราทำงานร่วมกันดีกว่าแยกกันทำ Kaizen เป็นการปรับปรุงงานทั้งในแผนกและระหว่างแผนก เริ่มตั้งแต่ 5ส. ก็มีการแบ่งพื้นที่ จากภาพนี้จะเห็นว่าการแบ่งพื้นที่ 5ส. ประกอบด้วยสมาชิก 5 คน มีการมอบหมายให้คนใดคนหนึ่งเป็นหัวหน้าพื้นที่ และ เป็นเลขา โดยจะอยู่ในวาระ 1 - 3 เดือน การเป็นหัวหน้าพื้นที่เป็นการฝึกการเป็นผู้นำกลุ่ม ฝึกการสื่อสารภายในกลุ่ม การจูงใจทีมงาน รวมทั้งการวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาร่วมกัน หัวหน้าโดยตำแหน่งจะได้เห็นศักยภาพของพนักงานว่าใครมีศักยภาพในการเป็นหัวหน้างานในอนาคต ทั้งนี้ผู้บริหารจะต้องให้กำลังใจพนักงาน รวมทั้งติดตามผลการทำ Kaizen ของแต่ละกลุ่มอย่างสม่ำเสมอ - การปรับปรุงครั้งแรก มีการจัดเก็บของแบบเข้าก่อน-ออกก่อน แต่พอทีมงานไปดูก็เห็นว่าเข้าก่อน อาจไม่ออกก่อนได้เพราะสามารถหยิบได้ทั้ง 2 ทาง - จึงชมทีมงานว่าคิดดี แล้วคุยต่อว่าอาจมีหยิบผิด หรือ ไม่สะดวกในการหยิบหรือไม่? อาจมีการหยิบตรงจุดที่ใส่ได้ ทางทีมจึงเปลี่ยนการวางกล่องใหม่ ปัญหาก็ได้รับการแก้ไข

เคยสังเกตหรือไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงมักจะไม่ง่ายอย่างที่คิด ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนงาน ลดความอ้วน ทำไมการเปลี่ยนแปลงจึงยาก สมองคนเรามีหลายส่วน ส่วนที่มีการพัฒนามายาวนานคือก้านสมอง (Reptilian brain) ส่วนนี้จะควบคุมการหายใจ การเต้นของหัวใจ และ หน้าที่สำคัญต่าง ๆ ของร่างกาย สมองส่วนที่เพิ่งพัฒนาไม่นานคือ สมองส่วนกลาง (Mammalian brain or midbrain) เป็นส่วนควบคุมอารมณ์ และ การป้องกันตนเองเพื่อการอยู่รอด ส่วนที่พัฒนาใหม่สุดคือ คอร์เทกซ์ (Cortex) เป็นส่วนที่อยู่บนสุดครอบคลุมสมองทั้งหมด ส่วนนี้จะช่วยให้เรามีความคิดอ่านเป็นมนุษย์ คือมีความที่เป็นเหตุเป็นผล และ ศิลปะ วิทยาศาสตร์ และ ดนตรี ปัญหาที่การเปลี่ยนแปลงเป็นไปได้ยากเพราะสมองทั้ง 3 ส่วนทำงานไม่ไปทางเดียวกันนั่นเอง ทำให้ความพยายามเพื่อเปลี่ยนแปลงชีวิตเราไม่เป็นไปตามเป้าหมาย บางครั้งสมองส่วนเหตุผล (Cortex) อยากออกกำลัง แต่ก็ถูกความกลัวจากส่วนกลางทำให้เราระงับการเปลี่ยนแปลง มาถึงตรงนี้ การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) จะเข้ามาช่วยได้ เพราะการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่องเป็นการปรับปรุงแบบก้าวสั้น ๆ เปรียบเหมือนเต่าแข่งกับกระต่าย เต่าเดินทุกวันอย่างต่อเนื่อง จนถึงเป้าหมายที่กำหนด การเดินก้าวสั้น ๆ นี้แหละที่ทำให้เราก้าวข้ามสมองส่วนกลางไป ตัวอย่างเช่น ถ้าเราจะนำ 5ส. มาใช้ในหน่วยงานควรกำหนดพื้นที่ตัวอย่างในแต่ละส่วน เมื่อทำสำเร็จก็ขยายผลต่อไปยังส่วนอื่น ส่วนที่ทำแล้วก็ได้รับการตรวจสอบอยู่เสมอ ถ้าเป็นการปรับปรุงตนเอง เช่นต้องการควบคุมน้ำหนัก สมองส่วนเหตุและผลกำหนดแผนออกกำลังวันละชั่วโมง ที่ยิมใกล้บ้าน แต่การเปลี่ยนแปลงแบบก้าวกระโดดแบบนี้สมองส่วนกลางจะทำงานเพื่อป้องกันเราอย่างไม่มีเหตุผล อาทิ 1 ชั่วโมงนานไปนะ จะเจอใครที่ยิม จะบาดเจ็บจากการออกกำลังไม๊ ยิมที่เราไม่เคยไปจะเป็นอย่างไร ฯลฯ หากลองนำแนวคิดแบบ Kaizen มาใช้ โดยเริ่มจากการตั้งเป้าหมายเดินวันละ 5 นาที แทน แล้วค่อยขยับมากขึ้น การนำการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) มาใช้ ถามคำถามตนเองถึงการเปลี่ยนแปลงโดยเป็นคำถามที่ทำให้เราผ่อนคลาย หรือ เชิงบวก ซึ่งจะช่วยให้สมองทั้ง 3 ส่วนทำงานด้วยกันอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังนำความคิดสร้างสรรค์ และความคิดต่างออกมาใช้เพื่อการปรับปรุงงาน/ตนเองด้วย คำถามเช่น วันนี้หาของไม่เจอลองสะสางสักกล่องดูดีไม๊? แล้วลงมือทำ หรือ ต้องการออกกำลังกายก็ลองถามตัวเองดูว่าอยากออกกำลังแบบไหน? อย่าถามคำถามที่ทำให้เราเครียด เช่น ฉันจะมีเงินล้านได้อย่างไร? คำถามที่กดดันมาก ๆ จะไปกระตุ้นความกลัว/ความเครียดของสมองส่วนกลาง ดังนั้น หากเราให้เวลาสมองเราคิดว่าจะทำให้เป้าหมายที่กำหนดให้สำเร็จได้อย่างไร ผลคือเราจะสนุกกับงานที่เราทำไม่ใช่จากที่คนอื่นคิด ทั้ง 4 ภาพเป็นการค่อย ๆ ปรับปรุง เมื่อการปรับปรุงครั้งแรกได้รับการยอมรับ ความกล้าในการปรับปรุงครั้งต่อไปจะตามมาก จนบุคลากรตระหนักว่าการปรับปรุง เล็ก ๆ น้อย ๆ (Kaizen) เป็นเรื่องปกติที่เขาสามารถทำได้ตลอดเวลา เขาจะข้ามไปสู่การใช้สมองส่วน Cortex มากขึ้น แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็อยู่ที่ผู้บริหารจะให้ความสำคัญต่อการปรับปรุงงานของพนักงานหรือไม่?

การเลือกใช้บรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสมกับประเภทอาหาร มีปัจจัยที่ต้องพิจารณา คือ 1. คุณลักษณะของตัวผลิตภัณฑ์อาหาร เช่น เป็นอาหารสด หรือเป็นอาหารที่ผ่านการแปรรูปแล้ว 2. รูปแบบของบรรจุภัณฑ์ที่มีต้นทุนที่เหมาะสมกับราคา 3. ความสามารถในการรักษาคุณภาพของอาหารได้ตามอายุการเก็บรักษา (Shelf Life) 4. เทคนิคในการบรรจุ 5. สภาวะในการขนส่งและการจัดเก็บ 6. ช่องทางการจัดจำหน่ายหรือวิธีการ เช่น ขายตามซุปเปอร์มาร์เก็ตหรือขายตามตลาดสด เป็นต้น จากประเภทผลิตภัณฑ์อาหารพื้นบ้าน ซึ่งไม่รวมอาหารพร้อมปรุงและอาหารแช่แข็งสามารถแบ่งได้เป็น 6 กลุ่ม ซึ่งอาหารแต่ละกลุ่มควรเลือกใช้บรรจุภัณฑ์ประเภทใดตารางด้านล่าง ชนิดของบรรจุภัณฑ์ที่เหมาะสมกับประเภทของอาหารแปรรูป บรรจุภัณฑ์อาหารที่นิยมใช้จากตารางด้านบนจะพบว่า มีบรรจุภัณฑ์ที่ใช้บรรจุใส่อาหารอยู่เป็นจำนวนมาก และบรรจุภัณฑ์แต่ละประเภทมีคุณลักษณะ มีความเหมาะสมในการบรรจุอาหารแต่ละประเภทแตกต่างกัน จากสภาพการแข่งขันทางการตลาด ทำให้ผู้ประกอบการต้องการพัฒนาคุณภาพสินค้า เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้บริโภค การพัฒนาบรรจุภัณฑ์ใหม่ๆ มาแทนที่บรรจุภัณฑ์เดิมที่มีอยู่ในตลาด จึงเป็นอีกแนวทางในการเอาชนะใจผู้บริโภค ด้วยเหตุนี้ผู้ประกอบการรุ่นใหม่ จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องมีความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับบรรจุภัณฑ์แต่ละประเภท อันได้แก่ บรรจุภัณฑ์ผลิตจากเยื่อและกระดาษ บรรจุภัณฑ์พลาสติก บรรจุภัณฑ์โลหะ และบรรจุภัณฑ์แก้ว

ปัจจุบันมีการพูดถึงนวัตกรรมกันมาก ก็ขอพูดถึงนวัตกรรมโดยเปรียบเทียบระหว่างกระต่ายกับเต่า นวัตกรรมเปรียบเสมือนกระต่ายคือเป็นการปรับปรุงแบบก้าวกระโดด แต่ไม่ต่อเนื่อง ดังภาพข้างล่างนี้ หากหน่วยงานที่มีแต่การนำนวัตกรรม หรือ เทคโนโลยีมาใช้โดยไม่ได้นำ Kaizen มาใช้ ก็จะเป็นดังภาพคืออายุการใช้งานของเครื่องมือ เครื่องจักรจะไม่เป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนดเพราะขาดการบำรุงรักษา และ ปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ไม่นานก็ต้องซื้อเครื่องจักรใหม่ จะเห็นได้จากสถานประกอบการที่ไม่มีการนำ Kaizen มาใช้ มักจะมีเครื่องจักรเสีย ทั้ง ๆ ที่ยังใหม่อยู่ คนที่ใช้เครื่องจักรก็ไม่ดูแล จะให้แต่ช่างซ่อมบำรุงดูแลอย่างเดียว เข้าทำนองที่ว่า “คนดูแลไม่ได้ใช้ คนใช้ไม่ได้ดูแล” แน่นอนอายุการใช้งานของเครื่องจักร เครื่องมือต่าง ๆ ก็สั้นกว่าที่ควรจะเป็น ส่วน Kaizen เปรียบเหมือนเต่าคือค่อย ๆ ไป แต่ไม่หยุดเดินสุดท้ายก็ชนะกระต่าย อย่างไรก็ตามทุกหน่วยงานต้องมีเครื่องจักร หรือ เทคโนโลยีในการผลิต ดังนั้นจะให้ดีจึงควรผนวกนวัตกรรม กับ การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) เข้าด้วยกันจะดีที่สุด ดังภาพต่อไปนี้ ในภาพเมื่อหน่วยงานนำนวัตกรรม หรือ เครื่องจักร เข้ามาใช้ในการผลิตก็ควรจะนำระบบ 5ส. มาใช้ควบคู่กัน เพื่อทำความสะอาดและตรวจสอบความพร้อมในการใช้งานของเครื่องจักร การบำรุงรักษาเพื่อป้องกันไม่ให้เสีย ไม่ใช่เสียแล้วจึงซ่อม ที่สำคัญใครใช้เครื่องจักรตัวไหนก็ควรดูแลเครื่องจักรตัวนั้น ส่วนช่างซ่อมบำรุงควรทำคู่มือพร้อมสอนพนักงานในการใช้ และ ดูแลเครื่องจักรเบื้องต้น รวมทั้งร่วมกันคิดกับผู้ใช้เครื่องจักรในการปรับ (Modify) เครื่องจักรให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือ ได้อย่างเหมาะกับการผลิตของหน่วยงานเพิ่มมากขึ้น คุณลักษณะเปรียบเทียบระหว่าง Kaizen กับ Innovation ตารางข้างบนเป็นการเปรียบเทียบคุณสมบัติของ Kaizen กับ นวัตกรรม หนึ่งในคุณสมบัติของการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) คือ ไม่จำเป็นต้องใช้เทคนิค หรือ เทคโนโลยี ที่ซับซ้อน เครื่องมือที่ใช้ในการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) เป็นเครื่องมือพื้นฐาน อาทิ เครื่องมือสถิติของคิวซี 7 ตัว (Check sheet, Cause-and- effect diagram, Graph, Pareto diagram, Histogram, Control chart, Scatter diagram) บ่อยครั้งที่ใช้สามัญสำนึกแก้ไขปัญหา สำหรับคุณสมบัติของนวัตกรรม (Innovation) คือการใช้เทคโนโลยีชั้นสูงที่ซับซ้อน รวมทั้งต้องใช้การลงทุนมหาศาล การปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง (Kaizen) เป็นการบ่มเพาะการเปลี่ยนแปลงที่ละเล็ก ละน้อย แต่ต่อเนื่อง และไม่ได้ใช้ต้นทุนจำนวนมหาศาลในการคิดค้นสิ่งใหม่ในขณะที่นวัตกรรมจะเห็นการเปลี่ยนแปลงที่ฉับพลันทันทีทันใดในแต่ละช่วงเวลา แต่ไม่สามารถให้บุคลากรทุกคนมาร่วมได้

กิจการที่มีการทำงานเป็นทีมงานย่อมประสบความสำเร็จมากกว่าการทำงานด้วยคนๆเดียวแม้ว่าคนๆนั้นจะเก่งแค่ไหนก็ไม่เท่ากับการทำงานเป็นทีมอย่างแน่นอน เปรียบเหมือนกิ่งไม้หนึ่งอันเมื่อถูกหักก็จะหักได้ง่ายกว่ากิ่งไม้หลายๆอันที่นำมามัดรวมกันซึ่งจะหักก็ยากหรือหักไม่ได้เลย การทำงานเป็นทีมก็คือการร่วมมือทำงานของคนที่มากกว่าหนึ่งคนซึ่งทำให้เกิดพลังความสามัคคีและทำให้บรรลุเป้าหมายง่ายกว่าการทำงานเพียงคนเดียว กิจการขนาดกลางและขนาดใหญ่ที่มีการจ้างคนทำงานจำนวนมากสามารถประสบความสำเร็จและสร้างทีมงานที่มีประสิทธิภาพง่ายกว่ากิจการขนาดเล็ก หากกิจการขนาดเล็กไม่ให้ความสนใจในการสร้างทีมงานที่เข้มแข็งเลยกิจการนั้นก็จะอ่อนแอไปในที่สุด ผู้ประกอบการคนเดียวมักต้องทำงานหลายๆอย่างในเวลาเดียวกันและมักอ้างว่าไม่มีเวลาสร้างทีมงาน จริงๆแล้วการสร้างทีมงานจะช่วยให้กิจการมีคนทำงานสานต่อแนวคิดของเจ้าของกิจการได้และจะเป็นกำลังสำคัญช่วยให้กิจการเจริญก้าวหน้าได้ในอนาคต ทีมงาน (Team work) ของธุรกิจ SME จะเกิดขึ้นในสองลักษณะดังนี้ 1. ทีมงานเฉพาะกิจ เป็นทีมงานที่ถูกจัดขึ้นชั่วคราวเพื่องานเฉพาะกิจที่ต้องเกิดขึ้นหรือต้องจัดขึ้น ทีมงานเลยถูกจัดตั้งขึ้นเป็นทีมงานชั่วคราว เช่น ทีมแนะนำสินค้าใหม่, ทีมสำรวจความพอใจของสินค้าใหม่, ทีมออกบูทสินค้าใหม่, ทีมนำหุ้นเข้าตลาดหลักทรัพย์, ทีมจัดงานครบรอบ 10 ปีของกิจการเป็นต้น 2. ทีมงานถาวร เป็นทีมงานที่มีงานประจำทำอย่างต่อเนื่องแต่เป็นทีมงานที่กิจการให้ความสำคัญเพื่อต้องการบรรลุเป้าหมายสำคัญของกิจการเช่น ทีมการตลาด, ทีมขาย, ทีมบริการหลังการขาย, ทีมบริการนอกสถานที่, ทีมติดตั้งนอกสถานที่, ทีมซ่อมบำรุง เป็นต้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารของกิจการจำเป็นต้องบริหารทีมงานในองค์กรตนเองให้มีประสิทธิภาพเพื่อบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ การบริหารทีมงานให้ประสบความสำเร็จได้ (Team success) จะต้องมีองค์ประกอบดังนี้ 1. Goals คือ ต้องเป้าหมายชัดเจนและวัดผลได้ ผู้บริหารจะต้องกำหนดเป้าหมายและถ่ายทอดให้ทีมงานทุกคนทราบว่าทีมของพวกเขามีเป้าหมายอะไรบ้าง เพื่อให้เขาไปวางแผนให้ไปถึงเป้าหมายนั้นได้ การทำงานที่กำหนดเป้าหมายเป็นตัวเลขจะทำให้สามารถวัดผลได้ง่ายกว่าการกำหนดเป็นความรู้สึกเช่นมีคุณภาพดี แต่ไม่มีตัวเลขวัดได้ว่าคุณภาพดีมีค่าเท่าไหร่ ดังนั้นผู้บริหารควรกำหนดเป็นตัวเลขที่นำมาวัดผลได้ภายหลังเพื่อความชัดเจนในการทำงานของทีมงานด้วย 2. Roles คือ บทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในทีมงาน ดังนั้น ทีมงานควรทราบว่าใครเป็นหัวหน้าทีม และสมาชิกทีมแต่ละคนมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้างเพื่อไม่ให้เกิดปัญหาการก้าวก่ายหน้าที่งานกัน และทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้นเมื่อทีมงานได้แบ่งงานกันเรียบร้อยแล้วสมาชิกก็ทราบบทบาทและหน้าที่ของตนเอง 3. Processes คือ ขั้นตอนหรือกระบวนการปฏิบัติงาน หากสมาชิกในทีมทุกคนทราบถึงขั้นตอนและกระบวนการทำงานของแต่ละคนชัดเจนก็จะไม่มีปัญหาในการทำงานโดยหัวหน้าทีมงาน,ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรบอกขั้นตอนการทำงาน การส่งงานและแนวทางการปฏิบัติงานให้สมาชิกทราบเพื่อจะได้รวดเร็วและกำหนดเป็นวิธีการทำงานที่ชัดเจนและเป็นแบบแผนมากยิ่งขึ้นในอนาคต 4. Interpersonal คือ สัมพันธภาพของสมาชิกในทีมงาน ทีมงานที่ดีไม่ควรมีสมาชิกมากเกินไปควรอยู่ระหว่าง 4-12 คนเพื่อให้มีการสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกันและเพื่อให้เข้าใจกันได้มากขึ้น ผู้นำทีมหรือหัวหน้าทีมจึงมีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในข้อนี้ เพราะหัวหน้าทีมจะเป็นคนที่ช่วยสร้างสัมพันธภาพในทีมงาน ไม่ควรมีความลำเอียงต้องมีความยุติธรรมเพื่อให้ทีมงานรู้สึกปลอดภัยและเข้าใจกันอย่างดี หากทีมงานมีความขัดแย้งกันตลอดเวลาแบ่งเป็นสองหรือสามฝ่าย งานที่ทำก็จะไม่บรรลุเป้าหมายที่วางไว้และทำให้แต่ละคนไม่สามารถสร้างงานที่ดีได้เพราะต่างฝ่ายต่างขัดขากันทำให้งานเสียหายตามไปด้วย 5. Motivation คือ การสร้างแรงจูงใจให้กับสมาชิกของทีมงาน แรงจูงใจจะช่วยให้ทีมงานร่วมมือกันมากขึ้น การสร้างแรงจูงใจอาจออกมาในรูปแบบผลตอบแทนที่สมาชิกพอใจ หรือรางวัลชมเชยและคำชมเชยซึ่งผู้นำทีมหรือเจ้าของกิจการต้องรู้จักการสร้างแรงจูงใจให้กับสมาชิกของตน คนแต่ละคนอาจมีแรงจูงใจที่ต่างกันบางคนอาจต้องการเป็นเงิน บางคนอาจต้องการเพียงการยอมรับหรือคำชมเชย ดังนั้นการสร้างแรงจูงใจที่ดีจะทำให้สมาชิกทำงานร่วมกันและประสบความสำเร็จได้เร็วยิ่งขึ้น การบริหารทีมงานในธุรกิจ SME อาจแตกต่างกับธุรกิจขนาดใหญ่ที่มีพร้อมทั้งเงินและคน อย่างไรก็ตามเจ้าของกิจการ SME ก็สามารถสร้างทีมงานที่ดีได้เช่นกันเพื่อแบ่งเบางานบริหารของตนเองและเพื่ออนาคตของกิจการที่ต้องใช้คนกลุ่มนี้ในการขับเคลื่อนธุรกิจโดยจำเป็นต้องมีการเลือกสมาชิกในทีมงานที่มีความสามารถที่แตกต่างกันออกไปเพื่อให้แต่ละคนอุดรอยรั่วหรือสิ่งที่คนอื่นขาดได้และจะทำให้ทีมงานมีความสามารถและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นในการทำงาน

การจัดโครงสร้างขององค์กร (ธุรกิจ)ก็คือการจัดรูปแบบการทำงานของกิจการหรือธุรกิจนั้นนั่นเอง เป็นการกำหนดงานที่แต่ละคนต้องทำ งานที่หน่วยงานแต่ละหน่วยงานรับผิดชอบ กำหนดสายการบังคับบัญชาว่าใครจะขึ้นตรงกับหัวหน้าคนไหนเพื่อให้เกิดความชัดเจนในการทำงานของธุรกิจนั้นๆ กิจการขนาดใหญ่ทุกแห่งจะมีการจัดโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนโดยออกมาเป็นรูปแบบของแผนภูมิองค์กร (Organization chart) ซึ่งมักจะประกาศอย่างเป็นทางการให้ทั้งบุคคลภายในและภายนอกทราบโดยติดไว้ภายในบริษัทและพิมพ์ในรายงานประจำปีของบริษัท สำหรับกิจการ SME จะไม่ค่อยนิยมจัดทำโครงสร้างองค์กรหรือกิจการของตนเองเพราะเจ้าของกิจการมักคิดว่ากิจการยังเล็กไม่ซับซ้อน ไม่จำเป็นต้องมีซึ่งเป็นเรื่องเข้าใจผิดอย่างมาก ทาง BSC ขอเสนอให้กิจการที่มีคนทำงานมากกว่า 5 คนขึ้นไปควรมีการจัดโครงสร้างองค์กรเอาไว้ ไม่ว่าจะเป็นกิจการใหม่ที่กำลังจะก่อตั้งหรือกิจการที่ดำเนินการมาแล้วควรกำหนดโครงสร้างของธุรกิจให้ชัดเจนเพื่อเป็นประโยชน์ในการบริหารงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานเมื่อกิจการเติบโตและขยายตัวมากขึ้น การจัดโครงสร้างองค์กร(ธุรกิจ)จำเป็นต้องใช้เครื่องมือที่สำคัญเพื่อให้เกิดความเข้าใจต่อคนในองค์กรก็คือ การเขียนแผนภูมิองค์กร (Organization chart) นั่นเอง แผนภูมิที่ว่านี้ก็คือแผนผังที่แสดงถึงตำแหน่งงานของคนทำงานในกิจการ แผนภูมิองค์กรที่ชัดเจนจะช่วยให้เกิดประโยชน์ในการประสานงาน การควบคุม การสั่งงานและการมอบหมายงานได้ รวมทั้งคนทำงานจะทราบถึงขอบข่ายความรับผิดชอบของตนเองอีกด้วย ประโยชน์สำคัญของการจัดโครงสร้างองค์กร มีดังนี้ • มีการกำหนดหน้าที่งานและความรับผิดชอบที่ชัดเจนโดยมีการกำหนดตำแหน่งงานของแต่ละคน • มีการจัดสายการบังคับบัญชาทำให้คนทำงานทราบว่าใครเป็นหัวหน้างานของตนและใครจะเป็นคนให้คุณให้โทษกับตนเองได้ • ทำให้ผู้บริหารสามารถคัดเลือกคนที่เหมาะสมกับตำแหน่งงานและยังสามารถพัฒนาความรู้ความสามารถของคนคนนั้นให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น • การจัดโครงสร้างที่ดีต้องมีการเขียนระเบียบการทำงาน วิธีปฏิบัติเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย เพื่อให้คนทำงานทราบถึงวิธีการและการปฏิบัติงานตามระเบียบที่กำหนดไว้ • ทำให้การทำงานไม่ซ้ำซ้อนและไม่ก้าวก่ายงานกัน ลดความขัดแย้งในองค์กรได้ • ทำให้เจ้าของธุรกิจสามารถจัดสรรการใช้งบประมาณให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้นโดยกำหนดการใช้งบประมาณหรือทรัพยากรต่างๆในแต่ละฝ่ายงานได้อย่างเหมาะสม วิธีการจัดทำโครงสร้างขององค์กร (ธุรกิจ) สำหรับเจ้าของธุรกิจ SME มีขั้นตอนง่ายๆดังนี้ 1. ไตร่ตรองและแยกแยะว่าในกิจการของตัวเองควรมีงานหลักด้านใดบ้างและฝ่ายงานใดที่มีความสำคัญต่อกิจการ เช่น ต้องมีฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายบัญชีการเงิน และที่เหลือควรมีฝ่ายใดอีก หากมีพนักงานจำนวนไม่มากก็อาจจะต้องควบรวมฝ่ายงานที่คล้ายกันให้อยู่ที่เดียวกันเช่น จัดซื้อ บัญชี การเงิน และธุรการอาจอยู่ในฝ่ายงานเดียวกันและใช้ทรัพยากรบุคคลร่วมกันเป็นต้น 2. พิจารณางานแต่ละงานในกิจการว่ามีงานใดที่ใกล้เคียงกันหรือต้องมีการประสานงานกันเพื่อให้เกิดผลสำเร็จเจ้าของอาจนำส่วนงานเหล่านี้มารวมกันได้เช่น งานที่ติดตั้งผลิตภัณฑ์นอกสถานที่จะมีความเกี่ยวข้องกับสายงานการผลิตก็อาจนำส่วนงานติดตั้งมาอยู่ภายใต้ฝ่ายผลิต หากกิจการที่ต้องขนส่งสินค้าไปให้ลูกค้าซึ่งจะมีความเกี่ยวข้องกับงานขายก็อาจนำไปส่วนงานขนส่งไปอยู่ภายใต้การดูแลของฝ่ายขายเป็นต้น 3. พิจารณางานว่าฝ่ายงานใดที่มีปริมาณงานมากก็อาจต้องแบ่งให้เป็นทีมงานหลายๆทีมงานเพื่อให้มีหัวหน้าของแต่ละทีมดูแลและเจ้าของจำเป็นต้องแบ่งพื้นที่รับผิดชอบหรือแบ่งตามกลุ่มหรือประเภทของลูกค้าเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนภายหลัง 4. การพิจารณางานและคนทำงานควรร่างเป็นแผนภูมิคร่าวๆเพื่อพิจารณาว่าหัวหน้าของแต่ละส่วนงานมีความสามารถเพียงพอหรือไม่ มีความอาวุโสและเป็นที่ยอมรับหรือไม่ หากสายงานที่มีงานที่แตกต่างกันก็ควรแบ่งออกมาเป็นอีกฝ่ายหนึ่งให้ชัดเจน 5. เจ้าของกิจการควรเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบของคนทำงานไว้ให้แต่ละคนด้วย รวมทั้งทางเดินของงานหรือการไหลเวียนของงาน(Workflow)ว่าจากไหนไปไหนเพื่อป้องกันการทำงานซ้ำซ้อนและเกิดความล่าช้าในการทำงาน แผนภูมิองค์กรหรือผังองค์กร (Organization chart) เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้บุคคลภายในและภายนอกของกิจการเข้าใจถึงการจัดโครงสร้างองค์กรของกิจการที่ตนทำงานหรือเข้ามาติดต่อ แผนภูมิองค์กรสำหรับธุรกิจ SME ที่นิยมใช้คือ แผนภูมิแนวดิ่ง (ปิรามิด) ตามแบบนี้ เจ้าของกิจการ SME อาจใช้การจัดรูปแบบโครงสร้างองค์กร(ธุรกิจ๗) ตามหน้าที่ความรับผิดชอบซึ่งเป็นรูปแบบที่นิยมกันมาก คือแบ่งเป็นฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต ฝ่ายบริการ ฝ่ายบัญชีการเงิน ฝ่ายจัดซื้อเป็นต้น สำหรับกิจการขนาดกลางที่เกือบเป็นกิจการใหญ่อาจมีการขายผลิตภัณฑ์หลายๆชนิดก็อาจใช้วิธีการแบ่งงานเพิ่มเติมในส่วนของฝ่ายขายและฝ่ายผลิตซึ่งจะแยกให้เห็นเป็นงานของแต่ละผลิตภัณฑ์เช่นกิจการมีผลิตภัณฑ์อยู่สามประเภทใหญ่ๆเช่น ผลิตภัณฑ์น้ำผลไม้ ผลิตภัณฑ์เยลลี่ ผลิตภัณฑ์ลูกอม ก็อาจแบ่งฝ่ายขายเป็นสามทีม ฝ่ายผลิตเป็นสามสายการผลิตก็ได้

เวลาก็คือชีวิต การบริหารเวลาก็คือการบริหารชีวิตนั่นเอง ในหนึ่งวันมี 24 ชั่วโมงเท่ากับ 86,400 วินาทีทุกคนได้เวลาที่เท่ากันหมดแต่คนที่รู้จักการวางแผนและรู้วิธีการบริหารเวลาจะประสบความสำเร็จได้ดีและเร็วกว่าคนที่ไม่บริหารเวลาเลยเพราะเขาสามารถทำงานโดยใช้เวลาที่น้อยกว่าและเขาก็ยังเหลือเวลาที่จะทำกิจกรรมส่วนตัวได้ ทำให้มีความเครียดน้อยกว่าคนที่ไม่วางแผนและไม่บริหารเวลา ปัญหาของคนที่ไม่ชอบบริหารเวลาก็คือ • ขาดการวางแผนไว้ล่วงหน้า ว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ และทำอย่างไร • เกิดจากการชอบผัดวันประกันพรุ่ง คนเหล่านี้ชอบพูดว่า “เอาไว้ก่อน เดี๋ยวค่อยทำ” • ไม่รู้จักการจัดอันดับความสำคัญของงาน ทำเรื่องที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วนก่อนเสมอ • ชอบเล่นมากเกินไป งานยังไม่เสร็จแต่ไปเที่ยวเล่นเพราะยังไม่อยากทำงานตอนนี้ • ชอบมีส่วนร่วมกับสังคมมากเกินไป ชอบไปคุยเรื่องชาวบ้านตามโต๊ะนั้นโต๊ะนี้โดยอยากรู้อยากเห็นเรื่องของผู้อื่นจนทำงานของตนเองไม่เสร็จ • เกิดจากการจับประเด็นไม่ถูก ทำให้เสียเวลาในการทำงานเพราะทำงานผิดประเด็น หรือแก้ไขปัญหาผิดประเด็น หากปัญหาข้างต้นยังเกิดกับคุณ ก็ควรจะปรับเปลี่ยนตัวเองให้รู้จักการบริหารเวลาให้ได้โดยมีวิธีง่ายๆดังนี้ 1. ปฏิเสธคนที่ทำให้คุณละเลยงานที่ต้องทำ เช่นคนมาชวนคุย ชวนเม้าส์ อาจให้เวลา 5 นาทีหากเกินเวลานี้ก็ควรตัดบทเพราะจะเสียเวลาการทำงานหรือวางแผนงานได้ 2. อย่ายุ่งกับงานที่ต้องทำประจำวันซึ่งเป็น Routine Job หากเราเป็นเจ้าของกิจการหรือหัวหน้างานแล้วควรมอบหมายงานที่ทำซ้ำซากทุกวันให้ลูกน้องทำแทนเพื่อจะได้ทำงานที่ต้องใช้สมองคิดมากขึ้น 3. จัดอันดับความสำคัญของงานที่ต้องทำก่อนและทำหลังเพื่อประหยัดเวลาและได้งานที่สำคัญมากขึ้น 4. อย่าใช้เวลาโทรศัพท์นาน และอย่าให้การติดต่อใดๆมาขัดขวางการทำงานที่สำคัญ รู้จักปฏิเสธหากพบเพื่อนโทรมาคุยนาน 5. สอนพนักงานหน้าห้อง เลขาหรือลูกน้องให้กลั่นกรองงานของคุณก่อนที่จะส่งมาถึงคุณ งานบางอย่างก็สอนให้เลขาหรือลูกน้องทำเพื่อประหยัดเวลาและทำแต่งานที่สำคัญ 6. อย่าให้แขกที่ไม่ได้นัดหมายมาขัดจังหวะการทำงาน มีคนเป็นจำนวนมากที่ชอบมาแบบ walk in เช่นพนักงานขายเป็นต้น ขอให้เขานัดหมายและแจ้งเรื่องที่จะเข้าจะมาพบเพื่อเราจะได้ทราบว่าจำเป็นต้องพบกับแขกคนนั้นหรือไม่หรือให้คุยกับลูกน้องเราแทน 7. จัดระเบียบเอกสารของตนเองให้หาง่าย และจัดการเอกสารบนโต๊ะให้หมดไปเพื่อทำงานให้เสร็จได้เป็นวันๆไม่มีงานคั่งค้าง นอกจากวิธีง่ายๆที่กล่าวมาแล้ว เราก็ควรใช้เครื่องมือ เครื่องใช้ในการบริหารเวลาเพิ่มขึ้นอีกเพราะยุคปัจจุบันเป็นยุคดิจิตอล มีเครื่องมือสื่อสารมากมายที่ทำให้ประหยัดเวลาและรวดเร็วไม่เหมือนสมัยเมื่อ 20 ปีที่แล้วโดยเฉพาะโทรศัพท์มือถือที่สามารถใช้งานการติดต่อได้ทุกอย่าง เครื่องมือในบริหารเวลามีดังนี้ • อีเมล์ (Electronic mail), • ใช้โปรแกรมในคอมพิวเตอร์เพื่อวางแผนงาน • ใช้ line ในการติดต่อทั้งโทรศัพท์ วีดีโอคอล (Video call) , ส่งรูป, ส่ง file ต่างๆ • โอนเงินโดยใช้บริการอินเตอร์เน็ตของแต่ละธนาคาร • เขียนหรือบันทึกสิ่งที่ต้องทำใน note หรือ diary ในมือถือหรือในสมุดไดอารี่ • ใช้เครื่องมือประหยัดเวลาต่างๆที่เป็น application ในมือถือเช่น app ที่สั่งพิมพ์, app ที่สแกน, app การลงบันทึกการเงิน app ที่ออกบิลเงินสด ฯลฯ หากเราต้องการประสบความสำเร็จเป็นผู้บริหารที่ work smart ไม่ใช่ work hard ก็ควรเริ่มต้นปรับเปลี่ยนนิสัยให้รู้จักการบริหารเวลาแก้นิสัยที่ไม่ดีที่ทำให้เสียเวลารวมถึงนิสัยผัดวันประกันพรุ่งด้วย การตั้งเป้าหมายที่ชัดเจนและมอบหมายงานให้กับลูกน้องทำแทนจะทำให้ประหยัดเวลาได้ดีขึ้นอีกด้วยและหากคุณยังไม่เคยใช้เครื่องมือสื่อสารให้เป็นประโยชน์ในการประหยัดเวลาก็ควรเริ่มต้นศึกษาการใช้เพราะในอนาคตเครื่องมือเหล่านี้ก็จะพัฒนาไปอีกมากหากเรายังใช้ไม่เป็นก็อาจเสียเปรียบคนรุ่นใหม่ที่ทำงานได้เร็วกว่าเพราะรู้จักการใช้เครื่องมือทันสมัยเหล่านี้

คนทำงานทุกคนก็มีความฝันอยากเป็นหัวหน้า ผู้จัดการและผู้บริหาร แต่หลายคนที่ได้เป็นหัวหน้าก็ทำให้ตัวเองและลูกน้องผิดหวังเพราะได้เลื่อนแค่เป็นหัวหน้าแต่ไม่สามารถเลื่อนไปถึงผู้จัดการหรือผู้บริหารระดับสูงได้เพราะไม่รู้จักการพัฒนาตนเองและไม่เคยเตรียมความพร้อมในการเป็นหัวหน้าคน ซึ่งตำแหน่งที่ได้อาจมีอำนาจแต่ไร้บารมีที่ลูกน้องจะยอมปฏิบัติตามคำสั่ง เป็นเพียงแค่ตำแหน่งลอยเท่านั้น บทบาทของหัวหน้างานมีหน้าที่หลักๆดังนี้ • การวางแผนงาน • จัดรูปแบบงานและจัดรายละเอียดกิจกรรมที่ต้องทำงาน • การมอบหมายงานให้ลูกน้องหรือการกระจายงาน ดังนั้นคุณเริ่มรู้จักการวางแผนงานตั้งแต่วันนี้เพื่อคุณจะมีความพร้อมที่จะเป็นหัวหน้าคนอื่นๆได้ในวันข้างหน้า หน้าที่สำคัญของการบริหารจัดการธุรกิจก็คือ การวางแผน การจัดองค์กร การสั่งการ การคัดสรรพนักงาน การประสานงาน และการควบคุมงบประมาณ ซึ่งการวางแผนถือเป็นสิ่งแรกและเป็นสิ่งที่สำคัญมากที่สุดในตอนที่เป็นหัวหน้าใหม่ๆ เพราะจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพบรรลุเป้าหมายได้ ปัจจัยที่จะทำให้การวางแผนสำเร็จผลได้คือ 1. การออกแบบแผนงาน (Design plan) 2. การสื่อสารกับทีมงานทำงาน (Communication) 3. การยึดหยุ่นได้ตามความเหมาะสมของงาน (Flexibility) 4. แผนงานที่สามารถนำไปปฏิบัติได้จริงและได้ผล (Implementation) 5. มีการติดตามและควบคุมดูแลแผนงานนั้น (Control) เจ้าหน้าที่, เสมียน, คนงาน, พนักงานทั่วไปที่ได้เลื่อนตำแหน่งควรทราบถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของหัวหน้างานเพื่อจะได้เลื่อนตำแหน่งที่สูงขึ้นเป็นผู้จัดการและผู้บริหารได้ต่อไปในอนาคต ซึ่งการเป็นหัวหน้างานที่ดีก็ต้องทำหน้าที่อย่างอื่นๆเพิ่มเติมไปด้วยดังนี้ 1. วางแผนและควบคุมการทำงาน การวางแผนจำเป็นที่หัวหน้างานจะต้องติดตามควบคุมแผนที่วางไว้ว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่และเพื่อปรับเปลี่ยนแผนให้ดีขึ้นได้เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างปฏิบัติตามแผนงานที่วางไว้ 2. ต้องปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้ได้ผลงานตามมาตรฐานและมีคุณภาพตามที่กำหนด สมมติว่าได้เลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าคนงานก็ต้องปฏิบัติงานโดยสั่งและดูแลลูกน้องให้ผลิตสินค้าได้ตามมาตรฐานที่กำหนดและมีคุณภาพด้วย 3. ใช้วิธีการทำงานที่ดีที่สุด คนเราสามารถออกแบบการทำงานของตนเองได้ตามที่ตนเองคิดว่าจะเร็วกว่าและดีกว่า หากไม่ไปกระทบเพื่อนร่วมงานหรือระเบียบขององค์กรที่เราทำงานอยู่ การหาวิธีการทำงานที่เร็ว และดีที่สุดก็เพื่อประหยัดเวลาและสร้างทักษะความสามารถของเราให้เป็นผู้นำได้ในวันข้างหน้า 4. รู้จักการลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายในการทำงาน การทำงานที่มีประสิทธิภาพจะช่วยลดต้นทุนและค่าใช้จ่ายได้ หากเราทำงานและรู้จักการใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างประหยัดและมีค่าจะทำให้เราก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้ ยิ่งเป็นกิจการของตนเองก็จะยิ่งได้รับผลตอบแทนมากขึ้น 5. ดูแลรักษาสถานที่ทำงานและดูแลอุปกรณ์เครื่องใช้ ลูกจ้างหลายคนมักไม่สนใจที่จะใส่ใจเครื่องมือเครื่องใช้ขององค์กรตนเอง เราจะสังเกตได้ว่าคนนั้นมักจะไม่ค่อยก้าวหน้าในอาชีพเพราะไปคิดว่าไม่ใช่ของส่วนตัวหากเป็นของส่วนตัวก็จะประหยัด เมื่อเราได้เป็นหัวหน้างานแล้วต้องรู้จักการดูแลรักษา อุปกรณ์ เครื่องมือ เครื่องใช้และสถานที่ทำงาน จะทำให้เกิดกำไรต่อองค์กรและมีผลทำให้องค์กรมีความมั่นคงตามไปด้วย 6. ให้ความรู้และสอนงานกับผู้ใต้บังคับบัญชา คำว่า”ลูกน้อง” มีทั้งคำว่า “ลูก” และมีทั้งคำว่า “น้อง” นั่นก็แปลว่าลูกน้องเราเป็นทั้งลูกและน้องของเรา จึงต้องสอนงานให้เขาทำงานได้ ควรให้ความรู้เพื่อเขาจะได้พัฒนาตนเองเพื่อทำงานให้เราได้และควรดูแลใส่ใจเมื่อเขามีปัญหาเหมือนลูกของเรา หากใครไม่เคยสอนงานเลยก็จะต้องรีบฝึกฝนการสอนเพื่อให้เป็นหัวหน้างานที่ดีได้ 7. รักษาระเบียบวินัยขององค์กรและการทำงาน ทุกๆองค์กรมักจะมีการกำหนดระเบียบการทำงาน เวลาการเข้างาน จำนวนวันลากิจ ลาป่วย และระเบียบการเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ การฝึกฝนตัวเองให้มีระเบียบวินัยจะเป็นตัวอย่างที่ดีให้กับลูกน้องที่อยู่ภายใต้การบังคับบัญชา การเป็นหัวหน้างานอาจจะเป็นตำแหน่งที่ไม่สูงเท่ากับผู้บริหารระดับสูง คนที่เป็นหัวหน้างานก็ควรมาตรงตามเวลาที่องค์กรกำหนดไม่ใช่ได้เลื่อนตำแหน่งแล้วไม่ต้องเซ็นชื่อแล้วก็เลยมาสาย หากไม่รู้จักการเคารพกฎระเบียบของที่ทำงานก็จะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชานำไปนินทาว่าร้ายได้ภายหลัง 8. สร้างทีมงานและทำงานเป็นทีม การเป็นหัวหน้าที่ดีต้องสามารถนำพาลูกน้องทำงานให้เป็นทีมได้และยังสร้างทีมที่แข็งแกร่งได้ในอนาคต การสร้างทีมงานจำเป็นที่หัวหน้าจะต้องมีภาวะผู้นำที่ดีเพื่อนำทีมงานบรรลุเป้าหมายได้ การเป็นหัวหน้างานนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องเริ่มฝึกการวางแผนการทำงานให้ได้ดีและปฏิบัติตนตามหน้าที่หลัก 8 ข้อที่กล่าวมาแล้วเพื่อจะได้ประสบความสำเร็จในหน้าที่การงาน หรือหากเป็นเจ้าของกิจการก็จะได้เพิ่มความสามารถในการบริหารงานได้ในอนาคต การเป็นหัวหน้าไม่ใช่เป็นเพียงตำแหน่งที่ถูกมอบหมายเท่านั้น ควรสอนงานให้ลูกน้องทำงานได้ดีเพื่อความสบายของหัวหน้าในวันข้างหน้าเพราะลูกน้องไม่เก่ง หัวหน้าก็เลื่อนตำแหน่งยาก