สินค้าคงคลังหรือสินค้าคงเหลือเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจการผลิตและธุรกิจซื้อมาขายไปเป็นอย่างมาก เพื่อให้ธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่นในการผลิตสินค้าที่ไม่ขาดตอน ธุรกิจก็ต้องสต๊อกวัตถุดิบ เพื่อใช้ในการผลิตและยังต้องเก็บสต๊อกสินค้าสำเร็จรูปไว้เผื่อขายด้วย วัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูปเหล่านี้เรารวมเรียกว่าสินค้าคงคลังหรือสินค้าคงเหลือนั่นเอง กิจการที่มีสต๊อกจำนวนมากก็เป็นปัญหาทั้งสถานที่เก็บและยังเป็นปัญหาที่ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนจำนวนมากอีกด้วย การบริหารสินค้าคงคลังให้เหมาะสมจึงเป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องบริหารจัดการให้ดีเพื่อให้มีสินค้าขายและมีต้นทุนการเงินที่ต่ำไปด้วย

รายการหลักๆของสินค้าคงเหลือแบ่งเป็น 4 ประเภทคือ

    1. วัตถุดิบ วัสดุสิ้นเปลือง และบรรจุภัณฑ์
    2. งานระหว่างทำ (งานผลิตที่ยังไม่เสร็จ อยู่ระหว่างการผลิต)
    3. สินค้าสำเร็จรูป (เก็บไว้เพื่อขาย)
    4. อะไหล่และวัสดุสำหรับการซ่อมบำรุง

    กิจการที่เพิ่งเปิดใหม่มักไม่ค่อยได้สนใจที่จะบริหารสินค้าคงเหลือที่เกิดขึ้นแต่เมื่อดำเนินธุรกิจไปแล้วเกิน 3 ปีก็จะมีสต๊อกเพิ่มขึ้นเรื่อยๆกว่าจะรู้สึกตัวก็มีต้นทุนในสต๊อกมากมาย เพราะต้นทุนที่เกิดจากการสต๊อกสินค้าจะประกอบไปด้วย ดอกเบี้ย สถานที่เก็บรักษา(ค่าเช่า) สินค้าล้าสมัย สินค้าเสื่อมสภาพหรือหมดอายุไป หากเจ้าของกิจการมีสต๊อกสินค้ามากเท่าใดก็ยิ่งต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนมากเท่านั้น เรามักจะได้ยินคำพูดนี้จากผู้ประกอบการบ่อยๆว่าทำไมขายดีแต่ไม่เห็นมีเงินเหลือเลย ส่วนใหญ่ก็เพราะเงินที่กำไรจะไปจมอยู่ที่สินค้าคงเหลือนั่นเอง มีผู้ประกอบการรายหนึ่งที่ผลิตเครื่องหนังส่งออกไปต่างประเทศ กิจการมียอดขายประมาณปีละ 80 ล้านบาท เจ้าของกิจการมีความสงสัยอย่างมากว่าขายก็ดี ราคาขายก็มีกำไร แต่ทำไมไม่มีเงินทุนหมุนเวียนเหลือเลย ต้องนำเงินส่วนตัวมาช่วยในการหมุนเวียนอยู่เสมอ เมื่อทาง BSC ได้เข้าไปให้คำปรึกษาและเยี่ยมชมโรงงานก็ได้ไปเห็นคลังสินค้าที่เต็มไปด้วยวัตถุดิบที่เป็นทั้งหนังแท้และหนังเทียม รวมทั้งยังไปพบสต๊อกกล่องกระดาษที่เป็นบรรจุภัณฑ์จำนวนมาก เก็บไว้เต็มโกดังที่เก็บ เมื่อมาดูจำนวนยอดเงินของสินค้าคงคลังพบว่ามีสต๊อกสินค้าคงคลังสูงถึง 50 ล้านบาท เมื่อมาสำรวจวัตถุดิบที่เป็นหนังพบว่ามีหนังที่เสื่อมสภาพและหมดอายุไปเกินครึ่งของสต๊อก ซึ่งแสดงว่าเงินที่ได้กำไรมาก็อยู่ในสินค้าคงคลังเหล่านี้เองและกิจการก็มีการเก็บสต๊อกนานเกิน 6 เดือน หากเจ้าของกิจการไม่มีเงินส่วนตัวมาช่วยในการลงทุนและจำเป็นต้องไปกู้เงินมา ใข้ก็ยิ่งทำให้ต้นทุนสินค้าสูงขึ้และอาจทำให้ประสบปัญหาขาดทุนได้จากสินค้าคงเหลือที่หมดอายุเหล่านี้

การบริหารสินค้าคงเหลือให้เหมาะสมกับกิจการได้ มีแนวทางการจัดการดังนี้

• กำหนดปริมาณสินค้าคงคลังที่เหมาะสมกับกิจการ (กำหนด Safety stock) ด้วยการจดบันทึกสินค้าเข้า-ออก ในคลัง โดยรวบรวมการเบิกจ่ายในอดีต ดูยอดขาย เพื่อให้มีสต๊อกเพียงพอตรงตามความต้องการของผู้บริโภคทั้งในด้านแบบ สี และขนาด โดยเก็บข้อมูลว่ารายการสินค้าใดขายดี สินค้าใดขายไม่ดี วัตถุดิบประเภทใดควรสั่งซื้อเพิ่ม หรือสินค้าสำเร็จรูปประเภทใดควรลดราคาล้างสต็อก หรือควรตัดสต็อก เพราะเสื่อมคุณภาพและล้าสมัยแล้ว

• มีการวางแผนการสั่งซื้อวัตถุดิบที่ดี โดยหาค่าปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด โดยหาค่าEconomic Order Quantity หรือเรียกสั้นๆว่า EOQ เป็นวิธีที่แพร่หลายและใช้กันมานานเพราะเป็นการคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ประหยัดทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนในการเก็บรักษา และบอกถึงปริมาณที่ควรสั่งซื้อจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด โดยใช้สูตรคำนวณดังนี้

  

  โดย Q หรือ EOQ	=	ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัดหรือเหมาะสมที่สุด
  N	=	จํานวนครั้งของการสั่งซื้อต่อปี
  D	=	ความต้องการสินค้าต่อปี
  CO	=	ต้นทุนการสั่งซื้อต่อครั้ง (บาท/ครั้ง)
  CH	=	ต้นทุนการเก็บรักษา (บาท/หน่วย/ปี)

• หาจุดสั่งซื้อ (reorder point) คือจุดที่ต้องสั่งซื้อวัตถุดิบหรือสินค้าใหม่ และเป็นจุดที่ใช้เตือนสำหรับการสั่งซื้อในรอบถัดไป มีสูตรการคำนวณดังนี้

  Reorder point

  =

  ระยะเวลาของ lead time (วัน) X จำนวนสินค้าต่อวัน+ ปริมาณสต๊อกที่กันไว้เผื่อ (safety stock)

• เจรจาต่อรองขอส่วนลดเมื่อซื้อปริมาณวัตถุดิบจำนวนมาก ผู้ประกอบการที่ใช้วัตถุดิบใดอย่างสม่ำเสมอและทราบปริมาณการใช้ที่แน่นอน ควรเจรจากับผู้ขายโดยตกลงเป็นตัวเลขของปริมาณการใช้วัตถุดิบนี้ทั้งปี แต่ให้ผู้ขายทยอยส่งของให้ทุกเดือนโดยทำสัญญาเป็นรายปีเพื่อได้ส่วนลดมากขึ้น กรณีแบบนี้ธุรกิจขนาดเล็กมักไม่กล้าเจรจา ทาง BSC เคยแนะนำผู้ขายกาแฟสดรายหนึ่งที่มีสาขาหลายแห่ง ได้แนะนำให้ไปเจรจาและทำสัญญาซื้อนมสด นมข้นหวานเป็นรายปี ผู้ประกอบการรายนี้ได้ไปเจรจาและได้ส่วนลดมากกว่าเดิมถึงร้อยละ 5 ของราคาเดิมทำให้มีกำไรมากขึ้น

• บริหารจัดการสินค้าคงคลังไม่ให้มี Dead stock เพื่อให้วัตถุดิบไม่เสื่อมสภาพและล้าสมัย

• มีการตรวจนับสินค้าคงคลังอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยควรตรวจทุกรายการปีละ 1 ครั้งและสุ่มตรวจบางรายการทุกเดือนเพื่อให้ทราบว่าสินค้าคงคลังที่บันทึกในบัญชีไว้ตรงกับสินค้าคงคลังที่เก็บไว้ในโกดังหรือไม่ และเพื่อป้องกันการรั่วไหลหรือฉ้อโกงจากพนักงานของกิจการด้วย นอกจากนั้นการตรวจนับจะช่วยให้พนักงานที่ดูแลต้องเอาใจใส่ในการเก็บรักษาด้วย

• จัดสถานที่เหมาะสมในการเก็บสินค้าคงคลัง

• มีเอกสารการเบิกจ่ายสินค้าคงคลัง เพื่อควบคุมการซื้อและเบิกจ่ายสินค้าคงคลังได้โดยออกแบบให้มีช่องอนุมัติให้เบิกสินค้าคงเหลือได้เพื่อควบคุมการรั่วไหล

• นำระบบโปรแกรมคอมพิวเตอร์มาใช้ควบคุมสต๊อก ในกรณีที่เป็นธุรกิจขนาดกลางซึ่งมียอดขายสูง มีการผลิตสินค้าหลายแบบ และมีรายการที่เป็นวัตถุดิบจำนวนมาก เพื่อใช้ควบคุมและนำมาบริหารงานให้ดีขึ้น