การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินเป็นเทคนิคแบบที่สี่ และเป็นเทคนิคที่นักวิเคราะห์ทั้งด้านการเงิน ด้านหลักทรัพย์ และวิเคราะห์สินเชื่อ นิยมใช้กันมากเพราะเป็นวิธีที่จะทราบถึงความสามารถในการดำเนินกิจการได้ดีและละเอียดยิ่งขึ้น อย่างไรก็ตามการวิเคราะห์แบบนี้จะเหมาะกับธุรกิจที่บันทึกตัวเลขที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่งบการเงินที่จัดทำขึ้นมาเพื่อการหลีกเลี่ยงภาษี การวิเคราะห์แบบนี้เหมาะกับกิจการขนาดใหญ่และระดับกลางค่อนไปทางใหญ่ที่มีงบการเงินเพียงงบเดียวและตรงตามความเป็นจริง ดังนั้นหากเรานำตัวเลขของกิจการขนาดเล็กที่ถูกแต่งงบการเงินขึ้นมานำมาวิเคราะห์ก็อาจทำให้อัตราส่วนต่างๆผิดไปได้ เพราะมีขาดทุน มีหนี้มาก และไม่สามารถชำระหนี้ ทั้งที่ความเป็นจริงอาจมียอดขายที่มากกว่ารายงานในงบการเงินก็ได้เพราะมีความเกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ด้วย นอกจากนั้นยังมีค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจนำมาหักด้วยเช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าใช้จ่ายส่วนตัวเป็นต้น เจ้าของกิจการที่ต้องการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินของกิจการตนเองควรใช้ตัวเลขจริงที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจมาใช้ในการคำนวณจะทำให้การวิเคราะห์ได้ผลที่ตรงตามความเป็นจริงมากกว่า จากบท เทคนิคการ วิเคราะห์งบการเงิน ที่กล่าวไว้ถึงเรื่องการวัดความสามารถ 4 ด้านของการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินนั้น บทนี้จะกล่าวให้ละเอียดในเรื่องของสูตรการคำนวณและรายการที่จะต้องนำมาคำนวณอัตราส่วนในแต่ละอัตราส่วนโดยทาง BSC จะนำอัตราส่วนที่นิยมใช้มาอธิบายเท่านั้น เพราะอัตราส่วนทางการเงินมีมากเกิน 50 อัตราส่วนแต่จะนำมาเพียง 17 อัตราส่วนที่สำคัญเพื่อวัดความสามารถของกิจการได้ในแต่ละด้านดังนี้ ด้านที่ 1 อัตราส่วนวัดสภาพคล่องทางการเงินของกิจการ (Liquidity ratio) เป็นการวัดความสามารถในการบริหารสภาพคล่องของกิจการว่ามีสภาพคล่องสูงหรือต่ำและมีความสามารถในการชำระหนี้ระยะสั้นได้มากน้อยเพียงใด จึงมีตัวหารของสูตรที่เป็นหนี้สินหมุนเวียน ซึ่งการวัดนี้มีอัตราส่วนที่นิยมใช้อยู่ 2 อัตราส่วนคือ ผลลัพธ์ที่จะออกมาจะเป็นจำนวนเท่า เช่นกิจการมีสินทรัพย์หมุนเวียนเป็น 1.5 เท่าของหนี้สินหมุนเวียน นั่นแสดงว่ามีสภาพคล่องสูงเพียงพอในการชำระหนี้ระยะสั้นได้ดี อัตราส่วนนี้ยิ่งสูงยิ่งดีหรืออย่างน้อยก็ควรมากกว่า 1 เท่าเพื่อให้มีสินทรัพย์หมุนเวียนเท่ากับหนึ่งเท่าของหนี้สินหมุนเวียน เนื่องจากอัตราส่วน 1.1 ซึ่งใช้ตัวเลขสินทรัพย์หมุนเวียนทั้งหมด อาจมีปัญหาการคืนหนี้ระยะสั้นได้ ถ้ากิจการนั้นมีสต๊อกหรือสินค้าคงคลังจำนวนมากและมีสภาพคล่องที่จะขายออกต่ำจึงมีการเลือกใช้อัตราส่วน1.2 นี้โดยการนำสินค้าคงเหลือและค่าใช้จ่ายล่วงหน้าไปหักจากสินทรัพย์หมุนเวียนก่อนนำมาหารด้วยหนี้สินหมุนเวียน อัตราส่วนเงินทุนหมุนเวียนเร็วที่ดีควรเป็น 1 เท่าเพื่อไม่เกิดปัญหาขาดสภาพคล่อง ด้านที่ 2 อัตราส่วนวัดความสามารถในการทำกำไร (Profitability ratio) อัตราส่วนในกลุ่มนี้จะวัดถึงกำไรของกิจการต่อยอดขายว่าสูงหรือต่ำ รวมไปถึงการวัดผลตอบแทนการลงทุนของผู้ถือหุ้นและการลงทุนในทรัพย์สินด้วย ที่นิยมใช้กันมีอยู่ 4 อัตราส่วนดังนี้ อัตราส่วน 2.1 นี้แสดงผลให้เราทราบว่ากิจการมีกำไรขั้นต้นเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของยอดขาย ยิ่งสูงยิ่งดี ควรสูงกว่าร้อยละ 40 สำหรับกิจการที่เป็นภาคผลิต และสูงกว่าร้อยละ 25 สำหรับกิจการที่ซื้อมาขายไป และกิจการที่เป็นภาคบริการควรมีกำไรขั้นต้นสูงร้อยละ 50 อัตราส่วน 2.2 นี้จะทำให้เราทราบได้ว่ากำไรสุทธิ (กำไรหลังการหักค่าใช้จ่ายและเสียภาษีแล้ว) จะมีสัดส่วนเป็นเท่าไหร่ต่อยอดขาย ในกิจการที่มีปริมาณยอดขายจำนวนมากอาจมีสัดส่วนที่ต่ำเพราะกำไรต่อชิ้นอาจไม่มากนักเช่นธุรกิจร้านสะดวกซื้อเป็นต้น อัตราส่วนนี้ยิ่งสูงก็แสดงว่ากิจการมีความสามารถทำกำไรได้ดีมากแต่ก็ต้องนำมาเปรียบเทียบกับกิจการที่ทำธุรกิจเดียวกันด้วย อัตราส่วน 2.3 นี้เป็นอัตราส่วนที่นิยมใช้และเป็นที่สนใจของผู้ถือหุ้นที่สุดเพราะผู้ถือหุ้นจะได้ทราบว่ามีกำไรเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของเงินลงทุน อัตราส่วนนี้เราจะเรียกสั้นๆว่า ROE ผู้ที่ซื้อหุ้นในตลาดหลักทรัพย์มักจะถามก่อนซื้อหุ้นว่า ROE สูงไหม สมมติ ROE เท่ากับ 8% ก็แปลว่าเงินลงทุน 100 บาทกิจการนี้สามารถทำกำไรได้ 8% นั่นเอง ซึ่งกำไรสุทธินี้จะถูกนำบางส่วนมาจ่ายเป็นเงินปันผลซึ่งขึ้นอยู่กับนโยบายเงินปันผลของบริษัทที่เราลงทุนกำหนดไว้ อัตราส่วน 2.4 เป็นการวัดความสามารถในการทำกำไรของสินทรัพย์ทั้งหมดที่ธุรกิจใช้ในการดำเนินงาน ว่าให้ผลตอบแทนจากการดำเนินงานได้มากน้อยเพียงใด หากมีค่าสูง แสดงถึงการใช้สินทรัพย์มีประสิทธิภาพดี ด้านที่ 3 อัตราส่วนวัดประสิทธิภาพในการจัดการสินทรัพย์ (Efficiency ratio) สินทรัพย์ของกิจการจะมีรายการหลักคือ เจ้าหนี้การค้า สินค้าคงเหลือและสินทรัพย์ถาวร ซึ่งในการคำนวณอัตราส่วนกลุ่มนี้เราจะนำสินทรัพย์ที่เราต้องการทราบประสิทธิภาพในการจัดการมาคำนวณโดยมีอัตราส่วน 5 อัตราส่วนที่นิยมใช้กันดังนี้ อัตราส่วน 3.1 นี้เป็นการแสดงประสิทธิภาพในการบริหารลูกหนี้การค้าว่ากิจการสามารถเก็บหนี้จากลูกหนี้ได้กี่ครั้งในรอบบัญชีหนึ่ง (1 ปี) เมื่อได้ค่าอัตราหมุนเวียนลูกหนี้แล้ว เราจะนำมาหาค่าระยะเวลาการเก็บหนี้ในอัตราส่วนต่อไปคือ เพื่อสะดวกในการเปรียบเทียบการเก็บหนี้เราเลยนำ 360 วัน (จำนวนวันที่ธนาคารนำมาคิด) ตั้งหารด้วยอัตราการหมุนเวียนลูกหนี้การค้าเพื่อทราบว่าเราเก็บหนี้ได้กี่วันก็นำมาเปรียบเทียบกับเครดิตเทอมที่เราให้ลูกหนี้การค้า ถ้าเราจะมีนโยบายให้เครดิตเทอม 30 วันแต่เมื่อเราหาค่าในอัตราส่วนนี้แล้วระยะเวลาการเก็บหนี้เป็น 50 วันก็หมายความว่าเรามีลูกหนี้ค้างชำระมาก อัตราส่วนนี้เป็นการวัดจำนวนรอบหรือจำนวนครั้งที่สินค้าคงเหลือได้ถูกขายออกไปในระยะเวลา 1 ปี หากมีจำนวนรอบที่น้อยก็แสดงว่าสินค้าไม่ค่อยหมุนเวียนอาจขายไม่ดีหรือเป็นสินค้าที่ล้าสมัยก็ได้ เมื่อต้องการทราบถึงระยะเวลาการจำหน่ายสินค้าออกไปก็ให้นำจำนวนวันคือ 360 วันมาตั้งและหารด้วยอัตราหมุนเวียนของสินค้าดังนี้ กิจการไม่ควรมีสินค้าคงเหลือมาก ควรมีอัตราหมุนเวียนที่สูงและระยะเวลาการจำหน่ายที่สั้นเพื่อไม่ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมาจมในสินค้าคงเหลือมากเกินไปและยังเปลืองพื้นที่เก็บอีกด้วย อัตราส่วนตัวสุดท้ายของการวัดประสิทธิภาพในการจัดการสินทรัพย์ตัวนี้เป็นการวัดการใช้สินทรัพย์รวมที่กิจการมีอยู่ว่าจะก่อเกิดรายได้มากน้อยเพียงใด เช่น อัตราหมุนเวียนของสินทรัพย์รวมเป็น 2 เท่าก็แสดงว่าสินทรัพย์รวม 100 บาทไปก่อรายได้หรือยอดขายได้ 200 บาท หากอัตราส่วนนี้มีค่าต่ำก็แสดงว่ากิจการไม่ใช้สินทรัพย์รวมให้มีประโยชน์ในการหารายได้เท่าที่ควร ดังนั้นเราควรมีสินทรัพย์ที่สามารถก่อเกิดรายได้ทั้งหมด ไม่ควรซื้อสินทรัพย์ที่ไม่เกิดรายได้มาเป็นภาระของกิจการ ด้านที่ 4 อัตราส่วนแสดงความสามารถในการชำระหนี้ (Leverage ratio) เป็นการวัดโครงสร้างทางการเงินของกิจการว่ามีสัดส่วนหนี้สินเป็นกี่เท่าของทุน การมีหนี้มากเกินไปจะเป็นภาระเรื่องดอกเบี้ยและมีความเสี่ยงที่อาจขาดสภาพคล่องได้ทำให้กิจการไม่มั่นคง กิจการใดที่มีหนี้สินมากเกินไปจะทำให้ผู้ถือหุ้นและผู้บริหารมีความเครียดในการบริหารเงินสูง สำหรับอัตราส่วนกลุ่มนี้นิยมใช้มี 3 อัตราส่วนคือ อัตราส่วน 4.1 บอกให้เราทราบว่ากิจการมีหนี้สินเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของสินทรัพย์ทั้งหมด ยิ่งสูงยิ่งหมายถึงเรามีการซื้อสินทรัพย์ด้วยหนี้ไม่ใช่เงินลงทุนของผู้ถือหุ้น อัตราส่วน 4.2 เป็นอัตราส่วนที่นิยมใช้มากทั้งนักวิเคราะห์และผู้ให้สินเชื่อเพราะจะทำให้ทราบว่ามีหนี้สินเป็นกี่เท่าของทุน โดยทั่วไปอัตราส่วนนี้ควรจะเป็น 1 เท่าหมายความว่ามีหนี้สิน 1 บาทในขณะที่มีทุน 1 บาทเช่นกัน แสดงถึงความสามารถในการชำระหนี้ได้ทันทีหากมีปัญหาเกิดขึ้น อัตราส่วน 4.3 เป็นอัตราส่วนที่วัดความสามารถในการชำระดอกเบี้ย โดยนำกำไรของกิจการมาหารกับดอกเบี้ยที่ต้องจ่ายให้กับเจ้าหนี้ ผลลัพธ์ยิ่งสูงยิ่งดี เช่นเป็น 10 เท่าของดอกเบี้ยจ่ายก็แสดงว่ากิจการมีกำไรเป็น 10 เท่าของภาระดอกเบี้ยจ่ายทำให้เจ้าหนี้พอใจว่ากิจการชำระดอกเบี้ยได้แน่นอน อัตราส่วนทั้ง 17 ตัว ที่กล่าวมาข้างต้นคงทำให้ผู้อ่านทราบวิธีการคำนวณและเข้าใจถึงการวัดความสามารถที่แตกต่างกันไปของอัตราส่วนเหล่านี้ได้ดี เพื่อขยายความในเรื่องการวิเคราะห์ให้เป็นรูปธรรมยิ่งขึ้น ทาง BSC ได้จัดทำแบบฟอร์มเพื่อผู้สนใจจะได้คำนวณหาอัตราส่วนทั้ง 17 ตัวพร้อมอธิบายและยกตัวอย่างการวิเคราะห์ให้ผู้อ่านเข้าใจยิ่งขึ้นในบทต่อไปเรื่อง การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน

ขบวนการแปรรูปอาหารและเครื่องดื่มที่นิยมทั่วไป ได้แก่

บทบาทของบรรจุภัณฑ์ในอีกมุมมองหนึ่ง คือ เป็นเครื่องมือในการช่วยรักษาคุณค่าของอาหาร และทำหน้าที่ในการปกป้องอาหาร 2 ทาง คือ การปกป้องเชิงรับ คือบรรจุภัณฑ์ที่ทำหน้าที่ใส่อาหารเพียงอย่างเดียว ทำหน้าที่เป็นตัวกั้นผลิตภัณฑ์ไม่ให้สัมผัสกับบรรยากาศภายนอก โดยบรรจุภัณฑ์จะทำหน้าที่เป็นกลไกในการปกป้องผลิตภัณฑ์จากสิ่งแวดล้อมภายนอก และการปกป้องเชิงรุก คือ บรรจุภัณฑ์มีบทบาทต่อการเตรียมและรักษาผลิตภัณฑ์อาหาร โดยบทบาทของบรรจุภัณฑ์นั้นก็นับเป็นการปกป้องเชิงรุก ในปัจจุบันนี้ ด้วยวิวัฒนาการความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีการผลิตบรรจุภัณฑ์จึงได้รับการถูกออกแบบด้วยเทคโนโลยีใหม่ๆ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดไม่ว่าจะเป็นการปกป้องเชิงรับและการปกป้องเชิงรุกก็ตาม ตัวบรรจุภัณฑ์จะต้องไม่เป็นสาเหตุที่ทำให้ผลิตภัณฑ์เสื่อมคุณค่าหรือด้อยคุณภาพลง กล่าวคือ ตัวบรรจุภัณฑ์เองจะต้องไม่ทำปฏิกิริยากับตัวผลิตภัณฑ์ที่บรรจุ นอกจากนี้บรรจุภัณฑ์อาหารโดยเฉพาะพลาสติกยังต้องทำหน้าที่ช่วยเก็บกลิ่นของผลิตภัณฑ์อาหารไว้ กลิ่นที่เปลี่ยนแปลงอาจจะเกิดจากสิ่งแปลกปลอมจากบรรยากาศที่ซึมผ่านผิวของบรรจุภัณฑ์เข้าไปทำปฏิกิริยา หรืออาจจะเกิดจากกลิ่นที่อยู่ในอาหารถูกดูดซึมโดยบรรจุภัณฑ์ หรือกลิ่นซึมผ่านออกสู่บรรยากาศภายนอก

ธุรกิจ SMEs ขนาดกลาง ที่เป็นนิติบุคคลควรมีการจัดทำ Budgeting อย่างน้อยปีละหนึ่งครั้งเพื่อใช้ budgeting ที่จัดทำเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและรายได้ให้เป็นไปตามที่เราตั้งงบประมาณ(Budgeting)ไว้นั่นเอง ในช่วงระหว่างปีที่ดำเนินงานอยู่นั้น กิจการควรมีการเปรียบเทียบการดำเนินการจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้เป็นระยะๆหรือทุกไตรมาสเพื่อจะได้ผลักดันให้การดำเนินธุรกิจเป็นไป budgetingนั่นเอง สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่อยากจะตั้งงบประมาณก็สามารถจัดทำได้เช่นกัน เพราะการตั้งงบประมาณจะช่วยให้ธุรกิจบรรลุเป้าหมายได้รวดเร็วขึ้นและยังสามารถทำให้กิจการเติบโตอย่างมั่นคงด้วย การจัดทำงบประมาณของธุรกิจบุคคลธรรมดา ร้านค้าไม่จำเป็นต้องจัดทำงบประมาณที่เต็มรูปแบบเท่ากับกิจการที่เป็นนิติบุคคล ควรจัดทำเพียงประมาณการรายรับและค่าใช้จ่ายเพื่อควบคุมให้มีผลกำไรและผลักดันให้เป็นไปตามงบประมาณที่ตั้งไว้ก็พอคงไม่ต้องลงรายละเอียดจนถึงขั้นทำงบประมาณการงบดุล จุดประสงค์หลักในการจัดทำ Budgeting คือ 1. เพื่อวางแผนให้บริษัทมีผลกำไร (Profit Planning)2. วิเคราะห์ต้นทุนและค่าใช้จ่ายเพื่อนำไปปรับปรุงการดำเนินงาน (Cost and expense analysis)3. เพื่อควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามที่ตั้งงบประมาณไว้ (Control cost and operating expense) การจัดทำ budgeting มักจัดทำไปพร้อมกับการจัดทำแผนดำเนินงานประจำปีและมักเริ่มจัดทำกันในช่วงเดือนตุลาคม-ธันวาคมของทุกปี ซึ่งการจัดทำนั้นจะคำนึงถึงเป้าหมายระยะสั้นและระยะยาวของกิจการ ผู้จัดการหรือผู้บริหารของแต่ละฝ่ายงานจะเป็นผู้จัดทำแผนของฝ่ายตนเองโดยฝ่ายบัญชีจะให้ทุกฝ่ายงานจัดทำงบประมาณค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นของแต่ละฝ่าย ยกเว้นฝ่ายตลาดที่ต้องเสนอแผนการตลาดว่าจะมีรายได้ในปีถัดไปจำนวนเท่าใดต่อเดือน หลังจากนั้นฝ่ายบัญชีก็จะรวบรวมรายได้และค่าใช้จ่ายของทุกฝ่ายแล้วจัดทำเป็นงบประมาณ (Budgeting) ที่นำมาใช้ควบคุมรายได้และค่าใช้จ่ายให้เป็นไปตามที่ทุกฝ่ายได้ตั้งงบไว้ หากกิจการไม่สามารถดำเนินการให้เป็นไปตามงบประมาณได้ เช่น ค่าใช้จ่ายรวมสูงเกินงบประมาณ ฝ่ายที่มีค่าใช้จ่ายสูงก็ต้องมีเหตุผลในการสนับสนุนการเบิกจ่ายที่เกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ทุกๆฝ่ายของกิจการไม่สามารถเบิกค่าใช้จ่ายได้เกินงบประมาณที่เคยตั้งไว้อย่างเด็ดขาด ยกเว้นว่าจะได้รับการอนุมัติจากกรรมการผู้จัดการหรือเจ้าของกิจการเท่านั้น เพราะฝ่ายบัญชีและการเงินจะเป็นฝ่ายควบคุมการเบิกจ่ายไม่ให้เกินงบที่ตั้งไว้นั่นเอง ก่อนการจัดทำงบประมาณผู้จัดทำจะต้องเตรียมการดังนี้ หาข้อมูลในอดีตมาวิเคราะห์ หาข้อมูลยอดขาย ราคาวัตถุดิบ ค่าใช้จ่ายต่างๆ ในอดีตย้อนหลังประมาณ 3 ปี ดูแนวโน้มของธุรกิจปัจจุบันและอนาคตอันใกล้ 1 ปี ดูสภาพเศรษฐกิจโดยรวมในปัจจุบันและอนาคตอันใกล้ ดูความพร้อมของทรัพยากร วัตถุดิบ คน เครื่องจักร เงินทุน เมื่อผู้จัดทำงบประมาณได้หาข้อมูลครบถ้วนทั้งหมดแล้วก็ควรประเมินสถานการณ์ว่าในปีหน้ากิจการควรจะเติบโตหรือไม่ หากจะเติบโตหรือขยายตลาดควรมีรายได้เพิ่มขึ้นอีกร้อยละเท่าใด ก็นำอัตราการเติบโตนั้นมาใช้ในตัวตั้งงบประมาณการยอดขายได้ซึ่งเมื่อประมาณการยอดขายแล้วจะไปเกี่ยวข้องกับงบประมาณการต้นทุน ค่าใช้จ่าย ค่าแรงงาน และอื่นๆ งบประมาณการของธุรกิจที่นิยมทำขึ้นมี 2 ประเภท 1. งบประมาณดำเนินการ (Operating Budget)2. งบประมาณการเงิน (Financial Budget) งบประมาณดำเนินการ จะประกอบไปด้วยงบประมาณเหล่านี้คือ งบประมาณการขาย งบประมาณการผลิต งบประมาณวัตถุดิบ งบประมาณแรงงาน งบประมาณค่าใช้จ่ายโรงงาน งบประมาณต้นทุนการผลิต และงบประมาณต้นทุนสินค้าที่ขาย งบประมาณค่าใช้จ่ายในการขายและการบริหาร งบประมาณการเงิน จะประกอบไปด้วยงบประมาณเหล่านี้คือ งบประมาณเงินสด งบประมาณกำไรขาดทุน งบประมาณการจ่ายลงทุน งบประมาณการงบดุล สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่ได้มีสายการผลิตก็จัดทำเพียงงบประมาณการขาย งบประมาณต้นทุน งบประมาณค่าใช้จ่ายและนำมารวมกันจัดทำงบประมาณกำไรขาดทุนก็สามารถใช้ในการบริหารและควบคุมให้อยู่ในงบประมาณที่ตั้งไว้ได้แล้ว แต่ปัญหาของการจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ก็เกิดขึ้นเสมอๆทั้งธุรกิจขนาดกลางและใหญ่ มักเกิดขึ้นด้วยสาเหตุเหล่านี้ คือ 1. การกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายไม่ชัดเจน 2. กำลังคน อุปกรณ์และเครื่องใช้ไม่สมดุลกับงานเพราะไม่เป็นไปตามงบประมาณ 3. การประมาณการทั้งรายได้และรายจ่ายไม่เหมาะสม 4. ค่าใช้จ่ายบางรายการไม่ได้ถูกตั้งงบประมาณไว้ 5. แบบฟอร์มที่ใช้ในการจัดทำงบประมาณกรอกข้อมูลยากเกินไป 6. ขาดข่าวสารข้อมูลที่ทันสมัยทำให้วางแผนผิด 7. ขาดหน่วยงานหรือเจ้าหน้าที่ที่จะรับผิดชอบในการติดตามควบคุม Budgeting 8. ไม่มีการศึกษาความเป็นไปได้และความคุ้มค่าของเงินที่ใช้ลงทุนในการขยายโรงงานหรือซื้อเครื่องจักร หรือขยายสายการผลิตใหม่

ธุรกิจที่ดำเนินการมาได้ระยะหนึ่งย่อมมีความเจริญเติบโตและต้องการขยายกิจการให้เพียงพอกับยอดขายที่เพิ่มขึ้น ผู้ประกอบการ SMEs มักไม่แน่ใจว่าควรจะขยายดีหรือไม่เพราะไม่ทราบว่าจะมีกำไรคุ้มไหม การจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินจะช่วยให้ผู้ลงทุนตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ธุรกิจที่ดำเนินกิจการมานานแล้วอาจไม่จำเป็นต้องศึกษาความเป็นไปได้ด้านตลาด ผลิต และการบริหารจัดการมากนัก โจทย์ที่เจ้าของกิจการต้องการรู้ก็คือการลงทุนเพื่อขยายกิจการจะได้กำไรมากแค่ไหน จะใช้ระยะเวลาที่คุ้มทุนกี่ปี คำตอบก็คือการศึกษาความเป็นไปได้ทางการการเงิน (Financial Feasibility study)สามารถประเมินและวิเคระห์ให้เราได้ การที่กิจการจะศึกษาความเป็นไปได้ทางด้านการเงินนั้นผู้จัดทำต้องมีความรู้บ้างในเรื่องบัญชีและการเงินรวมทั้งยังต้องมีพอจะพยากรณ์รายรับรายจ่ายที่จะเกิดขึ้นด้วย การพยากรณ์ก็คือการคาดเดานั่นเองเจ้าของกิจการต้องคาดเดาว่ายอดขายจะได้ประมาณเท่าไหร่ต่อเดือนเพราะเป็นผู้ที่รู้เรื่องธุรกิจของตนเองมากที่สุด ขั้นตอนการศึกษาความเป็นไปทางการเงินในการขยายกิจการมีทั้งหมด 6 ขั้นตอน 1. กำหนดโครงการที่จะลงทุนใหม่หรือขยายกิจการ เช่น ซื้อเครื่องจักรใหม่ทดแทนของเดิมหรือสร้างโรงงานใหม่เพื่อขยายการผลิตให้มากขึ้น 2. จัดทำประมาณการกระแสเงินสดของการขยายนี้แบ่งเป็น 2 ส่วน โดยใส่ตัวเลขรายได้และรายจ่ายเฉพาะที่เกิดขึ้นกับการลงทุนใหม่เท่านั้น 2.1 ประมาณการกระแสเงินสดจ่ายสำหรับการลงทุนเฉพาะที่ต้องจ่ายเพิ่มเป็นการประมาณกระแสเงินสดจ่ายในการลงทุนครั้งแรกจนกระทั่งโครงการลงทุนนี้สามารถทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ 2.2 ประมาณการกระแสเงินสดรับสุทธิจากการดำเนินงานของส่วนที่ลงทุนเพิ่มหมายถึงผลต่างระหว่างกระแสเงินสดรับกับกระแสเงินสดจ่ายที่เกิดขึ้นในแต่ละปีตลอดอายุของการลงทุน (โครงการเล็กควรมีอายุโครงการ 5 ปี, โครงการใหญ่ควรมีอายุโครงการตั้งแต่ 10 ปี) 3. การวิเคราะห์และประเมินค่าโครงการด้วย 4 ตัวชี้วัด ดูรายละเอียดได้ในบท การตัดสินใจลงทุน 4. คัดเลือกโครงการที่เหมาะสมเพื่อไปดำเนินการ 5. การดำเนินงานตามโครงการ 6. การติดตามและประเมินผลการดำเนินงานโครงการ ผู้ประกอบการบางรายอาจนึกภาพของการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินไม่ออก จึงขอนำตัวอย่างมาให้ดูหนึ่งราย ตัวอย่างนี้เป็นโครงการที่จะเปลี่ยนเครื่องจักรโดยซื้อเครื่องใหม่ในราคา 20 ล้านบาท ได้เงินจากการขายเครื่องจักรจำนวน 1.5 ล้านบาทได้รับเงินภาษีคืนจากการขายเครื่องอีก 175,000 บาท แสดงว่าเงินลงทุนในการซื้อเครื่องจักรใหม่นี้เป็นจำนวน 18,675,000 บาท โดยมีการตั้งข้อสมมติฐานเพิ่มเติมอีกดังนี้ เงินลงทุนทั้งหมดเป็นเงินส่วนตัวของเจ้าของ (เมื่อเราจัดทำประมาณการแล้วจะเห็นว่ามีเงินสดเหลือเท่าใด ในส่วนนี้ค่อยไปขอกู้ธนาคารเพื่อให้เจ้าหน้าที่สินเชื่อเห็นว่าเรามีเงินสดเหลือจ่ายได้ทางเจ้าหน้าที่จะนำไปคำนวณว่าจะให้เงินกู้ได้เท่าใด) มีระยะเวลาการจัดทำประมาณการโครงการ 10 ปี (สมมติว่าปีที่ 11 กิจการขายทรัพย์สินออกไป) มีกระแสเงินสดรับจากเฉพาะส่วนที่มาลงทุนเปลี่ยนเครื่องใหม่นี้เท่ากันทุกปีๆละ 6 ล้านบาท มีกระแสเงินสดจ่ายเป็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายเฉพาะส่วนเพิ่มปีละ 2.4 ล้านบาท ในปีที่ 11 ขายเครื่องจักรเครื่องที่ลงทุนใหม่นี้ได้ในราคา 2 ล้านบาท จากตัวอย่างงบกระแสเงินสดของกิจการพบว่ามีกระแสเงินสุทธิปีละ 3.6 ล้านบาท การจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อนำมาวิเคราะห์และตัดสินใจว่าจะลงทุนหรือไม่ ตามตัวชี้วัด 4 ตัวชี้วัดที่นิยมใช้ในการประเมินค่าโครงการเพื่อตัดสินใจลงทุนดังตัวอย่างข้างล่างนี้ การศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินทำให้เราทราบว่าโครงการเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่นี้มีระยะเวลาการคืนทุนเพียง 4 ปีกับอีก 2 เดือน มีค่า NPV ที่เป็นบวกประมาณ 2 ล้านบาท(ด้วยอัตราที่เราต้องการคือร้อยละ 12) มีอัตราผลตอบแทนการลงทุน (IRR) ตลอดอายุโครงการที่ร้อยละ 14.76 มีค่า PI เกิน 1 เท่าจากผลการประเมินทำให้เจ้าของกิจการตัดสินใจได้ว่า ควรจะลงทุนเปลี่ยนเครื่องจักรใหม่เพราะมีค่าการลงทุนที่น่าพอใจ สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการจัดทำการศึกษาความเป็นไปได้ทางการเงินด้วยตนเองทางศูนย์ BSC ได้ผูกสูตรสำหรับการประเมินค่าโครงการตาม 4 ตัวชี้วัดให้แล้วโดยไปศึกษาในเรื่องของการตัดสินใจลงทุน หรือ ดาวน์โหลดได้ ที่นี่

จากบทความเรื่อง การจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ที่ได้อธิบายถึงความจำเป็นในการจัดทำงบประมาณของธุรกิจ SMEs โดยเฉพาะธุรกิจที่ได้ดำเนินการมาแล้วเกิน 3 ปีควรจัดทำงบประมาณ (Budgeting) ล่วงหน้าไว้ทุกปีเพื่อควบคุมค่าใช้จ่าย ยอดขาย กำไร ส่วนใหญ่มักจะทำเพียงงบประมาณกำไรขาดทุนและงบประมาณกระแสเงินสด เพื่อนำไปใช้ในการบริหารจัดการให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เจ้าของกิจการและผู้บริหารควรมอบหมายให้ฝ่ายบัญชีเป็นผู้จัดทำการเปรียบเทียบผลการดำเนินการที่เกิดขึ้นจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้ การที่นำมาเปรียบเทียบก็เพื่อวัดผลการทำงานว่าได้ผลตามที่ตั้งงบประมาณไว้หรือไม่ หากไม่ได้ตามงบประมาณในเดือนใดหรือไตรมาสใด เราก็จะได้หาวิธีแก้ไขและปรับปรุงได้ทันเวลา อย่างไรก็ดีกว่าการไม่รู้ตัวเลยจนพบว่ากิจการไม่ได้ดำเนินการได้ตามเป้าหมายในตอนสิ้นปี การเปรียบเทียบนี้เป็นการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าพนักงานขายคนใดไม่สามารถทำได้ตามเป้าหมาย หรือสินค้ารายการใดที่ขายไม่ได้ตามที่ตั้งใจไว้ วัตถุดิบหรือค่าใช้จ่ายตัวใดที่สูงกว่าที่ตั้งงบประมาณไว้ เจ้าของกิจการขนาดเล็กหรือฝ่ายบัญชีควรมีจัดทำตัวเลขเปรียบเทียบอยู่ในตารางอาจจัดทำเองด้วยโปรแกรม Excel หรือใช้โปรแกรมสำเร็จรูปของระบบบัญชีในการวิเคราะห์ความแตกต่างได้ง่ายขึ้น การเปรียบเทียบงบประมาณกับผลการดำเนินงานจริงควรเปรียบเทียบตามรายการของงบการเงินที่จัดขึ้นตามมาตรฐานการบัญชี แต่ควรเน้นไปในการวิเคราะห์และเปรียบเทียบงบประมาณการกำไรขาดทุนมากกว่างบอื่น การจัดทำตารางในงบเปรียบเทียบควรมีอย่างน้อย 3 ช่องตามตัวอย่างข้างล่างโดยนำตัวเลขจริงทุกรายการของงบกำไรขาดทุนใส่ในช่องผลดำเนินการจริง (Actual) ต่อจากนั้นก็ให้นำงบประมาณ (Budget) ที่ได้ตั้งไว้มาหักลบกับของจริง หากมีค่าที่แตกต่างให้ใส่ในช่อง Variance คือความแตกต่างหรือแปรปรวนนั่นเอง จากตารางตัวอย่างข้างล่างจะเห็นว่ามีการตั้งงบประมาณ (เป้าหมาย) ขายไว้เดือนละ 450,000 บาท ขายได้จริง 400,000 บาท มีผลแตกต่างขาดไปอีก 50,000 บาท แสดงให้เห็นว่ากิจการยังขายไม่ได้ตามที่ตั้งเป้าไว้ เจ้าของกิจการหรือผู้บริหารจำเป็นต้องเร่งการขายในเดือนถัดไปให้มากขึ้น เพื่อจะได้มียอดขายมาทดแทนเป้าที่ตั้งไว้ในเดือนที่แล้ว การเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อควบคุมค่าใช้จ่ายและกระตุ้นให้บริษัทพนักงานขายพยายามขายให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้ ปกติบริษัทระดับกลางขึ้นไปจะมีการจัดทำการเปรียบเทียบและวิเคราะห์ผลแตกต่างของงบประมาณกับตัวเลขที่เกิดขึ้นจริงอย่างน้อยทุก 1 เดือนหรือทุก 3 เดือน และมีการเปรียบเทียบตัวเลขเป็นปีต่อปีในไตรมาสสี่ของปี เพื่อติดตามการปฏิบัติงานของแต่ละหน่วยงานและรีบดำเนินการให้ถึงงบประมาณที่ตั้งไว้ ความแตกต่างของตัวเลขจริงกับงบประมาณที่ตั้งไว้นี้เราเรียกว่า Variance ซึ่งหากไม่บรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า unfavorableหรือ เมื่อบรรลุเป้าหมายเราเรียกว่า favorable หากกิจการไม่บรรลุเป้าหมายตามที่ตั้งงบประมาณไว้ ผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการควรดำเนินการด้วยวิธีการเหล่านี้ ตรวจสอบกรรมวิธีการทำงานของแผนกต่างๆโดยละเอียด เพื่อปรับปรุงเปลี่ยนแปลง สินค้าที่ผลิตไม่ได้ตามมาตรฐานให้รวบรวมข้อมูลไว้เพื่อลดของเสียให้น้อยลง เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในแผนกต่างๆโดยใช้เป็นเป้าหมายตัวเลขและติดตามอย่างใกล้ชิด หาทางแก้ไขให้ตัวเลขจริงเป็นไปได้ตามงบประมาณที่ตั้งไว้ ตรวจสอบรายการหรือจุดที่มีค่าใช้จ่ายสูง พยายามสร้างแรงจูงใจให้หัวหน้างานสนใจตัวเลขจากฝ่ายการเงิน ให้คอมพิวเตอร์มีบทบาทในการทำงาน

เรามักถูกถามเวลาไปขอสินเชื่อที่ธนาคาร พนักงานสินเชื่อมักถามว่า cashflow ของกิจการเป็นอย่างไรบ้างมีเงินเหลือเท่าใดและก็จะให้เราทำ cashflow ส่งมาให้ดูก่อน เรามารู้จักกันว่างบกระแสเงินสดหรือ Cashflow statement เป็นอย่างไร งบกระแสเงินสดคืองบที่แสดงการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของกระแสเงินสด(สภาพคล่องของกิจการ) ของกิจการโดยบอกให้ทราบถึงแหล่งที่มา (Source) และการใช้ไป (Use) ของเงินสด กระแสเงินสดของกิจการมาจาก 3 กิจกรรมหลัก ดังนี้ 1. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการดำเนินงาน (Cash flow from operation) 2. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการลงทุน (Cash flow from investment) 3. กระแสเงินสดจากกิจกรรมการจัดหาแหล่งเงินทุน (Cash flow from financing) กิจการ SMEs ขนาดเล็กที่เป็นบุคคลธรรมดาและร้านค้าที่จดทะเบียนพาณิชย์ไม่จำเป็นต้องจัดทำงบกระแสเงินสดเต็มรูปแบบเหมือนบริษัทระดับใหญ่หรือระดับกลางเพราะธุรกิจขนาดเล็กจะแบ่งรายการยากกว่าบริษัทมาก เพราะไม่ทราบเงินสดประเภทนี้ถูกแบ่งว่ามาจากกิจกรรมใด กิจการขนาดเล็กต้องการทราบเพียงว่าเงินสดรับและเงินสดจ่ายหักกันแล้วจะเหลือเท่าไหร่ (คือกระแสเงินสดสุทธิ) และเงินสดสุทธินี้จะเพียงพอกับค่าใช้จ่ายไหม การจัดทำงบกระแสเงินสดมีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจทุกประเภทและทุกขนาดและมีมากที่สุดสำหรับธุรกิจที่ต้องหมุนเงินและขาดสภาพคล่องเพราะการทำงบนี้ก็เพื่อช่วยวางแผนหาเงินล่วงหน้าเพื่อมาแก้ไขปัญหาขาดสภาพคล่องนั่นเอง กิจการที่มีรายได้สม่ำเสมอจะวางแผนการจัดหาเงินสดง่ายกว่ากิจกรรมที่มีรายได้ไม่แน่นอน เปรียบเสมือนพนักงานที่กินเงินเดือนประจำก็วางแผนการใช้เงินง่ายกว่าคนที่ทำอาชีพอิสระ ยกตัวอย่าง นางสาวแสงเดือนมีเงินเดือนประจำเดือนละ 40,000 บาท (เป็นกระแสเงินสดรับ) และมีค่าใช้จ่ายรายเดือน (กระแสเงินสดจ่าย) คือผ่อนรถ 12,000 บาท ค่าอาหาร ค่าน้ำมัน ค่ามือถือและจิปาทะอีกเดือนละ 18,000 บาท รวมมีค่าใช้จ่ายประจำเดือนๆละ 30,000 บาท เมื่อนำหักเงินสดรับจะเป็นเงินสดสุทธิที่เหลือจำนวน 10,000 บาท หากเปลี่ยนนางสาวแสงเดือนเป็นธุรกิจก็บอกได้ว่าธุรกิจนี้มีเงินเหลือเดือนละ 10,000 บาท เมื่อจะไปขอเงินกู้กับธนาคารก็สามารถผ่อนชำระได้ไม่เกินเดือนละ 10,000 บาทเพราะถ้าผ่อนมากกว่านี้ก็จะมีปัญหาขาดสภาพคล่องแน่นอน ดังนั้นที่เราจัดทำงบกระแสเงินสดก็เพื่อให้เราวางแผนได้ว่าเดือนนี้เรายังขาดเงินอีกเท่าใดทำให้เราจัดหาเงินทุนหมุนเวียนได้ทันท่วงทีไม่ใช่ต้องวิ่งหาเงินเมื่อเงินขาดมือซึ่งจะไม่ทันการณ์และทำให้ต้องเครียดด้วย การจัดทำงบกระแสเงินสดที่แบ่งกิจกรรมนั้นอาจยุ่งยากเกินไปสำหรับผู้ประกอบการมือใหม่ ทาง BSC จึงได้จัดทำงบกระแสเงินสดในตาราง Excel ให้ผู้สนใจสามารถ download เพื่อจะได้ไปวางแผนกระแสเงินสดของตนเองได้หรือจัดทำเพื่อส่งธนาคารในการขอสินเชื่อให้เร็วขึ้น ในตารางที่จัดทำให้ download นั้นขอให้ผู้ประกอบการเติมตัวเลขเฉพาะช่องสีเหลืองเท่านั้นส่วนในช่องสีขาวทางศูนย์ได้ผูกสูตรไว้แล้ว และงบที่จัดทำขึ้นมานี้จะเป็นงบที่จัดทำเป็นรายเดือนและรวมกันเป็นหนึ่งปีเพื่อให้วางแผนเป็นรายเดือนได้ หากเงินสดติดลบก็จะทราบว่าติดลบหรือขาดไปเท่าไหร่เพื่อไปขอยืมจากเพื่อนฝูง หุ้นส่วนหรือสถาบันการเงินได้ ทาง BSC ได้จัดทำงบกระแสเงินสดเป็นระยะเวลา 3 เดือนเพื่ออธิบายให้ผู้ประกอบการให้เข้าใจได้มากกว่านี้ งบกระแสเงินสด ปี 2559

ธุรกิจขนาดกลางมีงานด้านการบริหารจัดการธุรกิจมากกว่าธุรกิจขนาดย่อมเพราะขนาดของธุรกิจที่ต่างกันทำให้มียอดขาย พนักงาน แรงงานที่มีจำนวนมากกว่าขนาดเล็ก ผู้บริหารของธุรกิจขนาดกลางจึงจำเป็นต้องบริหารงานผ่านการดูรายงานที่ฝ่ายบัญชีจัดทำขึ้นให้สำหรับผู้บริหาร เพราะรายงานผู้บริหารจะเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารงานได้ ระดับผู้จัดการฝ่ายหรือแผนกต่างๆก็มีการใช้รายงานทางการเงินเช่นกัน เพราะรายงานเหล่านี้ช่วงในการวางแผน, ตรวจสอบและควบคุมการจัดการได้ ปัจจุบันนี้มีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ในการวางระบบบัญชีและในระบบบัญชีก็จะมีระบบการจัดการข้อมูลซึ่งสามารถออกรายงานสำหรับผู้บริหารได้ เราเรียกระบบนี้ว่าระบบจัดทำรายงานสำหรับการบริหารจัดการ (Management report system) ระบบการจัดทำรายงานนี้จะดึงข้อมูลต่างๆที่ระบบบัญชีได้บันทึกไว้ตามผังบัญชีที่มาตรฐานการบัญชีกำหนดไว้ การออกแบบรายงานให้มีหน้าตาและมีตารางรายละเอียดแบบไหนก็ขึ้นอยู่กับการออกแบบพัฒนาของผู้เขียนโปรแกรมกับผู้บริหารระดับสูงของกิจการ เพราะการออกแบบรายงานเอกสารจะขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้รายงานด้วยว่าต้องการรายงานประเภทใดมาช่วยในการบริหารและตัดสินใจบ้าง ส่วนใหญ่ผู้บริหารต้องการใช้รายงานสำหรับการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมต้นทุนและค่าใช้จ่าย ระบบรายงานนี้จะพิมพ์ออกมาในรูปของกระดาษซึ่งจะสรุปข้อมูลให้กับผู้บริหารได้ซึ่งผู้บริหารบางคนที่ไม่คุ้นเคยกับการใช้คอมพิวเตอร์ก็ยิ่งต้องการการพิมพ์รายงานรูปแบบนี้มากเพื่อใช้ประกอบการบริหารจัดการงานนั่นเอง รายงานสำหรับผู้บริหารแบ่งออกเป็น 4 ประเภทคือ 1. รายงานที่กำหนดจัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่แน่นอน (Schedule report) เป็นรายงานที่สรุปผลการดำเนินงานเป็นรายเดือน, สรุปผลการขายสินค้าเป็นรายสัปดาห์เป็นต้น เกือบทุกกิจการของธุรกิจขนาดใหญ่จะมีการจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารตั้งแต่ระดับผู้จัดการฝ่าย,กรรมการผู้จัดการ และกรรมการบริหาร สำหรับผู้จัดการฝ่ายอาจต้องการรายงานไปเพื่อการวางแผน ตรวจสอบและควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ต้องการ สำหรับกรรมการผู้จัดการอาจต้องการรายงานไปเพื่อทราบผลการดำเนินงานของทั้งกิจการเพื่อวางกลยุทธ์ให้บรรลุได้ตามเป้าหมายของกิจการ สำหรับกรรมการบริหารอาจต้องการรายงานไปเพื่อวางแผนกำหนดกลยุทธ์ในอนาคตรวมทั้งตรวจสอบการดำเนินงานที่ผ่านมาว่าบรรลุเป้าหมายหรือไม่ 2. รายงานที่จัดทำขึ้นเป็นกรณีพิเศษ (Exception report) เป็นรายงานทางบัญชีที่จัดทำขึ้นเสนอเป็นพิเศษเมื่อมีปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยจะนำเสนอรายงานให้ผู้บริหารเพื่อใช้ในการแก้ไขหรือตัดสินใจหรือรักษาผลประโยชน์ของกิจการ ยกตัวอย่างในช่วงน้ำท่วมใหญ่กรุงเทพ ยอดขายของบริษัทตกต่ำและโรงงานก็เกิดน้ำท่วม ฝ่ายบัญชีถูกสั่งให้จัดทำรายงานเพื่อแจ้งยอดขายทุกวัน รวมทั้งการหยุดผลิตชั่วคราวมีผลกับกิจการมากน้อยเพียงใดซึ่งจะต้องหาตัวเลขทางการเงินนำเสนอเพื่อวิเคราะห์ได้ถึงผลเสียและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเป็นตัวเงิน 3. รายงานที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร (Demand report) รายงานนี้จะแสดงข้อมูลตามที่ผู้บริหารต้องการเพื่อให้เข้าถึงสถานการณ์ที่รวดเร็วขึ้นและเพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที เช่น รายงานยอดขายที่ไปเปิดบูทหรือยอดขายในงาน Event ว่าขายได้เป็นเงินเท่าไหร่ มีจำนวนผู้มาร่วมงานเท่าไหร่ มีผู้ลงทะเบียนสนใจจะซื้อสินค้าเท่าไหร่ เป็นต้น 4. รายงานที่จัดทำเป็นตัวเลขพยากรณ์สิ่งที่เกิดขึ้นในอนาคต (Predictive report) เป็นรายงานที่ประมาณการงบการเงินในอนาคตข้างหน้า โดยใช้สูตรทางการเงินและข้อสมมติฐานต่างๆเพื่อให้การพยากรณ์มีความสมจริงมากขึ้น เช่นการลงทุนในโครงการใหม่ของกิจการ จะต้องจัดทำรายงานที่คาดการณ์อนาคตว่าจะมีรายได้จากการลงทุนเท่าใด มีค่าใช้จ่ายเท่าใด ใช้เงินลงทุนเท่าใด ผลตอบแทนต่างๆที่ได้โดยใช้หลักการวิเคราะห์การลงทุนมาจัดทำประมาณการเหล่านี้และจัดทำเป็นรายงานทางการเงินที่สรุปผลให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจได้ การจัดทำรายงานทางการเงินสำหรับผู้บริหารควรเริ่มจากผู้บริหารก่อนว่าต้องการข้อมูลประเภทใดบ้างที่จะนำมาใช้ในการบริหารงาน รายงานสำหรับผู้บริหารที่จัดทำกันทั่วไปมีดังนี้ รายงานสรุปยอดขายรายสัปดาห์ทั้งกิจการและรายผลิตภัณฑ์ เพื่อแบ่งให้ทราบว่าผลิตภัณฑ์ใดขายดี รายงานสรุปยอดขายรายเดือนเหมือนกับรายสัปดาห์ อาจเพิ่มยอดขายตามพนักงานขายด้วยเพื่อกระตุ้นให้พนักงานขายบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ รายงานสรุปต้นทุนและค่าใช้จ่ายรายเดือน เพื่อดูว่ามีรายการใดผิดปกติ รายงานงบกำไรขาดทุนของกิจการ (รายเดือน) รายงานงบกระแสเงินสดของกิจการ (รายเดือน) รายงานลูกหนี้ค้างจ่ายเฉพาะในเดือนนั้น (รายเดือน) รายงานตารางอายุลูกหนี้ (รายสัปดาห์) เพื่อติดตามเร่งรัดหนี้สิน รายงานเปรียบเทียบงบประมาณ(Budgeting) กับผลดำเนินการจริง (Actual) ควรจัดทำเป็นรายเดือนและทุกไตรมาส และมีสรุปทั้งปีด้วย สำหรับกิจการบางกิจการที่มีปัญหาในเรื่องต้นทุน เรื่องสภาพคล่อง เรื่องลูกหนี้การค้า เรื่องยอดขายไม่ตกต่ำ ก็อาจจัดทำรายงานสำหรับผู้บริหารที่มากกว่ารายงานที่กล่าวมาแล้วข้างต้นหรือมีจัดทำให้รายงานที่มีความถี่มากขึ้นเพื่อติดตามแก้ไขได้เร็วขึ้นก็ได้ การออกแบบรายงานควรออกแบบให้ใช้งานได้ตรงกับประเด็นที่ต้องการต้องมีความถูกต้องเชื่อถือได้ไม่ใช่แจ้งตัวเลขผิดทุกครั้ง สำหรับระยะเวลาของการจัดทำรายงานก็ขึ้นอยู่กับปัญหาของกิจการ โดยทั่วไปควรจัดทำทุกเดือนและทุกไตรมาส ซึ่งรายไตรมาสควรเป็นรายงานที่มีการวิเคราะห์ผลดำเนินการจริงเปรียบเทียบกับงบประมาณที่ตั้งไว้ มีการเปรียบเทียบยอดขายทั้งเดือนต่อเดือนและปีต่อปีด้วย บางกิจการมีการเปรียบเทียบลักษณะที่เป็นเดือนเดียวกันจากปีที่แล้วด้วย ในระบบโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีก็มีการออกรายงานสำหรับผู้บริหารเช่นกันแต่รูปแบบอาจจะไม่เหมาะสมกับบางกิจการ ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรอธิบายความต้องการในรูปแบบของรายงานสำหรับผู้บริหารต่อผู้เขียนระบบเพื่อปรับให้เข้ากับความต้องการของผู้บริหารได้

การตั้งนโยบายบัญชีและการเงิน เป็นส่วนหนึ่งในหมายเหตุประกอบงบการเงินที่เคยได้กล่าวไว้ในเรื่อง ความรู้เรื่องงบการเงิน ที่มีส่วนประกอบทั้งสิ้น 5 ส่วนและในส่วนสุดท้ายคือหมายเหตุประกอบงบการเงินที่จะบอกรายละเอียดและวิธีการจัดทำงบการเงินของกิจการนั่นเอง ในส่วนหมายเหตุนี้จะเป็นส่วนที่เจ้าของกิจการจะต้องกำหนดนโยบายบัญชีและการเงินให้เป็นไปตามมาตรฐานการบัญชีที่ถูกกำหนดโดยคณะกรรมการกำหนดมาตรฐานบัญชี ผู้ประกอบการควรทราบว่ามีรายการใดที่ถูกบังคับให้ใส่ในนโยบายบัญชีและการเงินซึ่งอยู่ในส่วนของหมายเหตุบ้าง และยังจำเป็นต้องเลือกนโยบายการบัญชีที่เหมาะสมเพื่อเป็นประโยชน์ต่อกิจการและผู้เกี่ยวข้องที่ใช้งบการเงินด้วย นโยบายการบัญชี หมายถึงหลักการ หลักเกณฑ์ประเพณีปฏิบัติ กฏและวิธีปฏิบัติเฉพาะที่กิจการนำมาใช้ในการจัดทำและนำเสนองบการเงิน ขอนำตัวอย่างนโยบายการบัญชีของบริษัทมหาชนแห่งหนึ่งที่อยู่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์มาให้ดู โดยคุณสามารถดาวน์โหลดได้ ที่นี่ จากตัวอย่างนี้อยากให้คุณสังเกตข้อ 6 ในหมายเหตุประกอบงบที่เขียนว่านโยบายการบัญชีที่สำคัญซึ่งมีตั้งแต่ข้อ 6.1-6.21 อาจจะดูเยอะและยังมีข้อสงสัยต่ออีกว่ากิจการSMEs ต้องใส่ไปเยอะๆแบบนี้ด้วยไหม เนื่องจากนโยบายบัญชีที่นำมาเป็นตัวอย่างนั้นเป็นบริษัทมหาชนซึ่งเป็นบริษัทใหญ่จึงมีรายการทางบัญชีครบถ้วนและหลากหลายมาก สำหรับธุรกิจ SMEs ควรใช้แต่นโยบายที่สำคัญๆและบังคับให้เปิดเผย หากไม่มีการกำหนดนโยบายมาโดยเฉพาะก็ให้ใช้ข้อกำหนดในมาตรฐานการบัญชี คำนิยาม การรับรู้รายการและเกณฑ์การวัดมูลค่าที่ระบุไว้ในแม่บทการบัญชีได้ การที่ผู้ประกอบการเลือกใช้นโยบายการบัญชีในเรื่องใดแล้วต้องถือปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอ และหากกิจการจะเปลี่ยนแปลงนโยบายการบัญชีก็ต้องเข้าเงื่อนไขข้อใดข้อหนึ่งคือเกิดจากข้อกำหนดของมาตรฐานการบัญชีหรือการตีความของมาตรฐานการบัญชีและการเปลี่ยนแปลงนั้นทำให้งบการเงินมีข้อมูลที่น่าเชื่อถือมากขึ้นในส่วนที่มีผลกระทบของรายการค้า เหตุการณ์ที่มีผลต่อฐานะทางการเงิน ผลดำเนินงานและกระแสเงินสดของกิจการ สรุปนโยบายการบัญชีที่สำคัญที่กิจการควรเปิดเผยในหมายเหตุประกอบงบการเงินมีดังนี้ 1. เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน 2. วิธีการรับรู้รายได้ 3. วิธีตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ 4. การตีราคาสินค้าคงเหลือ 5. เงินลงทุน 6. ที่ดิน อาคารและอุปกรณ์ 7. สินทรัพย์ที่ไม่มีตัวตน 8. รายการที่เป็นเงินตราต่างประเทศ 9. การบัญชีเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและบำเหน็จ 10. การสำรองตามกฏหมาย 11. กำไรต่อหุ้น 12. การเปลี่ยนแปลงทางบัญชี 13. ภาษีเงินได้รอการตัดบัญชี 14. รายการพิเศษ การกำหนดนโยบายบัญชีและการเงินเจ้าของกิจการและฝ่ายบริหารต้องเป็นผู้กำหนดองโดยเลือกใช้นโยบายที่ทำให้งบการเงินเป็นไปตามข้อกำหนดทุกข้อในมาตรฐานการบัญชีและการตีความทุกประการของคณะกรรมการมาตรฐานการบัญชี สำหรับกิจการSMEs ที่เพิ่งดำเนินการและต้องส่งงบการเงินก็ไม่ต้องกังวลใจเพราะผู้รับผิดชอบทำบัญชีได้กำหนดไว้ให้แล้วแต่เจ้าของกิจการก็ควรทราบว่าเขากำหนดแบบไหนเพื่อปรับให้เข้ากับธุรกิจตนเองและเป็นประโยชน์ในการบริหารงานด้วย